Документированная процедура Управление записями СМК

Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями Рег. № ____ Экз. № __ УТВЕРЖДАЮ Директор ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса ____________Д.А.Мартынов                                                                               «___»________________2017 г ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА  Система менеджмента качества Версия № 1 Управление записями Введено с  в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 «___»___________20____г. СМК­ ДП­ 4.2.4­2017 Количество листов:                                         СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА Холмск 2017 Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 1 Область применения процедуры.............................................. 2 Нормативные ссылки.................................................................... 3Обозначения и сокращения.......................................................... 4 Общие положения......................................................................... 5 Общие требования к управлению записями о качестве............. 6 Ответственность и полномочия………………………………… 7 Управление учетно­регистрирующей документацией.............. 8 Приложения..................................................................................... 9 Лист регистрации изменений....................................................... . . . 1.НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями Настоящая документированная процедура устанавливает требования к идентификации,   хранению,   защите,   восстановлению,   срокам   хранения   и изъятию записей о качестве.  Требования процедуры обязательны для применения всеми подразделениями, должностными лицами и сотрудниками техникума в части их касающейся 2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ В   настоящей   документированной   процедуре   использованы   ссылки   на следующие документы:  ГОСТ   Р   ИСО   9000­2008.   Системы   менеджмента   качества.   Основные положения и словарь  ГОСТ Р ИСО 9001­2008. . Системы менеджмента качества. Требования.  СМК­ ДП­ 8.2.2 Внутренний аудит.  СМК­ДП­8.5 Корректирующие и предупреждающие действия.  СТО­   СТОТиС   «Требования   к   порядку   оформления   и   внедрения документации системы качества ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса».  3 ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ В   настоящей   документированной   процедуре   используются   следующие термины с соответствующими определениями:  Документ – информация и соответствующий носитель;  Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства  осуществляемой деятельности;  Информация – значимые данные. Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями В настоящем стандарте используются следующие сокращения:  ДП – документированные процедуры  СМК – система менеджмента качества  ДСМК – документация системы менеджмента качества  ОУ – образовательное учреждение  СТО – стандарты организации  ДБУ – Документация бухгалтерского учета;  КЭ – контрольный экземпляр;  УЭ – утвержденный экземпляр.  СП­ структурные подразделения  РК – руководство по качеству  КД – корректирующие действия  ПД – предупреждающие действия  ОИТИ – отдел информационных технологий и информатики  4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ        Настоящий документ устанавливает единый порядок управления записями и ответственность сотрудников техникума за документирование и хранение данных о качестве.  В данной процедуре записи о качестве подразделяются на записи, требуемые в обязательном порядке стандартом ГОСТ Р ИСО 9001­2008, и другие записи о качестве.  Записи о качестве являются необходимой составной частью документации, по которой   можно   судить   о   результативности   и   эффективности функционирования СМК. Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями Основная цель документированной процедуры «Управление записями»:  −   обеспечить   руководителям   структурных   подразделений   и   руководству техникума возможность быстрого доступа к данным о качестве;  −обеспечить возможность оперативно получать достоверную информацию о результатах   деятельности   по   всем   процессам,   о   результатах   деятельности каждого конкретного подразделения; −проведение анализа и принятие управленческих решений на всех уровнях руководства техникумом. 4.3. Ведение записей дает возможность: −контролировать   состояние   производственных   процессов,   качество образовательной   услуги, предупреждающие действия с целью недопущения несоответствий;   анализировать   СМК   и   осуществлять −своевременно   фиксировать   несоответствия,   относящиеся   к   услуге   и процессам, своевременно выявлять причины несоответствий и осуществлять корректирующие действия для предотвращения их повторения; 4.4 Перечень видов записей и данных по СМК ОУ, подлежащих регистрации приведен в таблице 1. Перечень видов записей и данных по СМК ОУ Пункт ИСО 9001 Виды записей в данных по качеству Документ­ требование Место   и   срок хранения Введение  Приказ на учреждение  проекта по созданию  и  внедрению СМК РК 4.2   Требования   к документации