Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів провадиться з метою їх розподілу на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом згідно з розподілом обов’язків, визначення необхідності реєстрації кореспон- денції, відбору документів для термінового розгляду і виконання, а також зазначення типових строків виконання документів, які безпосе- редньо передаються на виконання структурним підрозділам чи безпо- середнім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні терміни виконання).

Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення.

При попередньому розгляді документів для визначення, кому не- обхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про струк- турні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

При необхідності, для визначення, кому слід передати документ для розгляду, залучаються структурні підрозділи.

У канцелярії на кожний документ прикріпляється відповідний бланк для резолюції, на якому проставляється індекс і дата реєстрації документа кореспондентом, а також індекс і дата реєстрації.

Попередній розгляд здійснюється канцелярією згідно з встанов- леним порядком, результатом якого є передача отриманої кореспон- денції, після її реєстрації, на розгляд керівництву або в структурні підрозділи.

Без попереднього розгляду передається за призначенням корес- понденція, адресована безпосередньо структурним підрозділам, гро- мадським організаціям та з поміткою “особисто”.