Нормативно-методичне забезпечення діловодства в організації

 Нормативно-методичне забезпечення діловодства в організації

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документу- вання та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, об- роблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням. Забезпечення раціональної постановки діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу з діло- водства. Організація праці персоналу служби діловодства установи пе-

редбачає (стаття 8 проекту Закону України “Про діловодство”):

1)     оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

2)     чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

3)     правильне визначення кількісного складу працівників та під- вищення їх кваліфікації;

4)     розробку і впровадження інструкції з діловодства та номенк- латури справ суб’єкта діловодства (суб’єкт діловодства – ор- ган державної влади, орган місцевого самоврядування, підп- риємство, установа);

5)     здійснення документообігу, формування, зберігання та пере- давання справ до архівного підрозділу суб’єкта діловодства, вилучення документів і справ для знищення;

6)     впровадження та контроль за дотриманням структурними під- розділами суб’єкта діловодства уніфікованих форм організа- ційно-розпорядчих документів;

7)     внесення пропозицій керівництву суб’єкта діловодства щодо впровадження форм організаційно-розпорядчих документів суб’єкта діловодства;

8)     участь у розробленні, впровадженні та використанні автома- тизованої системи діловодства в суб’єкті діловодства;

9)     аналіз інформації про документообіг в суб’єкті діловодства, необхідної для прийняття управлінських рішень;

10)   забезпечення збереженості документаційного фонду суб’єкта діловодства;

11)   нормативно-методичне забезпечення діловодства. Нормативно-методичне забезпечення діловодства охоплює:

·        законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

·        укази та розпорядження Президента України, постанови та ро- зпорядження Уряду України, які регламентують питання до- кументаційного забезпечення управління в Україні;

·        правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

·        правові акти нормативного та інструктивного характеру;

·        методичні документи з діловодства закладів, організацій, під- приємств;

·        державні стандарти на документацію;

·        уніфіковані системи документів;

·        класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації. Методичні документи регламентують:

·        технологію створення, обробки, зберігання, використання до- кументів в організації;

·        роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, техні- чне забезпечення тощо.

На сьогодні основними чинними нормативно-правовими актами, що встановлюють загальні правила документування управлінської ін- формації та регламентують порядок роботи зі службовими докумен- тами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу, є: закони України “Про діловодст- во”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про електронний документообіг”, Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автоно- мної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Ти- пової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних ор- ганах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих  органах  виконавчої  влади”  від  30  листопада  2011     року

№ 1242 визначає порядок ведення загального діловодства, її положен- ня поширюються на всю службову документацію, у тому числі ство- рювану за допомогою комп’ютерної техніки.

Типова інструкція є важливим нормативно-правовим актом, що:

·        регламентує організацію діловодства;

·        встановлює загальні положення організації діловодства;

·        встановлює вимоги до документування управлінської інфор- мації та організації роботи з документами в установах незале- жно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міс- титься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням

Типова інструкція має такі розділи:

1.  Загальні положення.

2.  Документування управлінської інформації.

3.  Організація документообігу та виконання документів.

4.  Систематизація та зберігання документів у діловодстві.

5.  Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання.

6.  Правова основа кадрового діловодства формується низкою за- конодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого – Кодексом законів про працю України. Безпосе- редні стосунки до кадрового діловодства мають закони Украї- ни: “Про державну службу” від 16.12.1993, “Про оплату праці” від 24.03.1995, “Про відпустки” від 15.11.1996, “Про охорону праці” від 14.10.1992, “Про інформацію” від 02.10.1992 тощо. Так, наприклад, у Законі України “Про інформацію” (ст. 21–23) визначаються правові норми інформації державних органів   та

органів місцевого самоврядування, норми правової інформації та інформації про особу.

Часті зміни в законодавстві, що регулює перебіг різних соціаль- них перетворень, відображаються в кадровому діловодстві і формують різнорівневість правового поля кадрової служби – від Кодексу законів про працю до правил внутрішнього трудового розпорядку в кожній організації.

Основним документом щоденного використання вважається по- ложення про підрозділ – про кадрову службу чи про службу управлін- ня персоналом. Основу цього документа становить Типове положення про кадрову службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України від 02.06.1996 № 912. Типове положення про кадрову службу складається з п’яти розділів. Перший розділ визначає статус  служби  та її підпорядкування; встановлює, якими документами вона керується і який існує порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи пра- цівників кадрової служби, а також обумовлює наявність у служби гер- бової печатки і штампів. Другий розділ формулює основні завдання служби, третій – основні функції, четвертий – права, п’ятий – відпові- дальність.