Порядок отримання та розгляду вхідних документів структурними підрозділами організації

Порядок отримання та розгляду вхідних документів структурними підрозділами організації

Приймання та облік документів, що надходять до структурних підрозділів, здійснюють діловоди цих структурних підрозділів.

Діловоди структурних підрозділів отримують вхідні документи в канцелярії. За отриману вхідну кореспонденцію діловоди розписують- ся в журналі розсилки документів.

Діловоди структурних підрозділів в день отримання здійснюють облік документів, що надійшли до структурних підрозділів, в журналі обліку вхідної кореспонденції і передають її начальнику структурного підрозділу на розгляд.

Термінові доручення передаються керівникові негайно, а в разі його відсутності – особі, що його заміщає.

Документи, що надійшли до структурних підрозділів, розгляда- ються начальником структурного підрозділу і доводяться до безпосе- редніх виконавців у день її надходження. Кореспонденція, крім термі- нової, що надійшла після 17-ї години, може бути розглянута наступного дня не пізніше 10-ї години.

Керівник структурного підрозділу визначає безпосереднього ви- конавця документа, в необхідних випадках дає додаткові вказівки, про що робить запис у контрольно-реєстраційній картці, що додається до документа.

У необхідних випадках передачі документів, розглянутих керів- ництвом, від одного структурного підрозділу на виконання іншому, не зазначеному в резолюції, це питання слід погодити з особою, яка роз- глядала документ. У разі зміни резолюції попередній виконавець по- відомляє про це канцелярію із внесенням запису до відповідних ре- єстраційних форм.

Після розгляду кореспонденції начальником структурного під- розділу діловод переносить до журналу обліку вхідної кореспонденції резолюцію начальника і без затримки передає документи за призна- ченням, при цьому картка вкладається в контрольно-облікову карто- теку структурного підрозділу, яку веде діловод або спеціально визна- чений для цього працівник підрозділу.

Після остаточного вирішення всіх питань, поставлених у докуме- нті, виконавець зобов’язаний зробити на документі запис про резуль- тати розгляду, зазначити номер і дату документа-відповіді або іншого документа, вказати номер справи, де будуть підшиті всі матеріали, та поставити свій підпис і передати діловоду для зняття доручення з кон- тролю.

За вказівкою начальника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цих до- кументів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов’язані негайно ознайомитися з документом, а в разі необхідності – зробити виписки  та повернути його діловоду.

Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом нача- льника структурного підрозділу в картці ознайомлення з документом. Після ознайомлення діловод структурного підрозділу повертає доку- мент протягом дня до канцелярії.

Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на ко- нтроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з’ясовують стан їх виконання і щотижня інформують про це начальника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою.

Кожен виконавець повинен мати такі папки: “Для підпису”, “До виконання”, “Матеріали, на які очікується відповідь”, “Виконані до- кументи”. Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить    напис:

“До справи №      ”, ставить свій підпис і дату та передає  діловоду для закриття картки і зняття з контролю.

Після закінчення робочого дня всі службові документи повинні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.