Общая характеристика организационных документов. Основные виды организационных документов

Общая характеристика организационных документов. Основные виды организационных документов.

 

 

Организационные документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности специалистов предприятия (например: устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.).

Организационные документы обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов.

Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

 

Устав  предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности (например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав организации и т.п.) (см. приложение к уроку 1 – образец формуляра устава предприятия).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов РФ), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою деятельность.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I части Гражданского кодекса РФ.

Реквизиты формуляра устава:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

Основные разделы текста устава:

1. общие положения;

2. основные функции предприятия;

3. права и обязанности;

4. руководство;

5. взаимоотношения и связи;

6. производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность;

7. имущества и средства;

8. контроль, проверка и ревизия;

9. реорганизация или ликвидация;

10. порядок образования имущества;

11. порядок распределения прибыли;

12. порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности;

13. органы управления.

Устав служит основой для разработки положения.

 

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например, Общее положение о министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение комиссии) (см. приложение к уроку 2 – образец формуляра положения о службе доставки и реализации товара).

Положения бывают общими, типовыми и конкретными (индивидуальными).

Общие положения разрабатываются для однородных организация.

Типовые положения действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются вышестоящими органами управления.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица. Утверждаются руководителями организаций и предприятий.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и др.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение и разработчик.

Проект согласовывается с юридическим отделом.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Реквизиты формуляра положения:

1. наименование ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. структура;

4. функции;

5. права и обязанности;

6. ответственность;

7. руководство;

8. контроль, проверка и ревизия деятельности;

9. реорганизация и ликвидация.

 

Правила – документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в каждой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

Правила подразделяются на:

Общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности).

Отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения).

 В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале), ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 – правила внутреннего трудового распорядка).

Реквизиты формуляра правил внутреннего распорядка:

1. наименование ведомства;

2. наименование организации;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста правил внутреннего распорядка:

1. общие положения;

2. порядок приема и увольнения работников;

3. основные права и обязанности работников;

4. основные права и обязанности работодателя;

5. режим труда и отдыха;

6. поощрения за успехи в труде;

7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

 

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция издается также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и разъяснительных документов, например, приказов.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

При составлении инструкции по делопроизводству в конкретных организациях используются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые деятельности должностных лиц (см. приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа).

На основании должностной инструкции разрабатывается контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем предприятия.

При ее разработке необходимо опираться на классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного подразделения.

Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет).

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование организации;

2. название вида документа;

3. гриф утверждения;

4. заголовок к тексту;

5. дата;

6. индекс;

7. место издания;

8. текст;

9. подпись;

10. визы;

11. отметка об ознакомлении работника с инструкцией.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. функции;

4. права;

5. ответственность;

6. связи по должности;

7. оценка работы.

 

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец штатного расписания).

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме, в которой указывается перечень должностей с указанием фонда заработной платы.

Подписывается штатное расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

 

Структура и штатная численность – организационный документа, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см. приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности).

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Изменения в этот документ вносятся приказом руководителя предприятия.