Понятие документа. Требования к документам

Необходимость единых правил оформления документов

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, установленные государственными нормативными актами, основным из которых является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.

Требования данного стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными. Вместе с тем, необходимость единых правил оформления документов обусловлена следующими причинами:

для придания юридической силы документам;
для качественного и оперативного составления и исполнения документов;
для удобного и быстрого поиска документов;
для более активного использования ПЭВМ при составлении документов

Кроме того, единые требования и правила оформления документов используются независимо от того: государственное или коммерческое предприятие; каким видом деятельности занимается предприятие; каким образом ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современных ИТ).

Состав реквизитов документа

Каждый документ включает ряд элементов, которые в делопроизводстве называются реквизитами. В стандарте отражено максимальное количество реквизитов, которые используются в делопроизводстве. При этом не обязательно применять все реквизиты при оформлении документа.

Состав реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской федерации

02 – герб субъектов Российской Федерации

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа.

Правила оформления реквизитов

РАССМОТРЕТЬ (РАСПЕЧАТАТЬ) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При расположении реквизитов документа используют восемь основных позиций. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
заголовок к тексту;
текст (кроме начала абзацев);
отметка о наличии приложения;
наименование должности в реквизите «подпись»;
гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);
отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

регистрационный номер документа;
расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

используют при составлении таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
гриф ограничения доступа к документу;
второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

расшифровка подписи в реквизите «подпись»;
расшифровка подписи в грифе утверждения;
расшифровка, подписи во втором грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

нумерационный заголовок в таблице;
слово «копия» при снятии копий с документов;
код организации;
код формы документа.

РАБОТА С РАСПЕЧАТАННЫМ ГОСТом (п 3 Требования к оформлению реквизитов документов)

Особенности языка служебных документов

При написании документов используется официально-деловой стиль.

Особенности официально-делового стиля?

точность, не должно быть инотолкований и неясностей;
языковой стандарт - применение готовых языковых формул-клише.

При написании документов, могут использоваться следующие конструкции:

На основании распоряжения...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны государственного имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашей договоренности...

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов....

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Необходимо отметить, что при написании документов могут использоваться следующие языковые средства, нетипичные для других языковых стилей:

использование юридических, дипломатических и бухгалтерских терминов (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).
использование нетерминологических слов, которые чаще всего употребляются в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).
Имена существительные применяют в качестве названий людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).
использование отглагольных существительных (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).
применение сложных отыменных (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).
использование устойчивых словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).
применение «нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).
применение утверждение через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).
В тексте документа отмечается отсутствие эмоционально-экспрессивной лексики.
тон текста должен быть корректным, нейтральным, убедительным.

Одной из особенностью официально-деловых документов, является наличие цифровой информации, которая должна быть грамотно записана.

Некоторые виды деловой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 609 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 609 тысяч.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефектных изделий должно быть не более пяти.

Также пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться четыре-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: Требуется 5 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 12 тонн.

Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвёртый знак, например: 200 000 тонн, 457 690 руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведётся арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: радиоприёмники 2-го класса обязательно должны иметь радиовещательный приём; шероховатость поверхности - по 5-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1,2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100-процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км.

При составлении и оформлении документов особое место занимает административный речевой этикет. Необходимо уделить внимание следующим моментам:

утрата местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
использование местоимения он требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Чаще всего указывается фамилия и инициалы лица.

Требования к бланкам документов

РАБОТА С РАСПЕЧАТАННЫМ ГОСТом (п. 4 Требования к бланкам документов)

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5. (148x210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков -угловой и продольный.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают на середине реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08, Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11,14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12 ,13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Список литературы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: ГОССТАНДАРТ РОССИИ, 2003
ГОСТ Р 7.0.8.-2013. Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения. – Москва: Изд-во стандартов, 2013.
Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева – М.: Проспект, 2014. – 480 с.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря : Учебное пособие / Смирнова Е. П. - Саратов : Корпорация «Диполь», 2012. - 165 с.

Приложение 1

Краткий перечень видов и разновидностей документов

Акт –

а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение;

б) документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Договор – документ, в котором изложено содержание договора, заключенного в письменной форме.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, при необходимости – с выводами и предложениями составителя.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу и содержащий просьбу.

Инструкция – нормативный правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Положение – это нормативный правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы.

Постановление (решение) – правовой акт, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта документа).

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Приказ(распоряжение) по основной деятельности – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организаций в целях регулирования ее деятельности.

Приказ(распоряжение) по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых отношений работников с работодателем.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, переговорах.

Регламент – нормативный правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального органа.

Справка – документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности.

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное наименование различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста – по телеграфу или телетайпу.

Телекс – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети.

Телефонограмма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения (выполнения) приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Устав – свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.

Электронное сообщение – документ, передаваемый «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).