Порядок обробки та відправлення вихідних документів

Порядок обробки та відправлення вихідних документів

Вихідна кореспонденція обробляється і відправляється централі- зовано канцелярією в день її одержання від структурних підрозділів, але не пізніше наступного робочого дня.

Відправлення або передача працівникам установ документів без їх реєстрації в канцелярії не допускається.

Документи, призначені для відправлення, приймаються канцеля- рією повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими з позна- чкою про категорію відправлення (крім простих відправлень).

Первинне оформлення вихідної кореспонденції здійснюють ви- конавці:

·        проставляють початкові цифри індексу вихідного документа (індекс структурного підрозділу і справи за номенклатурою);

·        зазначають на конверті поштову адресу (поштовий індекс, об- ласть, місто, вулиця, номер будинку) і передають у незапеча- таному вигляді до канцелярії на реєстрацію, обробку і відпра- влення.

Під час приймання від виконавців вихідних документів канцеля- рія обов’язково перевіряє:

·        правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

·        наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках  до нього;

·        наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах установи;

·        наявність на документі відмітки про додатки;

·        повноту зазначення адреси кореспондента;

·        відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Канцелярія після реєстрації вихідної кореспонденції здійснює її обробку і відправлення. На рекомендовану кореспонденцію склада- ється реєстр, в якому працівник канцелярії проставляє своє прізвище і дату відправки.

Внутрішнє надсилання документів посадовим особам та структу- рним підрозділам здійснюється за реєстром надсилання.

Працівник канцелярії здає рекомендовану кореспонденцію на пошту, отримує квитанцію з обов’язковим проставленням поштового штемпеля на реєстрі і квитанції, слідкує за чіткістю його відтиску і правильністю зазначеної дати відправлення.

Якщо відправляється один конверт рекомендованої кореспонден- ції, реєстр не складається, а конверт відправляється за окремою по- штовою квитанцією, яка зберігається в канцелярії і за потреби вико- ристовується як доказ відправки рекомендованої кореспонденції.

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адре- сату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєст- раційні номери всіх документів, що містяться в конверті.

Вихідні документи для групового надсилання передаються до ка- нцелярії після їх підписання разом із примірником для тиражування (без підпису й віз) та розрахунком надсилання. Замість підпису про- ставляється печатка загального відділу, що означає, що документи пі- дписані.

Телеграми і термінова кореспонденція факсом відправляються канцелярією протягом дня.

Документи на адресу Верховної Ради України, адміністрації Пре- зидента України, Кабінету Міністрів України доставляється кур’єром під розпис у розносній книзі або на картці-повідомленні про вручення. З метою здійснення аналізу і контролю за виконанням доручень вищих органів, а також аналізу надсилання нормативних і методичних документів структурні підрозділи разом з оригіналом для відправки адресату передають до канцелярії один примірник кожного   докумен-

та, що надсилається.

Вихідна кореспонденція залежно від її важливості відправляється:

1)   цінними, рекомендованими, простими відправленнями;

2)   простими, рекомендованими, цінними бандеролями;

3)   електронною поштою або факсом.

Категорія поштового відправлення визначається виконавцем до- кумента.

Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визна- чається за спеціальною таблицею і відображається (зазначається) на конверті наклеюванням необхідної кількості поштових марок або від- бивається на конверті маркувальною машиною.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменуван- ня установи, посади та, за потреби, прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, місто, вулицю, но- мер будинку). Індекс має бути написаний на конверті стилізованим шрифтом (в разі використання стандартного конверта).

У журналі або в реєстраційній картці зазначається номер вихід- ного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

Оригінали розпорядчих документів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в організації. В інші установи надсилаються другі примірники.

Документи на магнітних носіях відправляються за наявності су- провідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збере- ження носіїв та записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах. У разі необхідності слід зробити документ на папері, підписати і зареєструвати його додатком до документа на магнітному носії.

Всю вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення, структурні підрозділи та інші виконавці зобов’язані передавати до ка- нцелярії у конкретно визначені для цього години:

·        до 10-ї години – для кореспонденції, що відправляється через МСП;

·        до 15-ї години – для кореспонденції, що адресована вищим ор- ганам і відправляється кур’єром.

Відправка кореспонденції, переданої до канцелярії після зазначе- ного часу, здійснюється наступного дня.

Надсилання кореспонденції, реєстрація якої ведеться у структур- них підрозділах (доповідні, службові записки і відповіді на них тощо) здійснюється діловодами та особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.

Кореспонденція, що відправляється за кордон, обов’язково візу- ється та береться на облік у відділі міжнародних зв’язків.