Порядок ведення особових справ

Порядок ведення особових справ

Особовi справи ведуться на керiвникiв пiдприємства, їх заступникiв, начальникiв структурних пiдроздiлiв, служб, вiддiлiв, секцiй, спецiалiстiв, якi ведуть самостiйнi роботи, а також на матерiально вiдповiдальних працiвникiв.

Особова справа — це добiр рiзних документiв, якi харак- теризують бiографiчнi, дiловi та особисті якостi працiвника. Вона необхiдна для вивчення, добору i використання персона- лу на пiдприємствi.

Особовi справи систематизуються в алфавiтному порядку або за структурними пiдроздiлами у вiдповiдностi із затверд- женим штатним розкладом. Окремо зберiгають особовi справи матерiально вiдповiдальних осiб.

Кожнiй особовiй справi присвоюють порядковий номер, який вiдповiдає номеру в штатно-посадовiй книзi.

Особову справу працiвника комплектують з таких доку- ментiв:

·      опис документiв;

·      доповнення до особового листка з облiку кадрiв;

·      особовий листок з облiку кадрiв;

•           автобiографiя;

•           копiї документiв про освiту;

•           заява про приймання на роботу;

•           копiї документiв про призначення на посаду;

•           атестацiйнi листи;

•           копiї наказiв про заохочення i покарання.

Опис документiв складає працiвник служби персоналу пiд час первiсного оформлення документiв особової справи, а по- дальшi записи заносять пiсля одержання вiдповiдних доку- ментiв.

Форма опису особової справи дає можливiсть працiвни- кові служби персоналу враховувати тимчасове вилучення з неї документiв.

Особовий листок з облiку кадрiв є одним з основних доку- ментiв у особовiй справi. Вiн вiдображає автобiографiчнi данi про працiвника, його трудову дiяльнiсть, сiмейний стан, на- явнiсть урядових нагород, перебування за кордоном тощо. Правильнiсть заповнення особового листка облiку кадрiв обов’язково звiряє iнспектор з персоналу з оригiналами (або копiями) документiв працiвника: паспортом, трудовою книж- кою, дипломом (посвiдченням), вiйськовим бiлетом тощо. При цьому дати та iншi показники документiв звiряються з ти- ми, що вказанi в особовому листку з облiку кадрiв.