Діловодство: основні теоретичні положення

Діловодство: основні теоретичні положення

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийнят- тям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з доку- ментами є діловодство.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне – це наука, що викладає правила складання ділових папе- рів, актів і самих справ, практичне діловодство – це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими фор- мами і за встановленими зразками ділових документів. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:

Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують докуме- нтування управлінської інформації і організацію роботи зі службови- ми документами.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдоско- налення зумовлені такими чинниками:

·        ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

·        раціоналізація роботи з документами – важливий напрям під- вищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уни- кати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;

·        забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у пра- вовідносини з державними органами.

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, юридичний аспект – забезпечення законності та дис- ципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення ви- мог, що пред’являються до документів відповідними нормативно- правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налаго- дженні різноманітних і досить складних відносин організаційного ха- рактеру, що виникають між органами державної влади, підприємства- ми, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства, пов’язаний з економі- чною доцільністю, оптимальністю його здійснення.

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового конт- ролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є   головною   ланкою   в   організаційній   роботі   будь-якої  установи

чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби пе- редбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є “документ” (від латинського слова “documentum” – свідоцтво, доказ) – зафіксована на матеріаль- ному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікува- ти. Носій – це матеріальний об’єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у перероб- леному вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм докуме- нтної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії – магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку.

Закріплена у документах різноманітна інформація про факти, по- дії, явища об’єктивної дійсності та діяльність людини, оформлена від- повідно до певних вимог, перетворює їх на незамінні довідники, які у подальшому набувають науково-історичної цінності та стають джере- лом знань. Узагальнюючи, можна сказати, що документи:

·        мають державне значення, відображаючи суспільні відносини, державний лад і державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин органів влади з громадянами;

·        мають юридичне значення, фіксуючи правові відносини фізи- чних та юридичних осіб і регулюючи їх дії;

·        мають соціально-психологічне значення, відіграючи роль сус- пільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи в окремої особи розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспіль- ної поведінки.

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформа- ції та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інфо- рмації є невід’ємним елементом управління, тобто управління немож- ливе без його документування.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким пись- мовим способом, рукописним або друкарським. Такі документи, офо- рмлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сутність – управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підп- риємстві, в організації.