Методическая разработка деловой игры «Документирование процессов управления»

Методическая разработка  деловой игры

«Документирование процессов управления»

Цель деловой игры. Проверить и оценить уровень теорети- ческой подготовки студентов, закрепить практические навыки в области документирования управленческой деятельности орга- низаций, предприятий, фирм разных форм собственности и вида деятельности. Понять роль документов и их значение, как право- вой основы деятельности самой организации, так и сотрудников, и как базы создания рационального документационного обеспе- чения.

Знание основ оформления документов для экономистов, управленцев весьма полезно. Выпускникам вузов приходится трудиться в малом бизнесе, где нередко владельцу фирмы само- му или одному из специалистов поручается совмещать свои ос- новные обязанности с выполнением функций инспектора (ме- неджера) по кадрам. И кто знает, как сложится трудовая деятель- ность студента – возможно, кому-то из них придется работать секретарем-референтом, офис-менеджером.

Деловая ситуация: оформление на работу.

Цель: формирование умений и навыков работы с доку

ментами  трудового цикла  -    прием  на  работу, перемещение и увольнение работника.

Для достижения поставленной цели в ходе деловой игры следует решить следующие задачи:

·ознакомить с комплексом первичных учетных документов по личному составу;

·выявить, например, умение студентов сочетать получен- ные знания с практикой как: поиск работы с использованием но- вых информатизационных технологий,  оформление на работу;

·определить возможность использования игровых элемен- тов для выработки глубоких специальных знаний, владения со- временной техникой и основами делового общения;

·систематизировать знания студентов в области норматив- но-законодательного регулирования в сфере документационного обеспечения управлением.

Предлагаемая деловая игра развивает навыки работы с до- кументами по личному составу (составление, оформление). Это наиболее типичный фрагмент трудовой деятельности, требую- щий системного применения умений и навыков, которыми дол- жен овладеть студент. Содержание деловой игры предполагает наличие достаточного уровня подготовки студентов не только в области делопроизводства, но и в других сферах.

Практическое задание:

·определение студентом сферы трудовой деятельности ус- ловно созданной фирмы;

·в какой должности намерен студент принять участие в   иг-

ре;

·с кем из сокурсников намерен сотрудничать в деловой игре

и в каком качестве;

·разработка  и оформление документов по личному составу.

Этапы проведения:

·информационно-теоретический – исходная информация о ДИ;

·подготовительный этап – необходимо определить состав участников: офис-менеджер по кадрам – 1 чел.; претенденты на вакантную должность «экономист-менеджет» - 3 чел. (определя- ются самими студентами);

·составление и правильное оформление профессионального резюме;

·собеседование и принятие решения;

·подготовка документов, необходимых для трудоустройст- ва: автобиография, характеристика;  заполнение анкеты;

·показ процесса движения сотрудников в период работы на предприятии (фирмы) по инициативе руководителя или по лич- ной просьбе;

·составление проекта приказа по личному составу. Продолжительность игры – 6 академических часа.

В обязательном порядке в начале игры группа разбивается на однотипные подгурппы с типовыми ролями, с духом соревно- вания, дается исходная информация о деловой игре, отражающая последовательность и характер действия игроков. После этого студенты, следуя методическим указаниям, работают с игровой документацией и решают практические ситуации.

Порядок проведения деловой игры. Деловая игра прохо- дит в компьютерной аудитории с группой студентов под руково- дством  и  контролем  преподавателя.  Компьютеры расположены

«кустовым» способом – за одним столом находятся четыре сту- дента и компьютеры, что сразу предопределяет создания фирмы.

Подготовка игры.

Руководитель игры:

·проводит краткий инструктаж с участниками;

·готовит исходные данные для укомплектования кадрами;

·предварительно планирует распределение игровых ролей;

·определяет регламент и выход игры.

