Совещание как вид делового общения. Стили проведения совещаний

Общение – сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.

Другое определение заключается в понимании общения, как процесса установки и развития контактов между людьми, порождаемого потребностью совместной деятельности и включающего в себя:

обмен информацией;
выработку единой стратегии взаимодействия;
восприятие и понимание людьми друг друга.

Цель общения – ради чего существо вступает в акт общения. У человека эти цели могут быть весьма и весьма разнообразными я являть собой средства удовлетворения социальных, культурных, творческих, познавательных, эстетических и многих других потребностей.

Средства общения – способы кодирования, передачи, переработки и расшифровки информации, которая передается в процессе общения от одного существа к другому. Кодирование информации – это способ ее передачи. Информация между людьми может передаваться с помощью органов чувств, речи и других знаковых систем, письменности, технических средств записи и хранения информации.

Стороны общения

Обычно выделяют три стороны общения:

Коммуникативная – обмен информацией:

единый язык общения;
единое понимание ситуации общения.

Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена.

Коммуникативное взаимодействие возможно только в том случае, когда человек, направляющий информацию (коммуникатор) и человек, принимающий ее (реципиент) обладают сходной системой кодификации и декодификации информации.

Интерактивная – выработка единой стратегии взаимодействия (сотрудничество или конкуренция);

Интерактивная сторона общения - это характеристика тех компонентов общения, которые связаны со взаимодействием людей, с непосредственной организацией их совместной деятельности.

Есть два типа взаимодействий – кооперация и конкуренция. Кооперативное взаимодействие означает Координацию сил участников. Кооперация является необходимым элементом совместной деятельности, порождается самой ее природой. Конкуренция означает противодействие. Одной из наиболее ярких ее форм является конфликт.

Перцептивная – создание на уровне восприятия психологического портрета партнера.

Все три стороны общения тесно переплетаются между собой, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом.

Виды общения

В зависимости от содержания, целей и средств Р.С. Немов выделяет следующие виды общения:

По содержанию оно может быть:

материальное (обмен предметами и продуктами деятельности);
когнитивное (обмен знаниями);
кондиционное (обмен психическими или физиологическими состояниями);
мотивационное (обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями);
деятельностное (обмен действиями, операциями, умениями, навыками).

По целям общение делиться на:

биологическое (необходимое для поддержания, сохранения и развития организма);
социальное (преследует цели расширения и укрепления межличностных контактов, установления и развития интерперсональных отношений, личностного роста индивида).

По средствам общение может быть:

непосредственное (Осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу – руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.);
опосредованное (связанное с использованием специальных средств и орудий);
прямое (предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения);
косвенное (осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди).

В зависимости от цели:

деловое (цель выработка определенной стратегии);
личностное (ориентируется на образ);
конгитивное (получение информации);
фактическое (пустое, ник чему не приводящее).

В зависимости от стратегий:

открытое или закрытое общение - желание и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Закрытое общение это нежелание либо неумение выразить понятно свою точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию. Использование закрытых коммуникаций оправдано в случаях:

Если есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности «низкой стороны»;
В конфликтных ситуациях открытие своих чувств, планов противнику нецелесообразно.

Открытые коммуникации эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами).

монологическое - диалогическое;
ролевое (исходя из социальной роли);
личностное (общение по «душам»).

Деловое общение

Деловое общение - форма взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.

Основная особенность делового общения - это подчинение процесса общения установленным правилам и ограничениям, т.е. его регламентированность. Эти правила и ограничения многообразны и определяются различными факторами, прежде всего степенью официальности делового общения.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические (приветственная речь, информационная речь, доклад на заседании, собрании) и диалогические (деловой разговор, деловая беседа, интервью, дискуссия, совещание (собрание), телефонный разговор.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Важнейшими формами делового общения являются деловая беседа и деловое совещание.

Деловая беседа - форма деловой коммуникации, предполагающая обсуждение, дискуссию в целях достижения единого консенсуса между сторонами диалога. Деловая беседа выполняет ряд функций, связанных с взаимным общением работников из одной деловой сферы, совместным поиском, выдвижением и оперативной разработкой рабочих идей и замыслов, контролем и координированием уже начатых деловых мероприятий, стимулированием деловой активности и пр. Деловая беседа может предварять совещание или быть элементом переговорного процесса.

Деловое совещание - это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Стили проведения совещаний

От стиля проведения совещания зависят:

характер и объем работы, с которой совещание может успешно справиться;
характер решений, которые могут быть приняты;
способы, которыми могут пользоваться участники, чтобы влиять на ход и результаты совещания;
степень удовлетворенности участников.

Понимание стиля совещания, в котором Вы участвуете, может помочь Вам:

лучше использовать имеющиеся возможности для активного участия;
изменить стиль совещания, если Вы чувствуете, что он неподходящий, т.е. неприятен для участников и препятствует достижению целей совещания.

Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, проиллюстрированной на следующем рисунке.

Состязательный стиль

Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями:

лучший способ уяснения проблемы заключается в открытой дискуссии по всем спорным вопросам;
каждый волен лоббировать и отстаивать свою точку зрения;
консенсус маловероятен;
ограниченное доверие - не слишком доверяйте тем, кто декларирует Вам поддержку!

