Накази з особового складу

Накази з особового складу

Значну підгрупу документації з особового складу являють собою накази. Наказами по особовому складу оформлюють прийняття, пере- міщення, переведення, звільнення працівника, а також надання відпу- стки, оголошення заохочень і стягнень (додатки АГ, АД).

Оформлення таких наказів має свої особливості, а саме:

·        до номерів наказів приєднують індекси “К” (кадри), “ВК” (відділ кадрів), “ОС” (особовий склад);

·        індекси допомагають відокремити накази цього типу від нака- зів із загальних питань підприємства.

Найчастіше констатуючої частини такі накази не мають, а пункти розпорядчої (якщо їх декілька) розміщують у певній послідовності окремими параграфами:

·        прийняття на роботу;

·        переведення;

·        надання відпустки;

·        звільнення;

·        зміна прізвища;

·        направлення у відрядження.

Накази про заохочення та стягнення оформлюють окремо.

Кожен параграф наказу починається дієсловом у невизначеній формі:  ПРИЗНАЧИТИ,  ЗАРАХУВАТИ,  ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ,

ВІДРЯДИТИ, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ, а потім зазначається прізвище, ім’я та по батькові.

Якщо в параграфі вказується декілька осіб, то їх прізвища мають розміщуватися в алфавітному порядку.

У кінці наказу вказується, що стало приводом для його складання – на підставі заяви, згідно з направленням, відповідно до статті КЗпП.

Наказ вступає в силу з моменту підписання. Однак окремі параг- рафи наказу можуть мати свої терміни. Наприклад, призначення пра- цівника на посаду може бути проведено з 1 вересня, тоді як наказ під- писано 28 серпня.

У наказах про зарахування на роботу необхідно вказувати, на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформлюється на роботу, вид роботи (постійна, з іспитовим строком, зі стажуванням, тимчасово – на визначений строк, за сумісництвом тощо), особливі умо- ви роботи (з матеріальною відповідальністю, зі скороченим днем та ін.)

При переведенні на іншу роботу в тексті позначають вид, мотив  та строк переведення. В усіх випадках тимчасового переведення вка- зують його тривалість.

У наказах про надання відпустки слід позначати її вид (основна додаткова, навчальна, без збереження заробітної плати), загальну кі- лькість робочих днів, дату виходу у відпустку та повернення з неї, за який період надається відпустка.

При звільненні працівників обов’язково вказують дату та мотив звільнення. Мотив повинен викладатись коротко в повній відповідно- сті з чинним законодавством.

Накази з особового складу оформлюються аналогічно наказам про основну діяльність. Особливу увагу при цьому приділяють візуванню. Накази з особового складу оголошуються працівникам під розписку.

Відповідно до законодавства від робітників та службовців, які порушили трудову дисципліну, слід обов’язково вимагати письмового пояснення і тільки тоді приймати відповідні заходи.

Інший порядок складання наказів про заохочення сумлінних пра- цівників. У тексті наказу вказують підстави та види заохочень,  на честь якоїсь події. Накази про заохочення проголошуються в урочис- тій обстановці та заносяться до трудової книжки.