Індексація вхідних документів

Індексація вхідних документів

Реєстрації підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

Реєстрація вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхід- ної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною групою корес- пондентів.

Індекс вхідного документа при його реєстрації в канцелярії скла- дається з двох груп арабських цифр, які проставляються через косу

риску. Перша група цифр містить індекс кореспондента, якому надси- лається документ для розгляду; друга група – порядковий номер ре- єстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ за- реєстровано з індексом 6-02/293, де 6 – номер кореспондента згідно з Переліком кореспондентів;

02 – присвоєний індекс для першого заступника керівника;

293 – порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документів з початку року.

Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, особи з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстраційними індексами першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу риску.

Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу. Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в    кан-

целярії:

1.  Вітальні листи, телеграми.

2.  Запрошення (крім урядових та закордонних).

3.  Повідомлення про конференції, семінари, наради та програми до них.

4.  Листи, що надійшли до відома (копії).

5.  Інформація, надіслана до відома.

6.  Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і відпустки.

7.  Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

8.  Навчальні плани і програми.

9.  Рекламні повідомлення, плакати тощо.

10.  Прейскуранти цін.

11.  Норми витрат матеріалів.

12.  Наукові звіти.

13.  Бухгалтерські документи; форми статистичної звітності тощо.

14.  Кореспонденція з поміткою “особисто”, а також адресована гро- мадським організаціям.

Перелічені документи підлягають обліку у відповідних структур- них підрозділах.

У багатьох організаціях операції з приймання і первинної оброб- ки документів проводяться централізовано експедицією (у великих організаціях) або секретарем. Послідовність проходження вхідної до- кументації показана на схемі (рис. 1).

Рисунок 1 – Схема проходження вхідної документації