Общение – сложный процесс взаимодействия между людьми, заключающийся в обмене информацией, а также в восприятии и понимании партнерами друг друга.
Другое определение заключается в понимании общения, как процесса установки и развития контактов между людьми, порождаемого потребностью совместной деятельности и включающего в себя:
Цель общения – ради чего существо вступает в акт общения. У человека эти цели могут быть весьма и весьма разнообразными я являть собой средства удовлетворения социальных, культурных, творческих, познавательных, эстетических и многих других потребностей.
Средства общения – способы кодирования, передачи, переработки и расшифровки информации, которая передается в процессе общения от одного существа к другому. Кодирование информации – это способ ее передачи. Информация между людьми может передаваться с помощью органов чувств, речи и других знаковых систем, письменности, технических средств записи и хранения информации.
Обычно выделяют три стороны общения:
Во время акта общения имеет место не просто движение информации, а взаимная передача закодированных сведений между субъектами общения. Следовательно, имеет место обмен информацией. Но люди при этом не просто обмениваются значениями, они стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно лишь в том случае, если информация не только принята, но и осмыслена.
Коммуникативное взаимодействие возможно только в том случае, когда человек, направляющий информацию (коммуникатор) и человек, принимающий ее (реципиент) обладают сходной системой кодификации и декодификации информации.
Интерактивная сторона общения - это характеристика тех компонентов общения, которые связаны со взаимодействием людей, с непосредственной организацией их совместной деятельности.
Есть два типа взаимодействий – кооперация и конкуренция. Кооперативное взаимодействие означает Координацию сил участников. Кооперация является необходимым элементом совместной деятельности, порождается самой ее природой. Конкуренция означает противодействие. Одной из наиболее ярких ее форм является конфликт.
Все три стороны общения тесно переплетаются между собой, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом.
В зависимости от содержания, целей и средств Р.С. Немов выделяет следующие виды общения:
Открытые коммуникации эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами).
Деловое общение - форма взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.
Основная особенность делового общения - это подчинение процесса общения установленным правилам и ограничениям, т.е. его регламентированность. Эти правила и ограничения многообразны и определяются различными факторами, прежде всего степенью официальности делового общения.
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические (приветственная речь, информационная речь, доклад на заседании, собрании) и диалогические (деловой разговор, деловая беседа, интервью, дискуссия, совещание (собрание), телефонный разговор.
Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.
Важнейшими формами делового общения являются деловая беседа и деловое совещание.
Деловая беседа - форма деловой коммуникации, предполагающая обсуждение, дискуссию в целях достижения единого консенсуса между сторонами диалога. Деловая беседа выполняет ряд функций, связанных с взаимным общением работников из одной деловой сферы, совместным поиском, выдвижением и оперативной разработкой рабочих идей и замыслов, контролем и координированием уже начатых деловых мероприятий, стимулированием деловой активности и пр. Деловая беседа может предварять совещание или быть элементом переговорного процесса.
Деловое совещание - это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.
От стиля проведения совещания зависят:
Понимание стиля совещания, в котором Вы участвуете, может помочь Вам:
Стили совещания можно классифицировать с помощью двумерной модели, проиллюстрированной на следующем рисунке.
Состязательный стиль чаще всего характерен для совещаний, участники которых представляют группы с различающимися интересами и взглядами. Обычно участники таких совещаний руководствуются в своем поведении следующими соображениями:
Согласительный стиль наиболее вероятен, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Обычно участники совещаний этого стиля руководствуются в своем поведении следующими соображениями:
Формальный состязательный стиль совещания или заседания рабочих групп наиболее часто наблюдается в бюрократических структурах, таких, как правительственные учреждения, крупные общественные организации, университеты, а также заседания комитетов, объединяющих представителей противоречивых интересов. Для таких совещаний характерны официальная манера общения, соблюдение формальных процедур и наличие формальных обязанностей, таких, как постоянные председатель и секретарь. Успех на таких совещаниях зависит от детального знания правил и процедур, тонкого анализа политических маневров и скрытых целей, искусства лоббирования, ораторского искусства, бесстрашия в спорах и умения увидеть возможности компромисса.
