Інвентаризація каси та касових операцій

Інвентаризація каси та касових операцій

Згідно з Планом рахунків, затвердженим наказом Мінфіну від 20.12.99 р. №291, інформація про наявність і рух коштів у касі підприємства відображаються на рахунку 30 «Каса», що має такі субрахунки:

-   301 «Каса в національній валюті»;

-   302 «Каса в іноземній валюті».

Рахунки третього порядку «Операційна каса в іноземній валюті» відкриваються на підприємствах, де працюють операційні каси.

У касі підприємства для відображення грошових операцій за кожним видом іноземної валюти ведеться окрема касова книга, а в бухгалтерії ці операції відображаються в окремому з кожного виду валюти Журналі 1 і відомості до нього. У назві кожного журналу зазначається найменування іноземної валюти, для обліку якої заведено цей журнал.

Записи за рахунком субрахунків 301 «Каса в національній валюті»,  302

«Каса в іноземній валюті» рахунка 30 (прибуток коштів у касі підприємства), у кореспонденції з дебетом відповідних рахунків, наводяться в Журналі 1  (або іншому реєстрі, який веде підприємство). А у відомості до нього наводяться записи з дебетом субрахунків 301 та 302 (видача грошових коштів із каси) з розподілом сум за кредитом кореспондентських рахунків.

Інвентаризацію каси і касових операцій починається перш за все, з підрахунку фактичної наявності готівкових коштів, цінних паперів, бланків суворої звітності та інших цінностей, що зберігаються у касі підприємства.

Він полягає в простому перерахунку готівкових коштів, цінних паперів тощо, які є в касі підприємства на момент перевірки. Працівники каси не повинні знати часу проведення перевірки. Це робиться, щоб виключити випадки покриття нестачі грошей. Перед підрахунком грошей касир у присутності комісії заповнює касову книгу, виводить у ній розрахунковий залишок і складає касовий звіт за останній день роботи каси (з початку робочого дня і до моменту приходу членів комісії).

Звіт підписують підзвітний касир і головний бухгалтер підприємства. Після цього касир складає розписку, у якій зазначає, що всі прибуткові і витратні документи включені до звіту і на момент інвентаризації неврахованих грошей, цінних паперів, бланків суворого обліку та інших цінностей у касі немає.

Другим етапом в інвентаризації каси є перевірка своєчасності прибуткування готівкових коштів, що надходять у касу підприємства.

Відбувається перевірка чеків, за якими отримана готівка, ціль отримання готівка (це зафіксовано в чеку на отримання грошей), наявність на корінцях чеків підписів осіб, які мають право підпису таких документів, дата отримання готівки та інші реквізитів.

Дата, зазначена на корінці грошового чека, має відповідати даті  виписки банку, даті, яку касир проставляє на прибутковому касовому ордері, що  засвідчує  факт  прибуткування  отриманої  в  банку  суми  готівки  у касу

підприємства, й даті відповідної сторінки касової книги. Якщо підприємство здійснює реалізацію товарів за готівку, комісія перевіряє своєчасність і повноту оформлення прибуткових касових ордерів, наявність на таких ордерах дозвільного підпису головного бухгалтера.

На прибутковому касовому ордері перевіряють наявність відбитку круглої печатки підприємства на обох частинах. При складанні двох частин прибуткового касового ордера має бути повний рисунок печатки.

Оприбуткуванням готівки в касу підприємства вважається здійснення  ним обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цієї операції прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі.

Під час розрахунків готівкою підприємств  сфери  торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій. Оприбуткуванням є здійснення підприємством обліку готівки через реєстратори розрахункових операцій, зі складанням звітів у Книзі обліку розрахункових операцій та оформлення готівки прибутковим касовим ордером і відповідним записом у касовій книзі в день надходження коштів.

При роботі вищезазначених підприємств та їх підрозділів у вечірні години, святкові та вихідні дні одержана ними в ці години (дні) торгова виручка вважається оприбуткованою в їх каси, якщо вона проведена через реєстратори розрахункових операцій у день її фактичного надходження, але не пізніше наступного робочого дня здана до каси такого підприємства, з оформленням прибуткового касового ордера та відповідним записом у касовій книзі.

Особливу увагу, під час проведення інвентаризації каси, комісія приділяє дотриманню ліміту залишку готівки та правильності списання готівки.

Усю готівку понад установлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов’язані здавати у порядку і строки, встановлені установою банку  для  зарахування  її  на  рахунки.  Якщо  ліміт  залишку  готівки  в касі

підприємства взагалі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка має бути здана до банку.

Підприємства мають право зберігати в касі готівку для виплат, пов’язаних з оплатою праці, що здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів із дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних відомостях.

