Експертне оцінювання документів

Експертне оцінювання документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання чи знищення та відбору на зберігання (в т.ч. i державне).

Для організації і проведення експертизи цінності документів i ві- дбору їх для збереження або знищення, а також для контролю за дія- льністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і ві- домствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших установах і структурних підрозділах міністерств і ві- домств створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

ЕК призначається наказом директора підприємства у складі не менше нiж 3 особи з числа найбільш квалiфiкованих працiвникiв. Очолює комiсiю керiвник пiдприємства. До складу комiсiї залучається завiдувач архiвом пiдприємства (за наявностi такої посади) з покла- денням на нього обов’язкiв секретаря комiсiї або спiвробiтник, до обов’язкiв якого входить здiйснення контролю за архiвом та ведення дiловодства. Функцiї та права ЕК визначаються положенням, яке за- тверджує керiвник пiдприємства.

У своїй роботi ЕК керується Законом України “Про нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи” вiд 24.12.93, указiвками Головного архiвного управлiння при Кабiнетi Мiнiстрiв України вiдповiдного Держархiву, Типовим перелiком документальних матерiалiв з зазна- ченням термiнiв їх збереження. Iнструкцiєю з дiловодства на пiдприємствi та Положенням про постiйно дiючу експертну комiсiю (ЕК) пiдприємства.

ЕК є дорадчим органом. Її рiшення вступають у силу пiсля за- твердження керiвником пiдприємства або пiсля розгляду експертно- перевiрочною комiсiєю (ЕПК) вiдповiдного Державного архiву. Вона проводить засiдання не менше двох разiв на рiк; засiдання комiсiї про- токолюються. Протоколи пiдписують голова та секретар комiсiї. Офо- рмлення документiв комiсiї покладається на її секретаря.

ЕК здiйснює такі функцiї:

·        щорiчно оганiзує вiдбiр документiв до збереження або зни- щення;

·        розглядає описи справ постiйного термiну зберiгання, що пiдлягають передачi до вiдповiдного Держархiву, i подають їх до затвердження ЕПК Держархiву;

·        розглядають пропозицiї щодо змiни термiнiв збереження окремих категорiй документiв, установлених чинними пе- релiками для внесення їх на затвердження у Держархiвi;

·        розглядає акти про видiлення та знищення документiв та справ пiдприємств, матерiали яких не пiдлягають передачi до Держ- архiву;

·        бере участь у пiдготовцi та розглядає номенклатуру справ пiдприємства.

ЕК працює у контактi з ЕПК вiдповiдного Держархiву i отримує вiд неї необхiднi організаційно-методичнi вказiвки.

Рiшення ЕК приймаються бiльшiстю голосiв. При розподiлi го- лосiв порiвну суперечне питання вирiшує керiвник пiдприємства.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенк- латур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням

строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасового строків збе- рігання та акти виділення документів та справ для знищення.

Відбір документів для знищення і складання на них акта прово- диться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберіган- ня за цей самий період; акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджують керівники цих установ після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідного Державного архіву.

При проведеннi експертизи цiнностi документiв здiйснюється вiдбiр документiв постiйного та тимчасового зберiгання для передачi їх до Держархiву, видiлення до знищення справ, термiни зберiгання яких закiнчилися. Одночасно перевiряється якiсть та повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення термiнiв збереження справ, дотримання порядку оформлення документiв та формування справ.

За результатами експертизи цiнностi документiв складаються описи справ постiйного, тимчасового зберiгання та за кадрами, а та- кож акти видiлення справ до знищення.

Після затвердження актів документи і справи, виділені для зни- щення, працівники служби документації або відомчого архіву органі- зації здають господарчій службі установи або конторам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформ- ленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передба- чає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі необхіднос- ті) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформ- ляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпо- рядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис пода- ється на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформлю- ється за встановленим зразком.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту під- шитих документів, у разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вка- зують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення   справи,   під   датою   роблять   запис:   “є   документи    за

                    роки”.

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати.

Справи постiйного i тимчасового термiнiв зберiгання i документи з особового складу передаються до архiву пiдприємства пiсля оформ- лення i затвердження описiв справ на документи постiйного  зберiгання на поточний рiк.