Поняття про діловодство (справочинство)

Поняття про діловодство (справочинство)

Діловодство (справочинство) – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

Документування управлінської інформації – це створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Організування роботи зі службовими документами – це організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними в поточній діяльності установи.

Діловодство на підприємствах, в установах та організаціях ведеться відповідно до індивідуальної Інструкції з діловодства, яка створюється на підставі нормативних документів і державних стандартів. Інструкція з діловодства визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою ПК.

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах застосовується повна або часткова централізація діловодства. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на відділи управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Діловодство в своєму розвитку пройшло декілька етапів, з якими ми коротко ознайомимося нижче.