Участники игры:

·изучают необходимую литературу по теме;

·определяют руководителя созданной фирмы;

·предварительно определяют, в какой должности они хотели бы принять участие в игре;

·разрабатывают и оформляют документы по личному соста- ву.

В интересах создания обстановки состязательности в про- цессе деловой игры студенты набирают определенное количество баллов по пятибалльной шкале за каждый разработанный доку- мент, результат суммируется.

Преподаватель разбирает ДИ, подводит итоги, оценивает работу студента, команды, определяет победителя и оглашает ре- зультаты. Также преподаватель характеризует уровень квалифи- кации студентов по выполненной командами работе, оценивая работу каждой команды и участника команды, отмечает лучших.

Условия игры. Они отражают характеристику реального процесса трудовой деятельности человека. Необходимо:

·организовать работу каждого участника деловой игры и команды;

·проанализировать правильность составления профессио- нального резюме и принятого решения;

·оформить документы, которые необходимы для трудоуст- ройства;

·показать перемещение сотрудников по личной инициативе и руководителя;

·подготовить проект приказа о приеме на работу и движе- ниях сотрудников в период деловой игры.

Для проведения игры каждая группа должна быть обеспе- чена методическими указаниями к деловой игре и игровой доку- ментацией.

Руководитель фирмы (выбор студентов) подает заявку на замещение вакантной должности с учетом намерения каждого игрока. Каждый игрок, включая и руководителя, составляет ре- зюме на вакантную должность.

Руководитель фирмы анализирует данные участников игро- ков, проводит собеседование и принимает решение: пишется за- явление участником и визируется руководителем.

Все участники игры составляют и оформляют документы для оформления на работу: автобиография, характеристика.

Далее игра переходит в следующую стадию, на котором ка- ждый из ее участников по решению руководителя перемещается по службе согласно ТЗ, как внутри фирмы, так и за ее пределами. Разработанные документы визируются по линиям взаимосвязи подразделений и служб и представляются на утверждение руко- водителю игры. На заключительной стадии игры издается приказ по личному составу всеми участниками.

При выполнении практического задания студенты должны развить навыки разработки и оформления  этих документов.

Игровая документация. Командам перед началом деловой игры выдается следующая игровая документация, а именно, ма- кеты и пример их оформления:

·профессионального резюме;

·заявлений;

·автобиографии;

·характеристики;

·анкеты;

·приказа по личному составу.

Регламент деловой игры.

Время на проведение данной ситуационной игры – 6 часов. Распределение данного времени возможно с учетом расписания занятий по два часа в течение трех занятий или за счет одноразо- вой перестановки занятий – все 6 часа.

Время на обсуждение проблем распределяется в соответст- вии со сложностью данной проблемы и степенью подготовки студентов к ее решению. Документальное оформление, как сви- детельствует практика, происходит медленно, в связи с чем пре- подаватель решает этот вопрос персонально с каждым студентом. Дает индивидуальное задание и срок его выполнения.

Итог игры.

Составление и оформление профессионального резюме, за- явлений, автобиографии, характеристики, приказа по личному составу. Эти документы и составят основу оформления трудовой деятельности студента. Определяется победитель. Характеризу- ется уровень подготовки студентов.

РЕЗЮМЕ

Дата: 00.00.0000

Ф.И.О. (полностью)                                                                                     

Адрес: улица, дом,

город, ндекс                                                                                                     Телефон: 000-000-00-00

Дата и место рождения: день месяца, месяц, год; город, село.

Гражданство:                 Российская Федерация (Украина и т.д.)

Цель:                               наименование вакантной должности (можно 2).

Образование:                годы учебы, учебного заведения, квалификация (в

обратной хронологической последовательности).

Опыт работы:              годы работы, занимаемые должности (обратная

хронологическая последовательность). Для тех, у кого нет опыта работы: указывать успехи, достиг- нутые в процессе учебы - участие в конференци- ях, посещение семинарских занятий, научных ис- следованях.

