Приймання та первинна обробка документів

Приймання та первинна обробка документів

Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією і містить:

а) приймання кореспонденції вищих органів, яка доставляється кур’єрами протягом робочого дня;

б) приймання кореспонденції міністерств, відомств, підприємств, організацій, міської, міжміської, закордонної, яка доставляється пра- цівниками міської служби пошти в абонентську скриньку організації;

в) приймання цінної кореспонденції (листи, бандеролі, посилки) працівником канцелярії в поштовому відділенні за дорученням;

г) приймання телеграм, які доставляються працівниками пошто- вого відділення.

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку, здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Кореспонденція, що надійшла після 18-ї години, а також у вихід- ні і святкові дні, передається до канцелярії за реєстром за підписом особи, яка її прийняла, не пізніше 10-ї години першого робочого дня.

Документи, отримані працівниками організації на прийомі гро- мадян або при виїзді в інші установи та на підприємства, передаються ними для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа.

Проекти нормативних актів, а також проекти інших документів, що надходять на погодження, приймаються для реєстрації тільки з примірником робочої копії документа, яка після погодження залиша- ється у справах організації.

Факси, що надходять на адресу організації, передаються праців- никами, які їх прийняли, для реєстрації до канцелярії негайно після отримання.

При надходженні машиночитаних документів канцелярія здійс- нює обробку супровідної документації, а машинні носії передаються до управління інформатики без зняття упаковки.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям, а також надходження від закордонних кореспондентів, які передаються за призначенням у запечатаному вигляді під розпис. Якщо в конверті з поміткою, “особисто” знаходиться службовий документ, то після про- читання адресатом він підлягає реєстрації у канцелярії.

Якщо при розкритті конвертів виявлено відсутність  документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номера до- кумента, про це робиться відмітка зверху на першому аркуші докуме- нта, яка підписується і датується.

Запит про надсилання документів, яких не вистачає, при необхід- ності, робить виконавець, який отримав документ для виконання.

У разі необхідності канцелярія складає акт у двох примірниках: перший разом з документом надсилається відправнику, а другий за- лишається у канцелярії (див. зразок нижче).

При пошкодженні конверта робиться помітка у поштовому ре- єстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення і одержання, або коли у конверті відсутні    окремі доку-

менти чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, коли лист носить особистий характер, а напису на конверті “особисто” немає, також додаються до доплатної кореспонденції, усіх судових справ, претензій, позовних заяв, відповідей на претензії, ві- дзивів на позовні заяви, договорів, запитів і звернень депутатів, звер- нень громадян. Забороняється відривати марки від конвертів, які до- даються до зазначеної кореспонденції.

Інші конверти після попереднього розгляду та реєстрації докуме- нтів знищуються.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені, що унеможливлює їх виконання, або надіслані не за адресою документи повертаються канцелярії. Приймання та первинна обробка вхідної коре- спонденції здійснюється канцелярією згідно з встановленим порядком.

Зразок (формат А4)

ОРГАНІЗАЦІЯ

(дата)

АКТ

м. Київ                                                  №           

Про відсутність вкладень у конверті

Складений                                                                                                                

(посада, прізвище, ініціали)

у присутності                                                                                                         

(посада, прізвище, ініціали)

(назва організації)

про те, що “           ”                      2001 р. від                                                  

надійшов пакет, в якому при розкритті не виявлені такі вкладення:

(назва або номери документів, яких не вистачає).

Акт надсилається відправникові для надсилання ним документів, яких не вистачає в отриманому конверті.

(посада)          (підпис)           (ініціали