Порядок адресування документів

Порядок адресування документів

Адресат (реквізит 16) оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) або структурному підрозділу (розпорядження, вказівки та ін.). Адресат визначається також у випадках, коли листи чи документи надсилаються іншим суб’єктам.

Документи адресуються органам державної влади, їх структур- ним підрозділам та посадовим особам, громадським організаціям, юридичним або фізичним особам.

У разі адресування службового документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх наймену- вання подають у називному відмінку, наприклад:

Національний банк України або

Національний банк України Департамент персоналу

У разі адресування службового документа керівникові органу державної влади або його заступникові зазначається назва посади ад- ресата, наприклад:

Голові Національного банку України Прізвище, ініціали

або

Заступникові голови Національного банку України Прізвище, ініціали

Якщо службовий документ надсилається посадовій особі, то на- йменування установи зазначається в називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи – у давальному відмінку, наприклад:

Головне управління Національного банку України в Автономній Республіці Крим Начальнику

адміністративного відділу Прізвище, ініціали

Якщо службовий документ адресують однорідним за характером діяльності юридичним особам, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

Територіальним управлінням Національного банку України або

Керівникам навчальних закладів Національного банку України

Службовий документ не повинен мати більше чотирьох адреса- тів. Слово “Копія” перед найменуванням другого, третього і четверто- го адресатів не ставиться.

Повна поштова адреса зазначається в разі надсилання службового документа юридичним особам, наприклад:

Редакція журналу “Архіви України” шеф-редактору Андрію Волкову, вул. Солом’янська, 24,

м. Київ, 03110, Україна

У разі адресування службового документа фізичній особі спочат- ку зазначаються прізвище та ініціали або ім’я та прізвище, або прі- звище, ім’я та по батькові одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

Карпенко М. П. Київське шосе, 67, кв. 4, м. Миколаїв,

54025, Україна

Микола Пилипенко Профспілковий просп., 2, кв. 18, м. Харків,

61001, Україна

Богач Лариса Іванівна с. Шевченкове-1, Близнюківський район, Харківська область, 63011, Україна

На поштових відправленнях, адресованих до населених пунктів, які не мають вулиць і нумерації будинків, прізвище, ім’я та по батько- ві адресата зазначаються повністю, наприклад:

Краско Лариса Іванівна с. Шевченкове, Близнюківський район, Харківська область, 63011, Україна

Поштова адреса має бути точною та повною, без скорочених на- йменувань  чи  будь-яких  знаків,  що  її  не  стосуються. Дозволяється

вживати загальноприйняті географічні скорочення (м., с., смт, вул., просп., пров.).

Гриф затвердження (реквізит 17). Після підписання деяких видів документів треба їх затвердити, після чого вони отримують юридичну силу. Необхідність затвердження цих документів передбачена норма- тивними актами.

Затвердження санкціонує зміст документа або поширює його дію на визначене коло осіб та суб’єктів.

Документ затверджується двома способами, що мають однакову юридичну силу: виданням розпорядчого документа (постанови, рі- шення, наказу) або спеціальним оформленням (проставленням грифа затвердження). Звідси два варіанти написання грифа затвердження:

Слова ЗАТВЕРДЖУЮ і ЗАТВЕРДЖЕНО друкуються великими літерами без лапок. Розмішується гриф у верхній правій частині доку- мента.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(-ів) і прізвища особи, яка затвердила доку- мент, дати затвердження. Приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор ДВНЗ “Українська академія банківської справи

Національного банку України” Підпис Ініціал(и), прізвище дата

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕР- ДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального докуме- нта у називному відмінку. Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол загальних зборів 07.03.2011 № 40

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ДВНЗ “Українська академія банківської справи

Національного банку України” від 12 травня 2012 року № 25