Дополнительные         уровень владения иностранным языком,

сведения                      использование техники, наличие публикаций,  авто-

мобиля,  хобби

Черты характера:    указываются три важнейших, по мнению претенден- та на должность, свойства своего характера, раскрывая, а не обобщая

Рис. 6.13.  Макет резюме

ИВАНОВА ИРИНА ИВАНОВНА

Сведения о себе:     дата рождения: 00.00.0000 г., русская

Советская ул. д.34, кв. 35 г.Шахты Ростовской обл.,346500 тел.8-000-000-00-00

Цель:                       специалист по маркетингу, экономист по труду Образование:                               2009    г.   1У   курс   Шахтинский   институт(ф) Южно-

Российского технического университета (НПИ), ква- лификация «экономист-менеджер»;

2007 г. – курсы – «1С-Предприятие»; 2006 г. –  художественная школа;

2005 г. – средняя школа № 00 – золотая медаль.

Опыт работы:        участвовала в научных конференциях. Тематика – кад- ры, производительность труда. С удовольствием

приобрету опыт работы в вашей фирме.

Дополнительная опытный пользователь программ-Word, Exhlorer, Interинформация net, знание оргтехники-факс, ксерокс, принтер, ска- нер.

Английский язык (со словарем), занимаюсь программой

«Ешко».

Чтение книг – фантастика, рисую природу, фитнес.

Личные               способна  самостоятельно выдвигать идеи, осуществлять качества:                           их, быстро приспосабливаюсь к меняющимся условиям, веду организованный образ жизни.

Не замужем. Детей нет. Наличие автомобиля.

Рекомендации:      Куратор группы, декан ГЭФ.

Личная подпись

Контактный телефон 0-000-000-00-00

Электронная почта

Рис. 6.14.  Пример оформления резюме

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Ф.И.О.полностью

Автобиографии пишется полностью, разборчиво аккуратно в про- извольной форме с обязательным указанием сведений:

фамилия, имя, отчество (если изменял, указать прежние); дата и место рождения, когда, где и в каких учебных заведениях учился, специ- альность по образованию;

трудовая деятельность (период работы, место работы, должно- сти); отношение к воинской обязанности, служба в Вооруженных Силах (если не служил, указать причины), когда и в качестве кого проходил службу, воинское звание при увольнении в запас;

семейное положение: фамилия, имя, отчество (если изменял, ука- зать прежние), год и место рождение жены (мужа), место работы и жи- тельства

близкие родственники: родители (в т.ч. отчим, мачеха, усынови- тели), родные братья, сестры поступающего и его жены (мужа) с указа- нием фамилии, имени, отчества, даты и места рождения, мест учебы, ра- боты, службы, и жительства;

был ли за границей: где, когда, с какой целью;

привлекался ли сам, его жена (муж) или кто-нибудь из близких родственников к уголовной ответственности (когда, за что, мера наказа- ния);

место постоянного жительства поступающего на работу.

00.00.0000                                                                          личная подпись

Рис. 6.15.  Макет  формы и содержание автобиографии

ХАРАКТЕРИСТИКА

на (указывается должность лица, которому выдается характери- стика; наименование организации; имя, отчество, фамилия, образова- ние,          должность, стаж работы на этом предприятии.

Текст характеристики излагается в форме  третьего лица. В тексте характеристики следует выделять логически свя-

занные между собой составные части:

Первая часть – анкетные данные, следующие за названием документа, где указываются имя, отчество, фамилию, должность, ученую степень и звание (если оно имеется), год рождения, обра- зование.

Вторая часть – данные о трудовой деятельности (специаль- ность, продолжительность работы на данном предприятии или организации, сведения о продвижении по службе, уровень про- фессионального мастерства  и т.д.).

Третья часть – собственно характеристика, то есть оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в жизни коллектива, поведе- ние в быту, отношение к коллегам по работе. Здесь указывают наличие у работника государственных наград и других служеб- ных поощрений.

