Напрями використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами

Напрями використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами

Впроваджуючи нові технології роботи з документами, не- обхідно зважати на такі моменти:

·      доцільність застосування тих чи інших технічних за- собів;

·      можливість придбання технічних засобів у певні стро- ки;

·      наявність придатних приміщень;

·      можливість підготовки чи залучення спеціалістів для обслуговування техніки, її ремонту.

При цьому бажано забезпечити:

·      розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних форм документів;

·      приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і доставку їх виконавцям;

·      організацію, облік і аналіз документообігу;

·      контроль за виконанням документів;

·      стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і розмноження документів;

·      оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

·      формування справ канцелярії та передачу їх у встанов- лені строки до архіву установи;

·      зберігання та забезпечення умов використання доку- ментів у процесі діловодства;

·      організаційне і методичне керівництво, контроль за ро- ботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах;

·      складання зведених номенклатур та опису справ уста- нови, нагляд за правильним формуванням справ у структурних підрозділах;

·      підвищення кваліфікації співробітників установи і підвідомчої системи з питань документального забезпе- чення;

·      вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів.

Вирiшення завдань документального забезпечення уп- равлiння органiзацiєю на сучасному етапi передбачає застосу- вання АРМ рiзних категорiй фахiвцiв та керiвникiв, а також допомiжного персоналу на базi використання ПЕОМ та їх ло- кальних i глобальних ( або регiональних ) мереж.

Використання комп’ютерної технiки у дiловодствi перед- бачає певні положення:

1.    Саме документування, тобто складання, редагування, друкування, тиражування i розповсюдження (адресацiю) до- кументiв. Сюди ж як сервiснi функцiї вiдносяться автоматизо- ваний переклад з мови на мову (або на декiлька iноземних мов), перевiрка орфографiї, використання тлумачних слов- никiв та словникiв синонiмiв, використання довiдкової iнфор- мацiї з вiдповiдних файлiв бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрiв документiв з довiдникiв), застосування шаблонiв форм документiв (листiв, факсiв то- що), створення шаблону загального бланка документа.

2.  Органiзацiю роботи з документами, а саме: використан- ня систем управлiння документами, збереження їх у базi да- них, створення архiвiв, пiдготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто обмiном файлами в локальнiй мережi ПЕОМ; органiзацiю пiдшивки документiв (тобто комплектування документiв однiєї тематики, форми чи дати, або за iншими ознаками), органiзацiю спiльного доступу до документiв у локальнiй комп’ютернiй мережi, розмежуван- ня доступу користувачiв до документiв (санкцiонування, об- меження паролями та iдентифiкацiйними кодами користу- вачiв), пiдтримку зв’язку мiж документами за допомогою по- силань.