Особенности оформления обложки дела

Особенности оформления обложки дела.

На обложке дела постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» (образцы 1, 2) должны быть указаны:

1. наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включаемых в дело;

2. наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

3. делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

4. номер дела по годовому разделу описи дел;

5. заголовок дела;

6. аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы. Например: «Годовой отчет о работе фирмы за 2005 г., ниже пишется: «В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1999 г.».);

7. дата и крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

8. количество листов в деле;

9. срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

10. архивный шифр, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов Госархива и организации фондообразователя.