Четвертая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Выдают характеристику работнику на руки или, с его согла- сия, пересылают в организацию, которая запросила ее.

Руководитель организации л/подпись                         И.О.Фамалия

М.П.

Исполнитель, дата

Рис. 6.16.  Макет формы и содержания характеристики работника

Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А

на    КИРИСОВУ НАТАЛЬЮ ВЛАДИМИРОВНУ,

1972 года рождения, образование высшее экономическое.

Работает в ОАО «Актавиус» с 2002 г. менеджером  по рекламе

КИРИСОВА  НАТАЛЬЯ  ВЛАДИМИРОВНА  имеет высшее

образование по специальности «Экономика и управление на предприятии (добывающей промышленности, промышленности строительных материалов», что подтверждается государствен- ным дипломом, выданный ШИ(ф)ЮРГТУ(НПИ).

За время работы Кирисова Н.В. показала себя грамотным и квалифицированным специалистом. К выполнению служебных обязанностей относится ответственно и добросовестно: на первое место ставит интересы дела.

Дисциплинированна, способна выдвигать самостоятельные идеи и осуществлять их. Целенаправленна. Оценивает чужие предложения независимо от личных симпатий. Постоянно повы- шает свой профессиональный уровень. В 2009 году закончила курсы повышения квалификации в Ростовской академии государ- ственной службы. Выступила с рационализаторским предложе- ниями по повышению экономической эффективности работы предприятия – внедрение системы Lein (бережливое производст- во).

В коллективе коммуникабельна, проявляет задатки лидерст- ва. В общении открыта, . Реализация внутреннего потенциала. Испытывает чувство глубокого удовлетворения, когда находит правильное решение. Вместе с тем, ей недостает оперативности на изменение обстановки. Вредных привычек не имеет.

Замужем,  имеет дочь.

Представляется перспективным специалистом с возможным дальнейшим  карьерным ростом.

Директор                                          л/подпись                      И.О.Фамилия М.П.

Рис. 6.17.  Пример оформление характеристики

АНКЕТА

1. Фамилия                                                                                             фото Имя                                                                                                               Отчество                                                                                                                      

10.   Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, ра- боту по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.)

11.   Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры)

12.    Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно прожи- вающие за границей (укажите Ф.И.О., год рождения, степень родства, ме- стожительство, с какого времени они проживают за границей?                                                           

13.Отношение      к      воинской      обязанности      и      воинское      зва-

ние                                                                                                                   14.Домашний адрес и номер телефона                                                            

15.Паспорт или документ, его заменяющий

16.     Дополнительные  сведения  (государственные  награды,  участие  в вы-

борных представительных органах, а также другая информация, которую оформляемый                желает                сообщить                о                се- бе)                                                                                                                        

Дата заполнения                              п/подпись                                   И.О.Ф.

Рис. 6.18.  Пример – анкета при трудоустройстве

ЗАО «ПРИБОЙ»

П Р И К А З

00.00.0000 г.  № 123-к

г.Новошахтинск

По личному составу

1.ПРИНЯТЬ:

16.1.           КНЯЗЕВА Ивана Сидоровича на работу с 19.02.2010 г. с месячным испытательным сроком в финансовый отдел экономистом, с окладом со- гласно штатному расписанию.

Основание: заявление Иванова И.И., трудовой договор от 00.00.0000 г. № 00.

С приказом ознакомлен(а)                                                                                                        

подпись работника                                                                                    дата

16.2. ПЕРЕПЕЛИЦУ Владимира Ивановича референтом с…..

2.   ПЕРЕВЕСТИ:

2.1.     КАРАПЕТЯН Сергея Викторовича, ведущего специалиста эко- номического отдела, с его согласия на должность начальника экономиче- ского отдела  00.00.0000 г., с окладом                                                       руб.