Согласительный стиль

Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями:

лучший способ уяснения проблемы заключается в обмене мнениями и обсуждении различных точек зрения в атмосфере взаимопонимания и доверия;
от индивидуумов ожидается подчинение их личных интересов интересам группы в целом, а индивидуумы, в свою очередь, ожидают, что их мнения будут должным образом учтены;
завоевание голосов не практикуется, как занятие ненужное и отнимающее время у продуктивного обсуждения;
принимаемые решения отвечают интересам как группы в целом, так и отдельных ее членов.

Формальный состязательный стиль

Формальный состязательный стиль совещания или заседания рабочих групп наиболее часто наблюдается в бюрократических структурах, таких, как правительственные учреждения, крупные общественные организации, университеты, а также заседания комитетов, объединяющих представителей противоречивых интересов. Для таких совещаний характерны официальная манера общения, соблюдение формальных процедур и наличие формальных обязанностей, таких, как постоянные председатель и секретарь. Успех на таких совещаниях зависит от детального знания правил и процедур, тонкого анализа политических маневров и скрытых целей, искусства лоббирования, ораторского искусства, бесстрашия в спорах и умения увидеть возможности компромисса.

На совещаниях формального состязательного стиля ценятся личные достижения и требуются навыки политической борьбы. При подготовке к такому совещанию недостаточно прочитать документы и выстраивать аргументацию - необходимо также изучить других участников, попытаться заручиться поддержкой потенциальных союзников, предсказать возможные аргументы оппонентов и подготовить контраргументы. Умение предсказать позиции других участников совещания, найти союзников и определить области возможных компромиссов - все это поможет Вам эффективно добиваться своих целей. Выше всего ценятся обычно те участники, которые часто участвуют в обсуждениях, вносят нестандартные компромиссные предложения и выполняют все, что им поручается, с желанием и эффективно. Работа совещания этого стиля во многом зависит от мастерства и эффективности председателя. Скромным, не очень уверенным в себе людям на таких совещаниях трудно проявить себя. Общее настроение и атмосфера совещания часто не позволяют сосредоточиться и не способствуют групповой работе, в частности потому, что участники мало доверяют друг другу. Обычно на таких совещаниях об оппонентах судят скоропалительно, основываясь на первом впечатлении и расхожих стереотипах. Поэтому роли некоторых участников оказываются предопределенными с самого начала: например, женщины часто оказываются обреченными на ведение протокола.

Формальный согласительный стиль

Вы, возможно, чаще всего сможете наблюдать на деловых совещаниях преуспевающих компаний. Полный консенсус не обязателен: в некоторых организациях прибегают к голосованию, когда достижение консенсуса невозможно, или для решения заранее очерченного круга вопросов. Формальные роли, правила и процедуры могут также варьироваться. Например:

Традиционного председателя с жесткой повесткой дня может заменить фасилитатор, который поочередно выслушивает мнения всех участников.
Принятию решения может предшествовать мозговой штурм или обсуждение проблемы в малых группах.

Общая атмосфера на таких совещаниях спокойная, поскольку в организации отсутствуют скрытые конфликты и большое внимание уделяется укреплению чувства сопричастности, групповым достижениям и удовлетворению от работы.

Формальные совещания, которые иногда кажутся скучными, дают больше гарантий демократии. Когда правила четко определены и приняты всеми, каждому участнику легче вмешаться в обсуждение и высказать свое мнение.

В условиях нестабильности и неопределенности правил неформальных совещаний сделать это труднее, что создает повышенное общее возбуждение и приводит к доминированию более влиятельных и самоуверенных участников над остальными. В таких случаях введение четкого регламента, интерпретируемого чутко реагирующим председателем, может оказать неоценимую помощь.

Неформальный согласительный стиль может чаще всего наблюдается в небольших рабочих группах и группах планирования. Группы руководителей среднего и младшего звена управления часто прекрасно обходятся без излишних формальностей, если их членов объединяет общность целей и взаимное доверие. Разумеется, большинство неформальных совещаний в той или иной степени используют выгоды формализации. Даже два человека, встретившись, сэкономят время за счет структуризации, если сразу определят «повестку дня», выяснив, что каждый из них ожидает от встречи и как этого лучше всего добиться.

Как на формальных, так и неформальных согласительных совещаниях акцент переносится на групповые достижения, обеспечиваемые общими усилиями. Значение председателя совещания уменьшается, тогда как ответственность рядовых участников возрастает. Там, где председатель все же имеется, он скорее играет роль посредника, нежели арбитра и блюстителя порядка. Качества, которыми должен обладать рядовой участник согласительного совещания, - это умение слушать, умение ясно и убедительно выступать, открытость и честность, уважение и интерес к чужим взглядам и, наконец, знание закономерностей процесса принятия решений и умение участвовать в нем. Больше всего обычно ценятся участники, обладающие высокой самодисциплиной, ясным видением общих целей совещания, умением прояснить позиции, способностью творчески мыслить и умением распределять обязанности. Если этими качествами, и особенно самодисциплиной, не обладает большинство участников, согласительные совещания могут оказаться весьма продолжительными и утомительными.

Состязательный неформальный стиль наблюдается на совещаниях, которым присуща внутренняя нестабильность. Вследствие отсутствия формальных ролей, правил и процедур, обеспечивающих сдерживание и урегулирование конфликтов, на таких совещаниях стихийно возникают неформальные структуры и властная элита, а сами совещания превращаются в организационную паранойю. Если Ваши совещания попадают в этот квадрант, Вам следует подумать о том, как изменить положение.