Характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі, і які є причиною неправомірного знищення документів з грифом секретності

Характерні порушення, які можуть бути допущені в практичній роботі, і які є причиною неправомірного знищення документів з грифом секретності:

відбір документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, не експертною комісією, а працівниками РСО;

відбір документів, які підлягають знищенню, без відома і згоди відповідних виконавців;

включення до експертної комісії осіб, які не мають необхідної компетентності;

передача документів без розпису осіб, відповідальних за їх зберігання;

несвоєчасне внесення відібраних для знищення документів до акту;

зберігання документів з грифом секретності, відібраних для знищення, разом з іншими документами;

відсутність особи, яка відповідає за реєстрацію та зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності;

зберігання документів з грифом секретності, які підлягають знищенню, разом із обліковими картками на них;

відсутність перевірки кількості аркушів, примірників і номерів документів при внесенні їх в акт;

незнання строків зберігання різних видів документів з грифом секретності;

перенесення строків знищення документів з грифом секретності;

перенесення строків знищення макулатури з грифом секретності;

знищення документів з грифом секретності без погодження з архівною службою;

порушення встановлених строків зберігання відібраних для знищення документів з грифом секретності (до 5 діб після затвердження актів);

знищення документів з грифом секретності без їх перевірки;

перевірка документів з грифом секретності без залучення облікових даних;

перевірка без перерахування аркушів;

перевірка документів з грифом секретності, відібраних для знищення, особами, які не несуть персональної відповідальності за їх облік та зберігання;

відсутність керівника РСО під час здійснення перевірок;

заміна осіб у ході перевірки;

накопичення документів з грифом секретності у значній кількості;

відсутність перевірки наявності облікових матеріалів після проведеної перевірки знищуваних документів з грифом секретності;

знищення документів з грифом секретності у невстановлених місцях та забороненими засобами;

знищення документів з грифом секретності у разі відсутності належних умов для цього;

знищення документів з грифом секретності особами, які не здійснювали перевірку документів;

неповне знищення документів з грифом секретності;

відсутність контролю за станом місць і засобів знищення;

проставлення позначок до фактичного знищення документів з грифом секретності;

недотримання встановлених строків проставлення позначок;

проставлення позначок особами, які не несуть персональної відповідальності за облік цього виду документів з грифом секретності;

недотримання порядку перевірки правильності й обґрунтованості зроблених позначок про знищення;

одночасна робота з документами, що мають гриф секретності та без грифа секретності;

відсутність контролю за збереженням документів з грифом секретності в процесі їх обліку та використання;

недотримання встановленого порядку зберігання та знищення макулатури з грифом секретності;

незнання виконавцями вимог щодо знищення документів з грифом секретності;

порушення правил доставки документів з грифом секретності у місця знищення ;

відсутність методики знищення документів з грифом секретності;

відсутність системи контролю за дотриманням встановлених вимог до відбору, зберігання та знищення документів з грифом секретності;

самоусунення керівника РСО від контролю за знищенням документів з грифом секретності.