Перечень   необходимой документации РК Перечень видов записей и РК Отдел кадров 3 года В подразделения х 3 года Служба Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 5.2   Ориентация   на потребителя 5.3   Политика   в области качества 5.4 Планирование данных   по   качеству (настоящее приложение) Перечень заинтересованных сторон Протоколы   ознакомления персонала   с   политикой   в области качества  Цели в области качества План   разработки   и внедрения СМК 5.5 Ответственность, полномочия обмен информацией   Матрица   распределения полномочий и ответственности   и РК РК РК РК Положения структурных подразделениях   о ­ СТО   СТОТис­ 02500675­09­ 09 Должностные инструкции СТО ­   СТОТИС­ 02500675­08­ 08 качества 3 года Служба качества 3 года В подразделения х 3 года Служба качества образования  3 года Служба качества образования   3 года Подразделения 5 лет Отдел кадров 5 лет РК Отдел кадров 3 года об Приказы   ответственности представителей  руководства   по   качеству, по уполномоченных качеству   в подразделениях Отчёт об анализе СМК   5.6   Анализ   со стороны руководства 6.2   Человеческие ресурсы Протокол   анализа   СМК на совещании у директора Требования к компетентности   РК ГОСТ 7.32 РК ДИ Служба качества образования   3 года Отдел   кадров подразделения Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями персонала в ДИ Протоколы     регистрации обучения   работников   в области качества РК  Протоколы   заседания Совета   техникума   и Методического   совета, педагогического совета Положения   о совете техникума,   о Методическо м совете   РК РК ДБУ   о Свидетельство повышении квалификации, удостоверения, сертификаты,   дипломы (об   образовании,   учёных степеней и званий) Личное дело работника 6.3 инфраструктура Оценка результативности предпринятых   мер   по повышению компетентности персонала   в   отчёте   по анализу СМК Результаты   аттестации персонала Технические зданий   Технические транспортных средств Договора   на   услуги теплоснабжения, электроснабжения, водоснабжения Акты   осмотра   зданий   и сооружений техникума Акты выполненных работ   паспорта техникума.   паспорта 5 лет Служба качества образования   3 года Администраци я   техникума   5 лет Отдел   кадров 75 лет Служба  качества  образования 3  года   Зам.директора по АХЧ, бухгалтерия   5 лет Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 6.4 Производственная среда  Перечень   документов   с требованиями по БЖД Аттестация рабочих мест  РК ДБУ   Зам.директора по АХЧ бухгалтерия   5 лет 7.1Планирование процессов жизненного   цикла продукции 7.2  Процессы, связанные   потребителем  с Оборотно­сальдовая  ведомость по учету  материальных запасов.  29 Оборотно­сальдовая  ведомость по основным  средствам Учебный план, план  работы техникума на год,  планы работы  подразделений на год,  планы предметно­ цикловых комиссий Перечень видов записей,  свидетельствующих о  соответствии процессов  жизненного цикла  продукции  установленным  требованиям, ОПОПы,  (основные проф.  образовательные  программы)    документов, Перечень содержащих требования к образовательному процессу Результаты анализа требований   потребителей и других заинтересованных сторон      РК По подразделения м 5 лет Методический кабинет 5 лет  РК учебная   часть 5 лет 7.3 Проектирование   и План   проектирования   и     РК ГОС Зам.директора по   учебной Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями работе 5 лет разработка   (в   том числе   7.5.2 Валидация процессов производства и  обслуживания    ОПОПов,   планов, дисциплин, занятий, разработки учебных программ   планов   расписаний  Входные данные (ТЗ) и  требования к их составу:  ГОС и комментирующие  его положения,  Инструктивные Письма  Минобрнауки РФ,  методические разработки, материалы предыдущих  разработок   Результаты верификации  и валидации входных  данных: наличие виз   Выходные данные и  требования к ним   Результаты анализа  проекта и разработки:  протоколы заседаний  Методического совета   Сведения о верификации  согласующие визы   Сведения о валидации  проекта и разработки  ОПОПов:  Согласующие подписи заинтересованных сторон­ работодателей;  41 Сведения о валидации  учебных планов,  программ дисциплин,  планов занятий,  расписаний ­ гриф  утверждения – виза  председателя Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями Методического совета  Записи по изменениям  проекта и разработки:  отметка о согласовании и  утверждении изменений к  ОПОПам, учебным  планам, программам  дисциплин, планам  занятий, расписаниям и  т.д  Критерии оценки и  выбора поставщиков   Результаты оценки  поставщиков   Результаты  вступительных экзаменов  принимаемых  абитуриентов  установленным  требованиям: тестовые  вопросы вступительных  испытаний   Результаты верификации  уровня знаний, умений и  навыков принятых  абитуриентов  установленным  требованиям: тестовые  вопросы, личное дело  абитуриента   Записи по  образовательному  процессу  7.4 Закупки 7.5 Производство и обслуживание 7.5.3Идентификаци я и прослеживаемость Требования   к   формам документов   для   их идентификации и     РК Бухгалтерия, архив  75 лет  Приемная комиссия, учебная часть     РК Учебная   часть 5 лет Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями   прослеживаемости приведены в   Инструктивных   Письмах Минобрнауки РФ (студенческому   билету, зачётным книжкам Записи   о   нанесении   собственности ущерба потребителя.   