Оформлення результатів перевірки

Оформлення результатів перевірки

    Після завершення роботи члени комісії оформляють довідки, які узагальнюються головою комісії в загальний підсумок. Результати перевірок проведених режимно-секретним органом оформляються довідками, а перевірки виконання наказів, вказівок та режимних заходів фіксуються в журналі обліку контрольно-перевірочної роботи.

     Начальник РСО       (Підпис)        Стеців Ф. В.

    Перевірка дотримання режиму секретності на робочих місцях працівників, які  виконують роботи,

пов’язані з державною таємницею, проводиться не рідше як один раз на рік у присутності виконавців, а у випадку їх відсутності –  у присутності начальника підрозділу або його заступника згідно з інструкцією.                                                                                                                                 

  Наприклад :

ЗРАЗОК  ІНСТРУКЦІЇ

про перевірку дотримання режиму секретності на робочих

місцях працівників, які виконують роботи пов’язані з

державною таємницею

1. Загальні положення

1.1.Перевірка дотримання режиму секретності на робочих місцях працівників, які виконують роботи, пов’язані з державною таємницею, здійснюється за двома формами: періодична або разова контрольна перевірка, та повсякденний контроль згідно з графіком,  розробленим РСО з обов’язковою перевіркою всіх працівників.

1.2.Організація проведення перевірок покладається на начальника РСО або його заступника та здійснюється не менше одного разу на рік.

1.3. Перевірка здійснюється комісією, у складі якої не менше ніж два кваліфікованих фахівця, що мають досвід режимно-секретної роботи та допуск до державної таємниці відповідної форми.

1.4. Перевірка проводиться у присутності працівників, а у випадках їх відсутності –  у присутності начальника підрозділу або його заступника.

1.5. Перевірка робочих місць працівників проводиться як протягом робочого дня, так і після його закінчення.

2. При перевірці стану робочого місця працівника, який виконує роботи, пов’язані з державною таємницею,  слід:

перевірити відповідність форми допуску працівника до державної таємниці та наявність наказу або письмового розпорядження керівника установи про допуск до державної таємниці (згідно з номенклатурою посад працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці) та доступ до конкретної секретної інформації та її матеріальних носіїв;

чи відсутня можливість стороннього спостереження за документами, що мають гриф секретності;

як виконуються вимоги збереження секретної інформації, під час виконання креслень, схем тощо (чи відсутня можливість стороннього спостереження їх зі споруд чи території, що знаходиться за периметром установи);

чи не ведуться працівниками записи секретної інформації на необлікованому в РСО папері (в тому числі не облікованих робочих зошитах, особистих блокнотах, перекидних настільних календарях тощо);

чи не зберігаються документи, що мають гриф секретності, в шафі, сейфі, столі на одній полиці разом з документами, що не мають грифа секретності;

відсутність на робочому місці працівника сторонньої інформації, яка не має відношення до роботи з матеріальними носіями секретної інформації;

відсутність на робочому місці працівника особистих речей (фотоапаратів, радіоприймачів, магнітофонів, кінокамер тощо), заборонених до внесення на територію установи;

чи не зберігаються на робочому місці, а також в шафах загального користування після закінчення робочого дня документи з грифом “Для службового користування”;

дотримання умови роботи працівників, що працюють з документами, які мають гриф секретності, після закінчення робочого часу (дозволяється працювати не менше 2-х працівників);

наявність на робочому місці надійного сховища для зберігання спецчемоданів, спецпапок з документами, що мають гриф секретності під час обідньої перерви або тимчасового виходу з робочої кімнати, чи не залишаються документи в столах, неопечатаних спецчемоданах, спецпапках, шафах тощо, передача документів між виконавцями,  в тому числі під час тимчасового відлучення та в обідню перерву;

відсутність на робочому місці по закінченні робочого часу документів, які повинні зберігатись в особистих спецчемоданах, спецпапках працівників;

відсутність по сукупності записів секретної інформації.

