Методические указания по выполнению лабораторных работ ЕН.02 "Информатика"

Лабораторная работа «Создание кнопочных форм. Конструирование отчетов» Цель работы. Получить практику по созданию таблиц; получить представление о создании оболочек для баз данных Краткие теоретические сведения После создания реальной базы данных, грамотно пользоваться ею может только создатель. Поэтому для ее эксплуатации рядовым пользователем необходимо создать оболочку управления с понятным интерфейсом (интерфейс – средства взаимодействия). Для этой цели подходят, так называемые, кнопочные формы. Идея в том,   чтобы   установить   связь   между   определенным   событием   и   щелчком   мыши   по   графическому изображению   кнопки.   Однако,   не   все   события   можно   вызвать   с   использованием   кнопочных   форм реализованных   в   СУБД   Access.   Поэтому,   для   обхода   этого   препятствия,   мы   воспользуемся   созданием макросов. Макрос является программой, содержащей макрокоманды т.е. вызов определенных действий с заданными параметрами. Запуск макроса можно выполнить из кнопочной формы. ЗАДАНИЕ 1.  1. Создайте базу данных – Адресная книга 2. Создайте таблицу – Адресат с полями: код_адресата, ФИО, пол (размер поля:1), страна, город,  телефон (Тип данных: числовой; размер поля: Длинное целое; Маска ввода: 000­00­00),  e­mail,  адрес, примечание. 3. Создайте форму для заполнения данной таблицы 4. Создайте запрос – поиск по фамилии, содержащий все поля данной таблицы, за исключением поля  код_адресата Задайте в этом запросе условие отбора по вводимой фамилии: на пересечении столбца ФИО и  строки Условие отбора набрать: [Введите ФИО] ЗАДАНИЕ 2. Создание кнопочной формы 1. В меню СервисСлужебные программы выберите команду Диспетчер кнопочных форм 2. Подтвердите ее создание (на экране появилось диалоговое окно, в котором высветилось название  кнопочной формы, данное ей по умолчанию). 3. Для изменения данной кнопочной формы щелкните по кнопке Изменить 4. В следующем диалоговом окне, в верхнем поле, замените название кнопочной формы на название базы  данных (у вас есть кнопочная форма, но нет кнопок) 5. Щелкните по кнопке Создать 6. В  появившемся окне (изменение элемента кнопочной формы), выберите, используя кнопки выпадающего  списка:  Команда: Открыть форму для изменения;  Форму, которую следует открывать (она у вас единственная);  задайте в поле Текст имя создаваемой кнопки: Редактирование адресной книги. 7. Закройте окна кнопочной формы. 8. Перейдите на вкладку Формы. 9. Откройте кнопочную форму. 10. Убедитесь, что созданная вами кнопка работает. 11. Закройте кнопочную форму. ЗАДАНИЕ 3. Создание макроса открывающего запрос 1. Перейдите на вкладку Макросы 2. Выполните команду Создать 3. В появившемся диалоговом окне, в поле Макрокоманда, используя кнопку вызова списка, выберите  команду ОткрытьЗапрос 4. В поле Аргументы макрокоманды выберите Имя открываемого запроса: поиск по фамилии, его  Режим: таблица, и Режим данных: Только чтение. 5. Закройте макрос, сохранив его под именем Вызов. ЗАДАНИЕ 4. Создание кнопочной команды, запускающей макрос 1. Выполните команду меню СервисСлужебные программыДиспетчер кнопочных форм. 2. В появившемся диалоговом окне, нажмите кнопку Изменить. 3. В следующем окне выполните команду Создать 4. Выполните настройки аналогично пунктам ЗАДАНИЯ 2 (имя создаваемой кнопки: Поиск по ФИО) 5. Добавьте кнопку Выход из Приложения ЗАДАНИЕ 5. Изменение параметров запуска Теперь наша задача сделать недоступной, при открытии файла, окно базы данных, обеспечив, при этом, автоматический запуск кнопочной формы. Для этого необходимо проделать следующие действия: 1. Выполнить команду Параметры запуска из меню Сервис 2. В появившемся диалоговом окне, убрать флажок напротив Окно базы данных. 3. В Вывод формы/страницы выставить кнопочную форму. Краткие теоретические сведения Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов. Основные виды отчетов: одноколонный (простой) отчет;   многоколонный отчет;       табличный отчет; отчет с группировкой данных и подведением итогов; отчет по связанным таблицам; связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет); отчет слиянием с документом Word (составной документ); перекрестный отчет. Основные разделы отчета:        заголовок отчета (начало отчета); верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы); область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы); область данных (основная часть отчета); область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой  группы); нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы); область примечаний (печатается в конце отчета). В режиме конструктора доступны кнопки панели инструментов и пункты меню Вид:   Сортировка и группировка;  Список полей;   Свойства. Окно сортировки и группировки позволяет определить условия сортировки и группировки данных в  отчете. В ячейках левой половины окна указываются поля, по которым выполняется сортировка, и порядок  сортировки. Ячейки правой половины окна позволяют задать порядок сортировки и условия группировки.  Допускается выполнение сортировки записей без их группировки; однако, условия группировки можно  задать только для сортируемых полей или выражений. Столбец Поле/выражение. В ячейках столбца выбирают поле, по которому проводится сортировка, или  вводят выражение. При сортировке по нескольким полям следует расположить поля сверху вниз в порядке  проведения сортировки. Столбец Порядок сортировки. В ячейках выбирают порядок сортировки По возрастанию или По  убыванию для поля или выражения в этой строке. Свойства группы. В ячейках задаются параметры группировки для выбранного поля или выражения. В  поле в правом нижнем углу окна выводится описание выбранного столбца или параметра группировки. Для просмотра запроса, на котором основан отчет или форма, достаточно выбрать свойство Источник  записей и включить кнопку построителя выражений. Для построения многоколонного отчета выполнить в режиме Конструктор:  команду ФАЙЛНастройка печати;   нажать кнопку Дополнительно; в поле ввода По горизонтали указать количество элементов (колонок) ЗАДАНИЕ 6.  Создать табличный отчет, используя запрос на выборку, подготовленный в задании 11 лабораторной  работы «Создание запросов на выборку», в котором был создан запрос, не выводящий страны с православием и их столицы. Отчет должен включать следующие столбцы:  Название страны;  Название столицы;  1. Откройте БД Европа.mdb 2. Перейдите на вкладку Отчеты. 3. Щелкните по кнопке Создать и выберите режим Мастер отчетов. 4. В поле со списком Таблицы и запросы выберите запрос – источник Запрос 2. 5. Используя клавишу  « >> »,  перенесите все поля данной таблицы из окна  Доступные поля  в окно Выбранные поля и перейдите к следующему диалоговому окну. 6. Добавьте уровень группировки по названию страны и перейдите к следующему диалоговому окну 7. Со следующим диалоговым окном просто ознакомьтесь 8. Выберите макет блок и перейдите к следующему диалоговому окну 9. Выберите стиль строгий и перейдите к следующему диалоговому окну 10. В нем установите флажок  напротив опции в один столбец и перейдите к следующему диалоговому окну. 11. Выберите в нем оформление и перейдите к следующему диалоговому окну. 12. В последнем окне задайте имя отчета Отчет табличный и нажмите на кнопку Готово.