Погодження та затвердження документiв

Погодження та затвердження документiв

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного за- конодавства. У процесі їх погодження виявляються і врахову- ються інтереси різних підрозділів, реалізується комплекснийпідхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з функціональними, галузевими, територiаль- ними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповіда- ють за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бух- галтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо не- обхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):

Начальник відділу кадрів     (підпис)    С.І. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важ- ко встановити, з ким погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту до- кумента, їх викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.юрисконсульт                    (підпис)                   В.А.Коваленко Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо доку- мент внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в ус- танові.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:

·      з організаціями, які займаються науковими досліджен- нями в тій галузі, до якої має відношення зміст доку- мента;

·      з громадськими організаціями;

·      з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

·      з вищими органами загальної або галузевої компе- тенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті доку- мента. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви поса- ди особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу Пiдпис (iнiцiали, прiзвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку) від 01.02.05 № 12