3. Перевірка при наявності автоматизованої системи та її  використання:

наявність наказу керівника установи про дозвіл на використання автоматизованої системи для обробки інформації з обмеженим доступом;

перелік посадових осіб, які мають право надання дозволу на виконання конкретного виду робіт з інформацією з обмеженим доступом, узгодженого з РСО і затвердженого керівником установи;

порядок доступу персоналу у службове приміщення;

наявність інструкції про порядок запису інформації з обмеженим доступом в автоматизованій системі;

порядок допуску до роботи з автоматизованою системою;

правила роботи з машинними носіями інформації, порядок підготовки, збереження, використання і знищення матеріалів та інформації, що використовується в роботі з автоматизованою системою;

наявність опечатування на вузлах та блоках згідно зі схемою опечатування (місця опечатування та номер печатки працівника, відповідального за технічний захист інформації).

4. При зберіганні цілодобово на робочих місцях документів з грифом секретності перевірити:

порядок передачі документів по зміні;

чи встановлений при передачі перерахунок аркушів в документах;

як забезпечується схоронність документів у процесі їх шляху по технологічному циклу виробництва та транспортування спецматеріалів і спецвиробів.

5. Порядок проведення семінарів, обговорення спільних робіт з представниками інших підрозділів

Чи не ведуться обговорення секретної інформації в присутності сторонніх осіб.

6. Порядок ведення внутрішнього опису документів, які знаходяться у виконавця:

всі документи повинні бути внесені у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця;

відсутність у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця записів секретної інформації;

наявність одноразових довідок чи підписів у внутрішньому описі документів, які знаходяться у виконавця. при передачі документів іншим працівникам цього структурного підрозділу.

7. Перевірка наявності документів у спецпапках згідно з внутрішнім описом документів, які знаходяться у виконавців:

відсутність накопичення непотрібних для роботи документів, чернеток та робочих зошитів;

відсутність зберігання засекречених документів разом з документами, які не мають грифа секретності.

8. Порядок приймання відряджених працівників:

наявність дозволу керівника установи чи посадової особи, яка його заміщує, на ознайомлення з відомостями в обсязі службової необхідності та форми допуску до державної таємниці;

де і при яких умовах здійснюється приймання відряджених осіб, відсутність можливості безконтрольного відвідування робочих кімнат сторонніми особами;

чи супроводжується відряджений працівник, працівником підрозділу до якого він прибув;

перевірити відсутність засекречених записів у облікованому в РСО робочому зошиті (блокноті);

чи не ведуть відряджені працівники міжміські переговори без відповідного інструктажу.

9. Порядок закриття робочих кімнат після закінчення робочого часу:

чи закриті на ключ шафи, особисті сейфи (металеви шафи, робочі столи) де зберігаються службові документи;

чи закриваються  на ключ робочі кімнати та опечатуються (де потрібно);

чи передаються на зберігання черговому по установі ключі від вхідних дверей робочих кімнат (від яких вони повинні йому передаватись).

10. Результати перевірки

     Результати перевірки робочих місць по підрозділу з зазначенням виявлених недоліків та порушень роботи записується у спеціальному робочому зошиті РСО з перевірки робочих місць працівників, які виконують роботи пов‘язані з державною таємницею.

    З результатами перевірки, під розпис ознайомлюється начальник підрозділу (управління, відділу, сектору) з метою проведення відповідних заходів для усунення виявлених недоліків.

      Начальник РСО    (Підпис)        Ремененко П. Г.

   Про результати перевірки наявності документів з грифом секретності у виконавця перевіряючий, у його присутності, робить відповідні відмітки у внутрішньому опису документів, які знаходяться у виконавця.

Основні вимоги перевірки:

перевірка матеріальних носіїв секретної інформації виконується тільки по облікованих матеріальних носіях секретної інформації;

перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації і записів про їх реєстрацію проводиться співробітниками РСО.

