Фильтрация данных

 Фильтрация данных

Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или за- проса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет базовых объектов.

Так как после применения фильтра представление содержит только за- писи с выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки фильтра.

Для столбцов таблиц и элементов управления в формах и отчетах, свя- занных с выражениями, фильтрация не поддерживается.

Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление Access 2010. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Для каждого типа данных предусмотрено несколько готовых фильтров. Они доступны в виде команд меню в режимах таблицы и макета и в пред- ставлениях формы и отчета. Таблицу или форму можно отфильтровать не только с помощью этих фильтров, но и путем заполнения формы (фильтр по форме).

Пользователь, который может уверенно написать выражение самостоя- тельно, может добиться большей гибкости, создав собственные фильтры с помощью параметров вкладки документа Фильтр.

Ниже описаны доступные типы фильтров.

Обычные фильтры: используются для фильтрации по значению или диапазону значений.

Фильтрация по выделенному : позволяет отсортировать все строки в таблице, содержащие значение, которое совпадает  с выделенным значением в строке. Используется в режиме таблицы.

Фильтр по форме: используется, если требуется отфильтровать не- сколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись.

Расширенный фильтр: позволяет задать пользовательские условия фильтра.

Применение обычного фильтра.

1.   Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, фор- мы, отчета или макета.

2.   Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области мар- кировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет фильтра.

Чтобы удалить все фильтры для определенного объекта, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить все фильтры.

3.   Щелкните в любом месте столбца или элемента управления, соответ- ствующего первому полю, к которому требуется применить фильтр, и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр.

Чтобы применить обычный фильтр, выберите пункт Текстовые (или Числовые, Даты) фильтры и выберите нужный фильтр. Для фильтров Равно и Между потребуется ввести нужные значения.

Некоторые символы, например *, % и ?, в текстовом поле фильтра счи- таются специальными знаками. Так, звездочка (*) представляет строку зна- ков, поэтому строка "а*" соответствует любой строке, начинающейся с буквы а, а не только строке а*. Если не требуется, чтобы знак считался специаль- ным, необходимо заключить его в квадратные скобки ([]), например "a[*]". В базах данных, использующих стандарт ANSI-89, к специальным относятся знаки *, ?, [, ], !, - и #. В базах данных стандарта ANSI-92 специальными счи- таются знаки %, _, [, ], ^ и -. В Access можно использовать любой из этих стандартов, но не оба стандарта одновременно (например, нельзя использо- вать в выражении сочетание ?a*).

Чтобы применить фильтр на основе значений поля, снимите флажки возле значений, для которых не следует применять фильтр, и затем нажмите кнопку ОК.

Если требуется применить фильтр только по одному или нескольким значениям из длинного списка, сначала снимите флажок (Выделить все), а затем выберите нужные значения.

Чтобы отфильтровать пустые значения (пустое значение означает отсут- ствие данных) в текстовых и числовых полях, а также в полях дат, снимите флажок (Выделить все), а затем установите флажок значения (Пустые).

Применение фильтра по выделению.

1.   Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, фор- мы, отчета или макета.

2.   Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области мар- кировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет фильтра.

3.   Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме кон- структора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета).

Чтобы применить фильтр по частично выделенному значению, выделите нужные символы, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр вы- берите команду Выделение и укажите фильтр, который требуется приме- нить.

Применение фильтра с помощью заполнения формы.

1.    Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или форму в пред- ставлении формы.

2.   Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области мар- кировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет фильтра.

3.   На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку

Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Фильтр по форме.

4.  Выполните действия, соответствующие выбранному режиму.

В режиме Таблицы щелкните первую строку в столбце, к которому нужно применить фильтр. Щелкните появившуюся стрелку и выберите зна- чение. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или в нижней части таблицы и выберите другое значение.

В режиме Формы щелкните стрелку в элементе управления и выберите значение для фильтра. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или в нижней части формы и выберите другое значение.

5.   Иногда может возникнуть необходимость в определении двух различ- ных наборов условий, например составить список с именами контактов, про- живающих в Казахстане, и контактов, имеющих дни рождения в апреле. Для этого можно выполнить одно из указанных ниже действий.

Чтобы получить все записи, соответствующие любому из нескольких наборов условий, введите первый набор условий. Затем откройте вкладку Или и введите следующий набор условий. Обратите внимание на то, что ес- ли значение поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от дру- гих значений полей, необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на каждой вкладке Или. Иначе говоря, вкладка Найти и каждая вкладка Или задают отдельный набор значений для фильтра.

Обратите внимание, что каждый раз, когда на вкладку Или добавляется условие, создается другая вкладка Или, что позволяет указать несколько аль- тернативных условий отбора. Фильтр возвращает любую запись, в которой содержатся все значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, за- данные на первой вкладке Или, или все значения, определенные на второй вкладке Или, и т. д.

Чтобы удалить фильтр и отобразить все записи, нажмите кнопку Пере- ключить фильтр еще раз.

Чтобы изменить фильтр по форме, нажмите кнопку Дополнительно и еще раз выберите команду Фильтр по форме. Будет отображен текущий набор условий фильтра.

Применение расширенного фильтра.

1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, фор- мы, отчета или макета.

Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке перехо- дов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затенен- ным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная и затем выберите команду Очистить все фильтры (если команда Очистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).

3.   На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Расширенный фильтр.

4.  Добавьте в сетку поля, к которым требуется применить фильтр.

5.   В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Усло- вия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые со- ответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтер- нативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.

Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие, которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

Чтобы научиться задавать условия, примените к представлению обыч- ный фильтр или фильтр по выделенному, который позволяет получить жела- емый результат. Затем откройте вкладку объекта Фильтр.

Скачано с www.znanio.ru