Посвідчення документів

Посвідчення документів

Підпис (реквізит 23) – обов’язковий реквізит службового докуме- нта. Посадові особи підписують документ в межах їх компетенції. До- кументи, що складаються суб’єктами, діючими на правах єдинонача- льності, підписуються однією посадовою особою. На документах, які приймаються колегіальними органами, проставляються два підписи. Наприклад, рішення підписують голова та секретар колегіального ор- гану. Так само підписується і протокол.

Два та більше підписів ставляться на документах, за зміст яких відповідають декілька осіб. Грошово-фінансові документи підписують керівник суб’єкта та головний бухгалтер. Наприклад:

Голова правління                 підпис                    Д. А. Мироненко Головний бухгалтер                             підпис                    М. І. Стороженко

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. Наприклад:

Заступник Міністра юстиції            Заступник Міністра фінансів України                                                         України

підпис      Ініціал (и), прізвище                    підпис        Ініціал (и), прізвище

Підписується, як правило, перший екземпляр документа, вигото- влений на бланку.

Реквізит “підпис” складається з назви посади особи, що підписує документ, особистого підпису та його розшифрування, вказуються ініціали та прізвище. В документах, виготовлених на бланках, до на- зви посади не належить назва суб’єкта.

При оформленні документа на чистому аркуші назва посади включає найменування суб’єкта.

У вищих навчальних закладах, наукових установах у посаді вка- зуються вчений ступінь та звання.

Печатка (реквізит 26). Для надання юридичної сили ряду доку- ментів їх скріплюють печаткою. Суб’єкти, як правило, мають печатки двох видів: одну гербову та кілька простих. Гербова печатка кругла, із зображенням герба в центрі, по колу подається повна назва суб’єкта. Гербова печатка проставляється на дійсних документах, які вимагають особового посвідчення: договорах, документах, пов’язаних з отриман- ням  коштів  та  матеріальних  цінностей  (доручення,  чеки, банківські

документи та ін.), а також таких, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова книжка, диплом та ін.).

Прості печатки бувають різної форми: кругла, квадратна, трикут- на та прямокутна. На них немає зображення герба. Суб’єкт може мати таких печаток декілька, їх відтиски проставляються на довідках та пе- репустках, копіях документів, що виходять за межі суб’єкта, розмно- жених екземплярах розпорядчих документів при їх розсиланні, при опечатуванні пакетів, бандеролей, шаф, дверей сейфів та ін. Відтиск печатки на документі повинен перекривати частину назви посади та справжнього підпису.