Акты, письма Сведения   о   поверке/ калибровке   СИ   (есть   у вас?) Сведения   о   проверке тестовых   материалов, билетной продукции 7.5.4Собственность потребителей  7.6   Управление устройствами   для мониторинга и измерений     Сведения о подтверждении   статуса используемых компьютерных средств, программных     при применяемых тестиовании их   регулярных   проверках   и организации из защиты от внесения изменений Перечень   применяемых методов измерений, мониторинга   и   анализа (см. РК) Данные удовлетворенности потребителей:   анкеты, отчеты   по   анализу удовлетворенности потребителей Результаты   мониторинга об     8   Измерения, анализ и улучшение 8.2.1   Мониторинг удовлетворенности потребителей ОИТИ 3 года Служба качества образования 3 года Учебная часть 3 года Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями СМК­ДП­ 8.2.2  Служба качества образования  3 года  РК РК Заведующие отделениями 3 года 8.2.2 8.2.3   Мониторинг процессов 8.2.4   Мониторинг продукции  об   и контроля информации   удовлетворенности потребителей (от п. 8.2.1) (анкеты,   благодарности, жалобы, претензии План аудита на год Протоколы несоответствий Отчеты   о   внутренних аудитах Результаты   выполнения корректирующих предупреждающих действий Свидетельства мониторинга,   измерений   протоколы процессов: заседаний. совещаний,   Анализ   показателей деятельности   техникума за отчетный период Журналы   и   протоколы, регистрации   результатов проверки качества, полученных   студентами знаний, умений и навыков с   целью   проверки соблюдения установленных требований на соответствующих   этапах образовательного процесса: экзаменационные допуски, ведомости, журнал учета посещаемости   студентов,   зачетные   и Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями           сводка итоговая результатов Сведения   о   студентах, знания и навыки которых не соответствуют установленным требованиям: Журналы   и   протоколы, ведомости   регистрации   проверки результатов   полученных качества, студентами знаний, умений и навыков зачетные   экзаменационные ведомости, книжки Допуски   к   зачёту   и экзамену   с   результатами повторного контроля после дополнительнойподготовк и 63 Планы КД и ПД С   записями   об   их результативности   (Записи в протоколе несоответствий) зачетные и   Отчет с анализом данных (см. п. 5.6)  Планы КД и ПД Результативность   КД   и ПД   (запись   в   протоколе несоответствий Учебная часть 5 лет СТО   СМК 8.3  РК [1]  ГОСТ 7.32    РК РК  РК Служба качества образования, СП 3 года Подразделения 3 года Подразделения 3 года 8.3Управление несоответствующе й продукцией 8.5.3 Корректирующие действия,  8.5.4 Предупреждающие действия  8.4 Анализ данных 8.5 Улучшение Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 4.4. К записям о качестве, подлежащих формированию и сопровождению относятся: .федеральные реестры; .реестры органа по сертификации; .электронные   базы   данных,   необходимые   для   осуществления   деятельности колледжа; .фактические характеристики предоставляемых услуг; .записи,   свидетельствующие   о   соответствии   нормативным   требованиям осуществления образовательной деятельности; .анализ требований, предъявляемых к выпускаемым специалистам; ГБОУ СПО «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» ДП «Управление записями» СМК­ДП­4.2.4 Версия: 1.0 Страница 12 из 21 ­ .анализ договоров, контрактов; ­ .регистрация контроля продукции, услуги; ­ .данные внутренних и внешних аудитов; .­ записи о подготовке и повышении квалификации персонала; .­ записи промежуточного контроля образовательной деятельности; .­ записи итогового контроля образовательной деятельности; .­   записи   о   результативности   предпринятых   предупреждающих   и корректирующих действиях для устранения несоответствия и т.д. 4.5 В зависимости от целей и задач данные о качестве могут формироваться: .в масштабе всего техникума; .в рамках подразделений; Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями .по функциональным направлениям деятельности; .у отдельных исполнителей; .по отдельным видам услуг и работ. 4.6   Записи   могут   формироваться   в   виде   отчетов   установленной   формы, таблиц, рисунков, графиков, диаграмм и других форм, удобных для анализа и принятия решений. 5 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ЗАПИСЯМИ О КАЧЕСТВЕ 5.1 Порядок управления записями состоит в определении стадий управления и   определении   ответственных   лиц   с   приданием   им   соответствующих полномочий 5.2   Оформление   документов   о   качестве   осуществляется   руководителями центров, которые несут ответственность за их разработку, систематизацию и сохранность. ГБОУ СПО «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» ДП «Управление записями» СМК­ДП­4.2.4 Версия: 1.0 Страница 13 из 21 5.3 Требования к оформлению записей о качестве основной деятельности и других процессов установлены в стандартах организации, а также внешних нормативных документах. 