Порядок ведення особових справ

 Порядок ведення особових справ

Особовi справи ведуться на керiвникiв пiдприємства, їх заступ- никiв, начальникiв структурних пiдроздiлiв, служб, вiддiлiв, секцiй, спецiалiстiв, якi ведуть самостiйнi роботи, а також на матерiально вiдповiдальних працiвникiв.

Особова справа – це добiр рiзних документiв, якi характеризують бiографiчнi, дiловi та особисті якостi працiвника. Вона необхiдна для вивчення, добору i використання персоналу на пiдприємствi.

Особовi справи систематизуються в алфавiтному порядку або за структурними пiдроздiлами у вiдповiдностi із затвердженим штатним розкладом. Окремо зберiгають особовi справи матерiально вiдповiдальних осiб.

Кожнiй особовiй справi присвоюють порядковий номер, який вiдповiдає номеру в штатно-посадовiй книзi.

Особову справу працiвника комплектують з таких документiв:

·        опис документiв;

·        доповнення до особового листка з облiку кадрiв;

·        особовий листок з облiку кадрiв;

·        автобiографiя;

·        копiї документiв про освiту;

·        заява про приймання на роботу;

·        копiї документiв про призначення на посаду;

·        атестацiйнi листи;

·        копiї наказiв про заохочення i покарання.

Опис документiв складає працiвник служби персоналу пiд час первiсного оформлення документiв особової справи, а подальшi запи- си заносять пiсля одержання вiдповiдних документiв.

Форма опису особової справи дає можливiсть працiвникові служ- би персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї документiв.

Особовий листок з облiку кадрiв є одним з основних документiв у особовiй справi. Вiн вiдображає автобiографiчнi данi про працiвника, його трудову дiяльнiсть, сiмейний стан, наявнiсть урядових нагород, перебування за кордоном тощо. Правильнiсть заповнення особового листка облiку кадрiв обов’язково звiряє iнспектор з персоналу з оригiналами (або копiями) документiв працiвника: паспортом, трудо- вою книжкою, дипломом (посвiдченням), вiйськовим бiлетом тощо. При цьому дати та iншi показники документiв звiряються з тими, що вказанi в особовому листку з облiку кадрiв.