Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів

Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів

Організацію і технічне обслуговування засідань правління або iншого колегiального органу здійснює його секретар.

Підготовка, матеріалів до засідання правління. Питання для розгляду на засіданнях правління відповідно до плану проведення засідань, який складається на квартал, а також за ініціативою членів правління, начальників структурних підрозділів, що обґрунтовується в доповідній записці на ім’я керівника організацій.  

Члени правління, керівники структурних підрозділів згідно з Регламентом проведення засідань подають для вклю- чення до плану роботи колегіального органу за встановленою формою перелік питань, які вони вважають за доцільне розг- лянути на засіданнях колегіального органу. У необхідних ви- падках до переліку додається довідка про мотиви внесення пи- тання на розгляд колегіального органу.

Голова правління може вносити питання для розгляду на засіданні правління за власною iніциативою шляхом надання доручень.

Підрозділ, чи посадова особа, відповідальна за підготовку питання для розгляду на засіданні правління, готує такі доку- менти:

·      проект рішення (постанови, розпорядження), до якого

в передбачених випадках додається проект документа (інструкція, положення, методика тощо) з обговорюва- ного питання;

·      довідку про зауваження до проекту зацікавлених уста-

нов і структурних підрозділів (якщо такі є);

·      пояснювальну записку, в якій даються необхідні об- грунтування і прогнози очікуваних наслідків реалізації прийнятого рішення, довідковий та аналітичний ма- теріал з обговорюваного питання;

·      проект протокольного рішення;

·      список осіб, яких пропонується запросити на засідання;

·      формулювання питання, що вноситься до проекту по- рядку денного засідання зазначенням доповідача.

Названі документи подають до загального відділу, вiддiлу (управлiння) координацiї або iнформацiйного пiдроздiлу не пізніше як за 5 днів до засідання. Вони повинні бути завізовані безпосереднім виконавцем та начальником структурного підрозділу, членом правління відповідальним за підготовку питання для розгляду на засіданні комітету, заступником го- лови правління відповідного напрямку

Проект порядку денного засідання правління формується загальним відділом і разом з матеріалами та загальним спис-

ком запрошених на засідання подається на розгляд голові правління, який приймає рішення щодо їх внесення на роз- гляд правління.

Після визначення дати проведення засідання не пізніше як за три дні до засідання матеріали надсилають загальним відділом членам правління.

На кожне засідання колегіального органу складають про- токол за встановленою формою.

Протоколи колегій оформляють секретарі цих колегій і у встановленому порядку разом з матеріалами передають на зберігання до архіву.

Документи, підготовлені до засідання колегій (проекти постанов, розпоряджень, довідки, списки тощо), а також один примірник розмножених документів зберігаються в секретаря колегіального органу з кожного засідання окремо.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку доку- ментів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань і перевіряє наявність усіх до- кументів і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки доку- ментів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде зняте з порядку денного засідання.

Особи, які одержали проекти постанови (рішення) та інші документи, до засідання зобов’язані уважно їх вивчити і при наявності зауважень і пропозицій чітко їх сформулювати у письмовому вигляді з тим, щоб у разі згоди колегіального ор- гану з цими зауваженнями і пропозиціями їх можна було відтворити в рішенні.

Основні вимоги до текстових документів, якими оперує вища школа, наведені в Додатку 7 до Наказу Міносвіти Ук- раїни №285 від 31 липня 1998 р. (табл. 3).

Таблиця 3

Основні вимоги до текстових документів