Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства

Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду доку- ментів. Робота з документами займає 45–70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування. Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання доку- ментування та роботи з документами при виконанні уп-

равлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних до- кументів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу уп- равління, документаційне забезпечення, роботу з готовими до- кументами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила до- кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо- менту їх створення або надходження до відправлення або пе- редачі до архіву.

Цi правила визначають порядок ведення діловодства. Йо- го положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп’ютерні (автоматизовані) технології оброблення доку- ментальної інформації повинні відповідати вимогам держав- них стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.

Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діло- водних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального за- безпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов¢язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методич- не керівництво діловодством у структурних підрозділах по- кладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з пи- тань організації та ведення діловодства і роботи з документа- ми є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а та- кож за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк- турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами :

·      оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег- шують роботу з документами, нумератори, степлери);

·      доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо- ти з документами повинен бути необхідним у діяль- ності підприємства);

·      вміле поєднання документального забезпечення уп- равління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Докумен- тування інформації здійснюється в порядку, який визна- чається органами державної влади, відповідальними за ор- ганізацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

·      підготовка документів;

·      складання документів;

·      узгодження документів;

·      оформлення документів;

·      виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний по- рядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діло- водства (документального забезпечення управління підпри-

ємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціаль- них інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для авто-

матизованого оброблення інформації, що в них міститься, опе- ративного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до- кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше ви- користовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

·      приймання;

·      розподіл;

·      контроль виконання;

·      довідкова робота;

·      формування справ;

·      передархівне оброблення;

·      використання;

·      зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з доку- ментами визначається оперативністю пересування та вико- нання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

Скачано с www.znanio.ru