Основание: заявление Карапетян В.И. с визой руководителя

С                      приказом                      ознакомлена                                                                 

подпись работника                                                                                  дата

(С его согласия, по договоренности, в связи с производственной необходимостью, вре- менно).

3.ПРЕДОСТАВИТЬ:

3.1. АЗИМОВОЙ Елене Алексеевне, экономисту финансового отдела учебный отпуск на 20 календарных дней с …по… для сдачи экзаменов в университете.

Основание: заявление Азимивой Е.А., справка-вызов университета.

С приказом ознакомлен(а)                                                                                                      

подпись работника                                                                              дата

4.   УВОЛИТЬ:

4.1 СМИРНОВУ Людмилу Титовну, доцента кафедры «Экономика и право» с 00.00.0000 г. в связи с расторжением трудового договора по ини- циативе работника, ст.80 ТК РФ.

Основание: заявление Смирновой Л.Т..

С приказом ознакомлен(а)                                                                           _                      

Директор

подпись работника                                                                                  дата

Рис. 6.19. Пример оформление приказа по личному составу

Тест «Характеристика (рекомендательное письмо)»

Данный тест предназначен для оценки и самооценки дело- вых и личных качеств специалиста при составлении характери- стики или рекомендательного письма, а самое главное – это при- обретение навыков …

Инструкция: студент оценивает применительно к себе или к характеризуемому работнику каждое высказывание в баллах в диапазоне от 0 до 10. При заполнении необходимо использовать определения наиболее сильно выраженных качеств.

Т Е С Т

1.  Отношение к курению (курите — не курите)                                           

2.  Ограничения по режиму работы, связанные с детьми                              

3.  Владение иностранными языками, причем по каждому иностранному языку следует указать степень владения письменной и устной речью на этом языке: на уровне носителя языка, свободно, на бытовом уровне, со словрем                      

4.  Наличие водительских прав с указанием категории и личного автомо- биля     

5.  Ограничения по выезду в командировки за рубеж и по России с указа- нием возможной длительности нахождения в командировке (до одного года, до одного месяца, до одной недели)                                                                       

6.   Владение оргтехникой и программными средствами, включая теле-

факсы, ксероксы, модемы, компьютеры (уровень владения компьюте- ром -пользователь, оператор, программист). По программным средствам обычно следует перечислить знакомые вам операционные системы, электронные таблицы, базы данных, графические и текстовые редакторы, системы бухгалтерского учета и т. п.                                                                                                                  

7.  Владение машинописью - отдельно на кириллице (русский язык) и на ла- тинском шрифте с указанием скорости печати на каждом языке                           

8.   При описании трудового пути требуется указывать в обратном хроно- логическом порядке (т.е. первым в списке должно идти самое последнее место работы, под ним — предыдущее и т. д.) время начала и окончания работы на предприятии, наименование предприятия и подразделения, в котором вы работали, занимаемую должность, краткий перечень вы- полняемых функций и полученные при этом навыки, количество чело- век в подчинении                                           

9.  Предлагается указать те факторы привлекательности, которые являют- ся для вас решающими при выборе рабочего места, для чего следует ука- зать ранг значимости факторов (от 1 - самый важный фактор для вас до 8 - самый малосущественный фактор), например, в такой таблице:

10.  Дополнительная информация, связанная с оценкой причин своего недовольства последним местом работы, с самооценкой, например, такая:

11. Какую литературу (периодические издания) вы читаете для повы- шения своего профессионального уровня:

12. Предлагается указать, на какие вакансии вы претендуете, на какое жалование рассчитываете (как оцениваете свой труд), на какой ми- нимальный оклад вы согласны                                                                        

Стоит обратить особое внимание на заполнение данных, отражающих факторы привлекательности нового места работы, самооценки, претензий по оплате труда, причин увольнения с пре- дыдущего места работы. Во-первых, указанные сведения могут быть проверены с помощью людей, работавших с вами на прежних местах работы (обычно работодатель просит дать возможность связаться с такими экспертами, и вы должны быть готовы   точно

назвать некоторых бывших сослуживцев и руководителей и их ад- реса и телефоны). Во-вторых, заполняя эти разделы анкеты, вы должны спрогнозировать, какое впечатление ваши ответы произве- дут на того или иного работодателя.