Факт виконання перевірочних операцій документально фіксується оформленням записів в облікових матеріалах, в актах і датуються.

Перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації повинна доводитися до кінця співробітниками, які її почали і завершується тільки особистими підписами перевіряючих, датою. 

Участь у перевірці відповідального за матеріальні носії секретної інформації є обов`язковою.

Задачі перевірок:

перевірка наявності матеріальних носіїв секретної інформації, що проходять по всіх видах обліку;

виявлення  недостач і необлікованих матерільних носіїв секретної інформації;

виявлення недоліків в організації обліку та зберігання;

перевірка правильності реєстраційних записів в матеріалах, що обліковуються і відповідність їх реквізитів зазначених у документах.

Основні вимоги до організації перевірок:

організація проведення усіх видів перевірок покладається на начальника РСО або його заступника;

квартальну перевірку документів з грифом секретності проводять працівники РСО;

контроль за повнотою перевірок на конкретній дільниці покладається на призначеного відповідального співробітника;

річна перевірка проводиться комісією, у складі не менше трьох осіб, призначеною наказом по установі;

на річну і квартальну перевірку розробляються плани з чітким визначенням конкретних учасників перевірки і строків, з обов’язковим включенням до її складу працівників РСО;

учасники річних та квартальних перевірок повинні бути проінструктовані начальником РСО  або заступником;

перевірочні операції здійснюються у спеціально відведені години;

під час перевірки необхідно використовувати всі види облікованих матеріалів і відправлених документів  (реєстри, акти на знищені документи, наряди тощо).

Метою щоденної  перевірки наявності матеріальних носіїв секретної інформації є:

перевірка наявності отриманих та опрацьованих за день документів  (правильність їхньої реєстрації,  наявність відповідних відміток (записів), що засвідчують виконання необхідних у діловодстві операцій). В пакетно-контрольному журналі роблять підсумковий запис за підписом працівника РСО про кількість отриманих та зареєстрованих документів;

контроль за поверненням документів, що мають гриф секретності, виконавцями в РСО після закінчення робочого дня;

своєчасне виявлення необлікованих документів з грифом секретності. 

     Щоденні перевірки проводяться працівниками РСО –  реєструючи документи і перевіряючи правильність проведення реєстрації. Ці працівники, переконавшись у фактичній наявності документів та правильності виконання облікованих операцій зобов’язані робити відмітки про перевірку, які відповідають особисто виконаній роботі.

    Квартальні перевірки проводяться після закінчення першого, другого та третього кварталу при цьому перевіряють наявність не підшитих до справ чи не укомплектованих в окремі папки отримані, підготовлені та облічені документи з грифом секретності, а також перевіряється наявність в журналах обліку позначок про відправку, переоблік або знищення документів та чернеток. За результатами перевірки складається акт,  у якому  зазначається:

1.      вид перевірки;

2.      найменування  установи, де проводилась перевірка;

3.      підстави для проведення перевірки;

4.      склад комісії та терміни перевірки;

5.      загальна кількість взятих на облік документів з грифом секретності за квартал окремо по кожному виду обліку та їх наявність;

6.      реєстраційни номера документів з грифом секретності, які не підшити до справ за попередній до перевірки період, чи не взято на інвентарний облік;

7.      кількість та назви секретних документів, які не взято на облік, у кого вони виявлени, причини, через які документи не було зареєстровано;

8.      кількість  та назви справ з грифом секретності, які не пред"явлено під час перевірки, за ким вони рахуються, через які документи не були пред"явлені;

9.      інши виявлені недоліки і порушення   працівників режимно-секретного органу, виконавців у підрозділах зі зазначеннямрпізвищ, посад і конкретних фактів;

10.  висновки за результатами перевірки

    Акт перевірки підписується  членами комісії та затверджується керівником установи.

    Квартальна перевірка за 4 квартал проводиться разом з річною, у цьому разі квартальна перевірка не складається.