Передача справ до архіву

Передача справ до архіву

Практична цінність окремих документів підприємства різна. Де- які з них постійно використовують для довідково-інформаційної ро- боти, інші дуже швидко втрачають своє значення.

Для тривалого зберігання документів створюється архів підпри- ємства, його веде окремо призначена особа, безпосередньо підпоряд- кована керівникові або його заступникові.

Архiв пiдприємства здiйснює такі функцiї:

·        приймає у встановленi строки, веде облiк i збереження завер- шених дiловодством документiв постiйного i тимчасового термiнiв зберiгання, оброблених вiдповiдно до iнструкцiї з дiловодства конкретного пiдприємства;

·        органiзує разом з ЕК пiдприємства експертизу наукової та практичної цiнностi документiв, якi знаходяться на збереженнi в архiвi пiдприємства;

·        у встановленi термiни органiзує передачу документiв постiйного термiну зберiгання до вiдповiдного Держархiву;

·        органiзує використання документiв, якi зберiгаються в архiвi, i видає у встановленому порядку архiвнi довiдки, виписки та копiї документiв архiву;

·        контролює стан збереження i відповідність формування i офо- рмлення справ згiдно з затвердженою номенклатурою справ пiдприємства;

·        у встановленi термiни передає до Держархiву паспорт архiву встановленої форми i данi щодо складу та обсягу фонду;

·        проводить інформаційно-довідкову роботу з архівними доку- ментами підприємства;

·        здійснює організаційно-методичну допомогу по веденню діло- водства.

Перед передачею документів до архіву перевіряються і уточню- ються терміни їх зберігання. Архів приймає документи згідно з опи- сом.

Визначення термiнiв зберiгання документiв здiйснюється з 1 сiчня року, що йде за роком завершення їх дiловодством.

У процесi роботи створюється безлiч документiв, цiннiсть яких рiзна, тому в пiдприємствах усi документи розподiляються за групами:

·        документи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно);

·        документи тривалого зберiгання (бiльше 10 рокiв);

·        документи постiйного зберiгання, якi в термiни, що установ- люються державними архiвами, передаються до них.

В установах залежно від значимості документів установлюються такі терміни зберігання: 6 місяців, 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років, 50 років та 75 років. Термін зберігання “ДМП” (доки мине пот- реба) означає, що документ має обмежене практичне значення, і тер- мін його зберігання визначає саме підприємство.

До документів довгострокового зберігання, які передаються до архіву, належать насамперед документи з особового складу підпри- ємств, статут, протоколи засідань ради директорів, протоколи засідань правління, річні плани, звіти підприємств.

Бухгалтерські документи (за винятком особистих рахунків по зарплаті, річних звітів, балансів) і листування підприємств за рідкіс- ним винятком, на архівне зберігання не передаються. Слід враховува- ти, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які не пройшли ревізію, навіть якщо термін їх зберігання закiнчився.

Терміни зберігання документів з особового складу (особові спра- ви, особові картки ф.Т2, книги обліку співробітників, особистi рахун- ки по зарплаті) розраховуються за формулою: 75 р. – “В”, що означає 75 рокiв мінус вік робітника, на якого складається документ.

Усі документи, які надходять до архіву, розміщуються в порядку щорічних надходжень. Документи постійного терміну зберігання збе- рігаються окремо від документів тимчасового терміну зберігання, а також від документів по кадрах.

Документи зберігаються в коробках або папках. До них підкріп- люються ярлики з вказівкою номера фонду та опису, року і крайніх (першого та останнього) номерів справ, які покладені в дану  коробку.

Облік надходження та вибуття документів в архіві ведеться за допо- могою спеціальної книги.

На затвердження державного архіву надсилають чотири примір- ники описів, один з яких після затвердження залишається в держав- ному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затвердже- них описів установа зобов’язана передавати свої справи до  державного архіву в установлені строки.

Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само, як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1999 р. передають- ся до архіву в 2002 р.).

Справи тимчасового зберігання передаються до архіву за розсу- дом керівника установи.

Справи до архіву установи передаються за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвер- дженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залиши- ти у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх ви- дачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково істо- ричної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи пос- тійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність.

У кінці кожного примірника опису завідувач архіву або особа, ві- дповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, ставить дату. Один примірник опису повертається стру- ктурному підрозділу, решта залишається в архіві.