Общие положения об организации деловодства в организации

Общие положения об организации деловодства в организации

Діловодство в організації встановлює загальні правила до- кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо- менту їх створення або надходження до відправлення або пе- редачі до архіву.

Курс визначає порядок ведення діловодства, його поло- ження поширюються на всю службову документацію, що ство- рюється засобами обчислювальної техніки. Комп’ютерні (ав- томатизовані) технології оброблення документальної інфор- мації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

У курсі розглядається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловод- них процесів розробляються згідно з вимогами основних по- ложень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), дер- жавних стандартів на організаційно-розпорядчу докумен- тацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Голо- вного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один з його за- ступників згідно з розподілом обов¢язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог ЄДСД, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію, а в се- реднiх та малих пiдприємствах та органiзацiях — на секретаря (або офiс-менеджера). Вимоги керівника чи вiдповiдальної особи цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов’язковими для всіх працівників апарату управлiння організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діло- водства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк- турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери, референти).

На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у структурних підрозділах, де за штатним розписом не передба- чено посаду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.

Посадові особи та працівники організації зобов’язані зна- ти і дотримуватися вимог Інструкції щодо виконання розроб- ки, оформлення, реєстрації, порядку проходження, зберігання документів і використання службової документації.

Керівники структурних підрозділів зобов’язані ознайом- лювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловод- ства в організації.

Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспекто- ра-діловода структурного підрозділу, зобов’язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж в Управлінні справами з питань ведення діловодства.

При звільненні працівника структурного підрозділу з ро- боти або в разі відпустки, відрядження тощо всі не виконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає, з відміткою про передачу в реєстраційно- контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню до архіву (бібліотеки). У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.

При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що знаходяться в поточному діловодстві, і всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається у двох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу. Один примірник акта залишається у справах структурного підрозділу, а другий передається до Управління справами (канцелярії).

У разі звільнення начальника структурного підрозділу і призначенні нового у приймально-здавальному акті поряд з іншими питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, в тому числі прост- рочених, а також звернень громадян, стан архіву тощо).

У разі звільнення керівника діловодної служби всі доку- менти, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки переда- ються новій призначеній особі згідно з актом, який затверд- жується керівником організації.

Керівники структурних підрозділів зобов’язані:

·  вживати необхідних заходів щодо скорочення службо- вого листування. Забороняється листування між струк- турними підрозділами з питань, які не потребують до- кументального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку;

·  забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та додержання правил ведення діловодства в підпоряд- кованих структурних підрозділах;

·  не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, які не передбачені право- вими актами і не викликаються необхідністю;

·  здійснювати контроль за дотриманням вимог щодо складання, оформлення документів і організації діло- водства, передбачених державними стандартами на ор- ганізаційно-розпорядчу документацію;

·  сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати заходів щодо забезпечення діловодної служби суча-

сним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно- обчислювальними машинами (ЕОМ);

·  забезпечувати організацію навчання працівників діло- водної служби для підвищення ділової кваліфікації.

Зі службовими документами, що не підлягають розголо- шенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відо- мостей службового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.

Публікація службових документів у пресі, оголошення по радіо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, висту- пах здійснюється відповідно до Закону України “Про інфор- мацію” від 2 жовтня 1992 року за № 2657-ХІІ.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідно- син з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відомствами, підприємствами, громадськими організаціями та громадянами є українська мова. У випадках, передбачених за- конами, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із зазначеними вище органами та громадянами поряд з ук- раїнською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місцевості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.