Оформлення копій та розмноження документів

Оформлення копій та розмноження документів

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва ор- ганізації або керівника відповідного структурного підрозділу відпові- дно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих до- кументів, які нею створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, організація може виго- товляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипло- мів, свідоцтва про одержання освіти тощо).

Копія з документа відтворюється рукописним або машинопис- ним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтве- рджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч вище від реквізиту “адресат” проставляється відмітка “Ко- пія”.

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово “Ві- рно”, найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії, і проставляється нижче реквізиту “підпис”.

Наприклад:

Вірно

Інспектор відділу кадрів

(підпис)   (ініціали, прізвище)

29.05.2006

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того  структурного  підрозділу, в  якому зберігається оригінал.  Її підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в справах орга- нізації, реквізити бланків не відтворюються, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.

Наприклад:

18.05.2006 № 3314/091328

На № 15665/92 від 20.05.2006.

Текст документа

Заступник Голови правління                                       

(ініціали, прізвище)

Вірно

Інспектор відділу кадрів

(підпис)             (ініціали, прізвище)

18.06.2006

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється пе- чаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербо- ва) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів по- винні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засобами розм- ножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність роз- множення документів – керівники структурних підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською групою, канцелярією, секретарем, офіс-менеджером тощо з дозволу начальника.

Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник стру- ктурного підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально- друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарської групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відпо- відальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечують якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.

При отриманні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій повертаються ви- конавцю разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом “Для службового користування”, обмеже- ного доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керів- ника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, пра- цівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на ти- ражування, кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножують- ся з дозволу начальника управління справами у виключних випадках.

Начальники структурних підрозділів замовляють розмноження службових документів у мінімально можливій кількості, що визнача- ється службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм за- безпечення матеріальними ресурсами відповідного структурного під- розділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстровані в апараті управління організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно- розпорядчих документів розмножуються за погодженням із начальни- ком управління справами або керівництва організації.