5.4 Стадии управления записями в СК Стадии управления включают: Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 5.4.1 Разработку записей по качеству Стандартные формы для записей разрабатываются согласно СТО–СТОТиС­ 02500675­08­08,   где   определены   требования   к   разработке,   содержанию   и структуре форм. Требования к их применению, проверке, хранению указаны в соответствующих ДП и других предписывающих документах СМК, а также в Перечне записей по качеству (РК Приложение). Необходимость   введения   в   обращение   новых   форм   записей   по   качеству определяется руководителями СП исходя из целесообразности и отсутствия аналогичных документов в колледже и его подразделениях. В этом процессе в случае необходимости может быть задействован Совет по качеству. После этого происходит утверждение и регистрация вновь разработанных форм в Перечне   форм,   действующих   в   техникуме.   Информация   об   этом   в   форме служебной   записки   доводится   руководителем   подразделения   до   сведения всех пользователей. Вновь   разработанные   документы   вносятся   специалистом   по   качеству образования в Перечень документов СМК, действующих в техникуме. Если подразделение   разрабатывает   документы   локального   пользования,   то руководители   передают   их   копии   в   Службу     качества   образования   для дальнейшей регистрации и распределения. 5.4.2 Идентификация записей по качеству Для   обеспечения   единообразия   в   документации   записи   по   качеству обозначаются четко и однозначно на титульном листе в колонтитулах либо в специально предусмотренных в каждой форме графах: ­вид документа, ­регистрационный номер, Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями ­дата составления документа, ­ответственное лицо. Вносимые   изменения   должны   быть   отражены   согласно   пункту:   «Внесение изменений в записи по качеству». 5.4.3 Передвижение записей по качеству Передвижение   и   идентификация   записей   по   качеству   осуществляется согласно предписывающим документам по СМК, к которым они относятся. Сотрудники,   ответственные   за   данное   передвижение   согласно предписывающим документам по СМК, обязаны выполнять все предписания. При возникновении, каких либо затруднений необходимо сообщать об этом в письменной или устной форме вышестоящему руководителю. Вносить какие­ либо   изменения   в  подписанные  (утвержденные)   документы   без   разрешения лица, подписавшего документ, не разрешается. Ответственность   за   качество   подготовки   документов   и   достоверность содержащихся   в   них   данных   возлагается   на   сотрудников,   подготовивших, завизировавших и подписавших документы. 5.4.4 Внесение изменений в записи по качеству Использование актуальных форм записей по качеству регулируется Перечнем форм, действующих в техникуме, который приводится в приложении 6,7 к РК и листом регистрации изменений, который содержится в приложение 9 СТО­ СТОТиС­02500675­08­08. Распределение   документов   в   ГБПОУ   «Сахалинский   техникум   отраслевых технологий и сервиса»  регулируется листом рассылки, который приводится в приложении 6 к СТО­СТОТиС­02500675­08­08. Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями При необходимости в документ, являющийся записями по качеству, могут вноситься   изменения.   Их   содержание   должно   поддаваться   однозначной идентификации   при   помощи   указания   даты   и   подписи   лица, производившегоизменение, с обоснованием внесения изменений. 5.4.5 Хранение записей по качеству Записи по качеству ГБПОУ «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса»   собираются,   подшиваются,   поддерживаются   в   актуализированном состоянии   и   хранятся   в   местах   пользования   минимум   три   года,   если   в предписывающих   документах   и   рекомендациях   разработчика   не предусмотрено   иное.   Все   записи   о   качестве   должны   быть   разборчивы, храниться и содержаться таким образом, чтобы их можно было легко найти. При этом следует обеспечить условия, предупреждающие порчу, нанесение ущерба   и   предотвращающие   их   потерю.   Если   состояние   записей неудовлетворительно, должны быть приняты меры для их восстановления. Учет   и   хранение   записей   осуществляется   в   подразделениях,   если   иное   не определено   нормативными   документами.   Ответственными   за   обеспечение сохранности записей являются руководители подразделений. Сроки и места хранения записей по качеству однозначно определены в списках, находящихся в   архиве   или   в   предписывающих   документах   по   СМК,   к   которым   они относятся. Записи о качестве могут храниться на бумажных и электронных носителях. 5.4.6 Архивирование (при необходимости) По   истечении   срока   оперативного   хранения   ответственные   за   записи (руководители подразделений) передают их в архив. 5.1.7 Изъятие Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями По истечении срока хранения в архиве (сроки указаны в номенклатуре дел, не менее   75   лет   ­   для   записей   по   личному   составу),   записи   уничтожаются   в установленном   порядке.   