Практическая работа № 13 Понятие об архивном хранении

Вид документов

Срок хранения

Норма законодательства

Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

Годовая  бухгалтерская отчетность*

Не менее 10 лет

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-Ф3 и пункт 135 Перечня

Сводная  годовая бухгалтерская отчетность*

До ликвидации организации**

Квартальная бухгалтерская отчетность*

Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности-не менее 10 лет)

Месячная бухгалтерская отчетность*

Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности-не менее 10 лет)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним

До ликвидации организации**

Пункт 136 Перечня

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий**

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня

Рабочий  план  счетов бухгалтерского  учета и другие  документы учетной политики

Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз

Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ

Отчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)

Годовая  бухгалтерская отчетность

Не менее 10 лет

Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Пункт 170 Перечня

Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)

Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)

Счета-фактуры

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 150 Перечня

Книги покупок, книги продаж

Не менее полных 5 лет с даты последней записи

Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914

Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль

Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет

Пункт 4 статьи 283 НК РФ

Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН

Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Первичные документы

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня

Путевые листы

Не менее 5 лет

Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152

Лицевые счета работников

Не менее 75 лет

Пункт 153 Перечня

Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 155 Перечня

Исполнительные документы

Пункт 162 Перечня

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)

Не менее 5 лет

Пункт 163 Перечня

Документы о недостачах, растратах, хищениях

Документы об оплате учебных отпусков

Пункт 165 Перечня

Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

До ликвидации организации**

Пункт 166 Перечня

Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)

Не менее 5 лет

Пункт 167 Перечня

Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене

Пункт 179 Перечня

Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами

До ликвидации организации**

Пункт 181 Перечня

Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)

Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***

Пункт 192 Перечня

Договоры и контракты

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения

Пункт 186 Перечня

Паспорта сделок

До ликвидации организации**

Пункт 187 Перечня

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет

Пункт 188 Перечня

Договоры о материальной ответственности

Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица

Пункт 189 Перечня

Кадровые документы

Коллективный договор

До ликвидации организации**

Пункт 275 Перечня

Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

Не менее 5 лет

Пункт 277 Перечня

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Не менее 1 года****

Пункт 281 Перечня

Документы о премировании работников

Не менее 5 лет

Пункт 293 Перечня

Трудовые договоры (контракты, соглашения)

Не менее 75 лет

Пункт 338 Перечня

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

Не менее 75 лет

Пункт 339 Перечня

Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников

До момента востребования, но не менее 50 лет

Пункт 342 Перечня

Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Не менее 50 лет

Пункт 358 Перечня

Графики предоставления отпусков

Не менее 1 года

Пункт 356 Перечня

Документы по охране труда

Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении

Не менее 5 лет

Пункт 295 Перечня

Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией

До замены новым****

Пункт 304 Перечня

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Табели и наряды работников вредных профессий

Не менее 75 лет

Пункт 305 Перечня

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Не менее 45 лет

Пункт 312 Перечня

Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности

Не менее 10 лет

Пункт 316 Перечня

Журналы проведения аттестации по технике безопасности

Не менее 5 лет

Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)

Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет)

Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569

Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)

Документация по ККТ*****

Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ

Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470

Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации

Статистические документы

Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

Не менее 10 лет

Пункт 199 Перечня

Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы

До ликвидации организации**

Полугодовые статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

Квартальные статистические отчеты и таблицы

Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)

Месячные статистические отчеты и таблицы

Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)

* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ).

** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний.

*** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения.

**** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.