Ниже представлена классификация черт характера, которые спо- собны помочь любому человеку «найти себя».

Психологические черты: Настойчив (способен к разумному риску).

Терпелив (готов к однообразной и трудной работе).

Инициативен (способен самостоятельно выдвигать идеи и осуществлять их).

Целенаправлен (не увлекаюсь нереальными предложениями, умею видеть себя глазами других).

Адаптивен (быстро приспосабливаюсь к меняющимся условиям).

Владею собой (умею сдерживаться в сложной эмоциональной обстановке и настраиваться на любую работу).

Надежен (внутренне настроен на выполнение обещанного).

Этнические   характеристики:

Принципиален в конфликтных ситуациях. Требователен прежде всего к себе.

Самокритичен.

Не пользуюсь сплетнями для оценок других людей.

Оцениваю чужие предложения независимо от личных симпатий. Вовремя отказываюсь от своих неверных решений.

Составляя мнение о людях, отделяю случайное от главного. Не вспоминаю старое, если человек исправил ошибку.

Бдителен, когда слышу лесть.

Отношение к работе:

Если надо, готов работать сверхурочно. Неудачи в работе воспринимаю как личные.

Поддерживаю любые начинания, способствующие успеху. Не бросаю работу, пока не закончу.

Не гоняюсь за количеством в ущерб качеству. На первое место ставлю интересы дела.

Умею работать, даже если это скучно. Не люблю бездельничать.

Делаю больше, чем требуется. Умею принимать решения.

Важные решения обсуждаю с коллективом. Ответственность за выполнение беру на себя. Решения принимаю быстро и смело.

Качества мышления:

Проблемное (способен заранее обнаруживать трудности и нахо- дить пути их преодоления).

Системное (умею учитывать все, что влияет на результат). Опережающее (предвижу последствия принимаемых решений). Профессиональное (активно применяю специальные знания).

Гибкое (способен использовать предложения, противоположные

собственным).

Аналитичное (умею отличать мнение от фактов).

Безынерционное (опыт и знания не мешают мне принимать ори

гинальные решения).

Оперативное (быстро реагирую на изменение обстановки).

Методичное (умею последовательно, не отклоняясь от цели, ос- мысливать ситуацию).

На основе такого набора определений может быть со- ставлена подробная и достаточно оригинальная психодиагно- стическая характеристика. Например, «Ведущий специалист Ирина Николаевна НОВИКОВА. способна мыслить профессио- нально, готова к однообразной и трудной работе; умеет учитывать все факторы, предвидеть последствия принимаемых решений. Инициативна, накопленные опыт и знания не мешают ей прини- мать оригинальные решения.

Вместе с тем ей недостает способности быстро реаги- ровать на изменение обстановки. Существует склонность ув- лекаться нереальными предложениями; в критических си- туациях бывает, не решительна…

Контрольные вопросы

1.   Каково значение кадровой документации?

2.       Назовите   особенности   классификации    документов   по трудовым правоотношениям.

3.   Какие существуют требования при оформлении докумен- тов по л/с?

4.   Что такое резюме, его структура?

5.   Назовите особенности резюме.

6.   Какие виды отправки резюме вы знаете?

7.    Что такое собеседование? Назовите основные требования к проведению собеседования.

8.     Заявления. Их виды. Порядок оформления заявления о приеме на работу.

9.   Назовите особенности оформления других видов заявления.

10.   Автобиография. Особенности ее оформления.

11.   Назначение и виды характеристики, ее структура.