Оформлення копій та розмноження документiв

Оформлення копій та розмноження документiв

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва організації або керівника відповідного структур- ного підрозділу відповідно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання грома- дян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, ор- ганізація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

Копія з документа відтворюється рукописним або маши- нописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підпи- сом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша доку- мента праворуч вище від реквізиту “адресат” проставляється відмітка “Копія”.

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово “Вірно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “підпис”.

Наприклад:

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище 29.05.06.

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в спра- вах організації, реквізити бланків не відтворюються, простав- ляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

Наприклад:

18.05.06     № 33-14/09-1328

На № 15665/92 від 20.05.06.

Текст документа

Заступник Голови правління        ініціали, прізвище Вірно

Інспектор відділу кадрів                 підпис ініціали, прізвище 18.06.06.

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі ви- правлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засоба- ми розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність розмноження документів — керівники структур- них підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-дру- карською групою, канцелярiєю, секретарем, офiс-менеджером тощо з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець запов- нює бланк замовлення встановленої форми, який підписує на- чальник структурного підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарсь- кої групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-дру- карської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечу- ють якісне відтворення документа на розмножувальних апара- тах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При отриманнi розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій поверта- ються виконавцю разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом “Для службового користування”, об- меженого доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті ос- таннього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виключних випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмно- ження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з ураху- ванням встановлених норм забезпечення матеріальними ре- сурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстро- вані в апараті управлiння організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно- розпорядчих документів розмножуються за погодженням із на- чальником управління справами або керiвництва органiзацiї.