Презентация "Формирование и хранение дел"

закрепление знаний по теме: «Организация хранения документов»

научить оформлять дела для последующего хранения,
научить составлять и заполнять внутреннюю опись документов, лист-заверитель дела и обложку для дела, передающегося в архив

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Формирование дел –

это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

распределение и раскладка исполненных документов в дела;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Основная цель хранения документов –
это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

экспертизу ценности документов;
оформление документов, сдаваемых в архив;
составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение сохранности дел;
передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов –

это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;
переплетают дело;
на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.