Облік особового складу

 Облік особового складу

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяль- ності співробітників, називається документацією з особового складу (кадри персоналу).

До таких документів належать:

·       трудові контракти (договори), які укладає підприємство з робі- тником;

·       трудові книжки;

·       накази по особовому складу (про приймання, звільнення, пере- ведення співробітника);

·       особові картки форми Т2;

·       особові справи.

Документація з особового складу – найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлен- ня, ведення і забезпечення збереженості протягом тривалого періоду.

У процесі роботи з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події та об- ставини трудової діяльності й особистого життя) громадян (Закон України “Про інформацію...”) відносять до категорії конфіденційної інформації.

Облік особового складу підприємства покладено на службу пер- соналу (iнспектора з кадрiв). Вiдповiдно до покладених на вiддiл пер- соналу функцiй вiн повинен забезпечити систематичне одержання та- кої iнформацiї:

·       про чисельнiсть працюючих на пiдприємствi, у вiддiлах та iнших пiдроздiлах;

·       про склад працiвникiв за категорiями, професiями, квалiфiка- цiєю, освiтою, стажем роботи, статтю, вiком, нацiональністю  та iншими ознаками;

·       про змiни чисельностi i складу працiвникiв у цiлому по пiдприємству та його структурних пiдроздiлах i про причини змiн.

Для одержання такої iнформацiї потрiбно мати такі документи:

·       накази  (розпорядження)  про  приймання,  звiльнення  i   пе- ремiщення на iншу роботу;

·       записи про надання вiдпусток.

На основi цiєї iнформацiї роблять вiдповiднi записи в облiкових документах (особових картках, трудових книжках).

Особова картка – це затверджена форма облiкового документа, яку заповнює спецiалiст служби персоналу на підставі опитування особи, яку приймають на роботу (постiйну, тимчасову або сезонну), i таких документiв: паспорта, трудової книжки, диплома, посвiдчення, прав на управлiння транспортними засобами тощо.

Облiкова особова картка за формою Т2 ведеться на всiх працiвникiв, яких приймають на постiйну або сезонну роботу. Крiм цього, на спецiалiстiв з вищою освiтою заповнюють облiкову картку  за формою 206, а на спецiалiстiв iз середньою спецiальною освiтою – за формою 210.

На наукових працiвникiв заповнюють картку за формою Т4. За- повнену картку пiдписує особа, яку приймають на роботу, i завiряє керiвник служби персоналу.

Облiковi картки за названими формами ведуться на великих тор- говельних пiдприємствах, де працює велика кiлькiсть спецiалiстiв. Вони полегшують пошук, облiк i звiтнiсть, оперативний контроль за їх перемiщенням та службовим використанням.

Особовi картки працiвникiв комплектуються за структурними пiдроздiлами пiдприємства, за прiзвищами в алфавiтному порядку. Iз особових карток створюється картотека особового складу всiх працiвникiв пiдприємства.

Пiсля звiльнення працiвника його особова картка зберiгається у службi персоналу пiдприємства протягом двох рокiв, а потiм переда- ється в архiв пiдприємства для зберігання протягом 75 рокiв.