Позначки щодо наявності додатків

Позначки щодо наявності додатків

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів,  або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед реквізитом “підпис”. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

·        додатки, що затверджуються або вводяться в дію відповідни- ми нормативними актами та розпорядчими документами (до- датки до нормативних актів та розпорядчих документів);

·        додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного до- кумента;

·        додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменуван- ня, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків за- значаються в тексті.

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа по- винні мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпо- рядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньо- му правому куті першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють порядкові но- мери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак № (номер) перед цифровим позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних аркушах у правому верхньому куті роблять напис: “Продовження до- датка”.

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один з них направляють за адресою, а другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структур- них підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного доку- мента, повинні мати відмітку в тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з поси- ланням на пункт тексту документа, який вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша до- датка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в текс- ті, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 пр.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх наймену- вання необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості ар- кушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки орга- нізації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 примірниках.

2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструк- ції з діловодства структурними підрозділами організації на 1999 р., на 2 арк. у 1 примірнику.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 № 1825/158 і дода- ток до нього, всього на 25 арк. у 3 примірниках.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в са- мому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на       арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в документі адре- си, відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 пр., у першу (або другу тощо) адресу.