Решение   об   уничтожении   записей   принимается руководителем подразделения процесса. Уничтожение   документов   производится   на   основании   акта,   подписанного руководителем подразделения, являющегося держателем данного документа и представителем руководства по качеству. 5.4.8 Защита записей   имеющие   какую–либо   конфиденциальную   информацию, Записи,   о неразглашении  которой  техникум   имеет   документированные   обязательства, уничтожаются физически. Устаревший   документ   заменяется   новым   во   всех   местах   пользования   и помещается в архив. 5.4.9 Восстановление записей.  В случае утери записей их восстановление осуществляется из накопительных документов, к которым относятся журналы регистрации, бланки, карточки регистрации данных, заключения по результатам испытаний и др. 6 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является   ответственный   за   разработку   и   внедрение   СМК   в   техникуме (заместитель директора по УР) Ответственность за организацию и контроль ведения записей по конкретным видам   деятельности,   а   также   за   хранение   записей   несут   руководители Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями   процедур, процессов, подразделениях техникума.   а   также   руководители   всех   структурных Ответственные   лица   обеспечивают   реализацию   всех   стадий   управления записями о качестве. В   таблице   1   приведен   перечень   основных   видов   записей   о   качестве образовательного учреждения, приведены примеры конкретных видов записей и указано распределение ответственности и полномочий должностных лиц по управлению записями о качестве. Распределение ответственности и полномочий по другим записям о качестве, а также места и сроки хранения и архивирования всех записей о качестве, устанавливаются соответствующими документированными процедурами СМК (см. РК). 7 УПРАВЛЕНИЕ УЧЕТНО­РЕГИСТРИРУЮЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 7.1   Учетно­регистрационная   документация   предназначена   для   сбора, регистрации   и   учета   оперативной   информации   об   образовательной деятельности. К ней относится: .сводки накопленных данных, сводные ведомости, отчеты, протоколы и акты о выполненных работах и мероприятиях; .личные карточки обучающихся и сотрудников техникума; .рабочие журналы регистрации; .бланки,   карточки   регистрации   данных,   заключения   по   результатам испытаний; .сопроводительные документы на партии материалов и оборудования; .зачетные книжки, экзаменационные и семестровые ведомости и т. д.; Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 7.2   Формы   учетно­регистрационных   документов   и   порядок   их   заполнения регламентируются в соответствующих стандартах организации. 7.3   Основными   требованиями   к   учетно­регистрационным   документам являются: .регулярность   заполнения   учетно­регистрационной   документации   в соответствии с установленными процедурами; .распределение ответственности для должностных лиц по учету, накоплению .данных учетно­регистрационных документов в соответствии со стандартами организации и должностными инструкциями; .установление   сроков   хранения   каждого   вида   учетно­регистрационного документа. 7.4 Учетно­регистрационные документы подразделяют на сопроводительные и накопительные. 7.5 Сопроводительные документы сопровождают обучающихся в техникуме на протяжении всего периода обучения. 7.6   К   накопительным   документам   относятся   журналы   регистрации результатов контроля. 7.7 Журналы составляют по установленным в соответствующих стандартах формам. Журналы   должны   быть   идентифицированы,   т.   е.   иметь   наименование, отражающий вид контроля, наименование подразделения, порядковый номер журнала,   даты   начала   и   окончания   ведения   журнала,   при   необходимости образцы подписей исполнителей. Записи   в   журналах   должны   быть   четкими,   легко   идентифицируемые,   без исправлений, все графы журнала должны быть заполнены. Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями 7.8 За своевременность и правильность заполнения журналов ответственность несет непосредственный исполнитель. Контроль над своевременным обеспечением журналами, за правильностью их ведения осуществляет руководитель подразделения 7.9   Заполненные   журналы   изымаются   и   заменяются   новыми.   Законченные журналы хранятся в соответствующих подразделениях в течение сроков  указанных в номенклатуре дел. Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями                            ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ Порядковый номер изменения Основание (ссылка на документ, содержащий текст изменений) Дата введения изменения Изменения внес Фамилия, инициалы Подпись вносившего изменения, дата внесения Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ СОГЛАСОВАНО Заместительдиректора по УР, представитель руководства                            Заместительдиректора по УВР     Заместительдиректора по НМР Заместительдиректора по ПР Заведующийотделением Министерство образования Сахалинской области ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Документированная процедура Управление записями