На совещаниях формального состязательного стиля ценятся личные достижения и требуются навыки политической борьбы. При подготовке к такому совещанию недостаточно прочитать документы и выстраивать аргументацию - необходимо также изучить других участников, попытаться заручиться поддержкой потенциальных союзников, предсказать возможные аргументы оппонентов и подготовить контраргументы. Умение предсказать позиции других участников совещания, найти союзников и определить области возможных компромиссов - все это поможет Вам эффективно добиваться своих целей. Выше всего ценятся обычно те участники, которые часто участвуют в обсуждениях, вносят нестандартные компромиссные предложения и выполняют все, что им поручается, с желанием и эффективно. Работа совещания этого стиля во многом зависит от мастерства и эффективности председателя. Скромным, не очень уверенным в себе людям на таких совещаниях трудно проявить себя. Общее настроение и атмосфера совещания часто не позволяют сосредоточиться и не способствуют групповой работе, в частности потому, что участники мало доверяют друг другу. Обычно на таких совещаниях об оппонентах судят скоропалительно, основываясь на первом впечатлении и расхожих стереотипах. Поэтому роли некоторых участников оказываются предопределенными с самого начала: например, женщины часто оказываются обреченными на ведение протокола.
Вы, возможно, чаще всего сможете наблюдать на деловых совещаниях преуспевающих компаний. Полный консенсус не обязателен: в некоторых организациях прибегают к голосованию, когда достижение консенсуса невозможно, или для решения заранее очерченного круга вопросов. Формальные роли, правила и процедуры могут также варьироваться. Например:
Общая атмосфера на таких совещаниях спокойная, поскольку в организации отсутствуют скрытые конфликты и большое внимание уделяется укреплению чувства сопричастности, групповым достижениям и удовлетворению от работы.
Формальные совещания, которые иногда кажутся скучными, дают больше гарантий демократии. Когда правила четко определены и приняты всеми, каждому участнику легче вмешаться в обсуждение и высказать свое мнение.
В условиях нестабильности и неопределенности правил неформальных совещаний сделать это труднее, что создает повышенное общее возбуждение и приводит к доминированию более влиятельных и самоуверенных участников над остальными. В таких случаях введение четкого регламента, интерпретируемого чутко реагирующим председателем, может оказать неоценимую помощь.
Неформальный согласительный стиль может чаще всего наблюдается в небольших рабочих группах и группах планирования. Группы руководителей среднего и младшего звена управления часто прекрасно обходятся без излишних формальностей, если их членов объединяет общность целей и взаимное доверие. Разумеется, большинство неформальных совещаний в той или иной степени используют выгоды формализации. Даже два человека, встретившись, сэкономят время за счет структуризации, если сразу определят «повестку дня», выяснив, что каждый из них ожидает от встречи и как этого лучше всего добиться.
Как на формальных, так и неформальных согласительных совещаниях акцент переносится на групповые достижения, обеспечиваемые общими усилиями. Значение председателя совещания уменьшается, тогда как ответственность рядовых участников возрастает. Там, где председатель все же имеется, он скорее играет роль посредника, нежели арбитра и блюстителя порядка. Качества, которыми должен обладать рядовой участник согласительного совещания, - это умение слушать, умение ясно и убедительно выступать, открытость и честность, уважение и интерес к чужим взглядам и, наконец, знание закономерностей процесса принятия решений и умение участвовать в нем. Больше всего обычно ценятся участники, обладающие высокой самодисциплиной, ясным видением общих целей совещания, умением прояснить позиции, способностью творчески мыслить и умением распределять обязанности. Если этими качествами, и особенно самодисциплиной, не обладает большинство участников, согласительные совещания могут оказаться весьма продолжительными и утомительными.
Состязательный неформальный стиль наблюдается на совещаниях, которым присуща внутренняя нестабильность. Вследствие отсутствия формальных ролей, правил и процедур, обеспечивающих сдерживание и урегулирование конфликтов, на таких совещаниях стихийно возникают неформальные структуры и властная элита, а сами совещания превращаются в организационную паранойю. Если Ваши совещания попадают в этот квадрант, Вам следует подумать о том, как изменить положение.
© ООО «Знанио»
С вами с 2009 года.