Комісія під час інвентаризації повинна перевірити, чи дотримуються касири встановленого ліміту. Поряд із цим комісія перевіряє відповідність використання грошових коштів цілям, які були зафіксовані у чеку на отримання готівки, та відповідність таких витрат чинному законодавству України.

Перевищення ліміту каси та недотримання порядку використання готівки є грубим порушенням касової дисципліни, тягне за собою штрафні санкції і не може замовчуватися під час інвентаризації, а особи, які допускають такі порушення, заносяться до акта інвентаризації з подальшими пропозиціями щодо міри покарання.

Дотриманням необхідної фінансової дисципліни, що підлягає перевірці під час інвентаризації, є видача готівки з каси підприємства особам, за умови звітування за раніше виданими підзвіт сумами.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка  на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих питань, то підзвітна особа, незалежно від строку відрядження, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна  подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих питань, та авансовий звіт про кошти, витрачені безпосередньо на відрядження.

При перевірці авансових звітів про використання одержаної під звіт готівки для вирішення господарських питань комісія приділяє особливу  увагу    дотриманню    встановлених    термінів    складання    та    подання  до

бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємства залишків невикористаної готівки, наявності оригіналів підтвердних документів, їх погашенню, цільовому витрачанню підзвітних сум тощо.

Сума платежу готівкою одного підприємства в розрахунках з іншим підприємством не може перевищувати 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплати, пов’язані з оплатою праці, за наявності податкової заборгованості, до підприємств застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

Особливу увагу потрібно приділяти обігу готівкової іноземної валюти. Законом України від 06.06.95 р. №217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» передбачені штрафи у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

Під час проведення інвентаризації каси, здійснюється перевірка своєчасності та повноти заповнення первинних документів, що фіксують рух коштів, цінних паперів та інших цінностей через касу, яка перевіряється.

Касові операції оформлюються документами і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності.

У період інвентаризації у касі можуть бути виявлені різні розписки на видачу грошей у тимчасове користування, не оформлені  належно довіреністю на отримання готівки з каси підприємства. В таких випадках виплачені суми,  розписки  та  неправильно  оформлені довіреності до  заліку

прийматися не повинні, а видані за такими документами суми визначаються нестачею.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності із громадянами мають проводитись з оформленням прибуткових та видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, акта закупівлі, актів виконаних робіт чи наданих послуг або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт, надання послуг.

Особливу увагу під час інвентаризації необхідно звернути на те, що всі надходження і видачі готівки мають бути занесені до касової книги (типова форма КО-4).

Прибуткові касові ордери й квитанції до них та видаткові касові документи бухгалтер повинен виписувати лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечують їх надійне зберігання протягом установлених термінів.

Бухгалтерія повинна зареєструвати прибуткові й видаткові касові ордери у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма КО-3).

Крім того, необхідно звернути увагу на наявність, правильність і своєчасність заповнення Книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типова форма КО-5), Журналу реєстрації посвідчень на відрядження й дотримання граничних термінів відрядження.

Готівка за прибутковими та її видача за видатковими касовими ордерами може прийматися тільки в день їх складання.

Виправлення помилок у прибуткових та видаткових касових документах забороняється.

Необхідно простежити за:

-   наявністю на прибуткових касових ордерах та видаткових документах усіх реквізитів, дозвільних підписів, підписів касира та осіб, які отримують

кошти, наявність на доданих до них документа штампа або напису касира

«оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік);

-      наявністю у платіжних відомостях на виплату зарплати, пенсій, стипендій проти прізвищ фізичних осіб, яким не здійснено виплату належної суми, штампів або написів: «Депоновано»;

-   наявністю реєстрів депонованих сум;

-     наявність видаткових касових ордерів на фактично видані суми за платіжними відомостями.

Виправлення у касовій книзі не допускаються. Всі касові документи повинні бути укомплектовані в хронологічному порядку, пронумеровані й переплетені в окремі папки.

Останнім етапом інвентаризації каси є складання акта інвентаризації каси, фактична наявність коштів та інших цінностей у касі порівнюються з даними бухгалтерського обліку. Потрібно звернути увагу на те, що фактичний залишок готівки в касі на кінець дня повинен завжди відповідати розрахунковому залишку касової книги, а на кінець місяця, кварталу, року – ще й залишку, показаному в Журналі 1 або іншому реєстрі, який веде підприємство за рахунком 30 “Каса”.

Один примірник акта передається  до  бухгалтерії  підприємства,  другий – залишається у матеріально відповідальної особи. В акті наводиться фактична наявність коштів, поштових марок, розрахункових чекових книжок та інших грошових документів, цінних паперів – установлених під час інвентаризації та тих, що рахуються в обліку. Іноземна валюта записується  до акта за курсом НБУ, який діє на день інвентаризації.