Принципи і методика проведення інвентаризації

Принципи і методика проведення інвентаризації

Перед визначенням методики проведення інвентаризації вкрай важливо зупинитись на принципах, які покладені в основу інвентаризаційного процесу. Виділяють загальні та спеціальні принципи проведення інвентаризації, наведені у таблиці 13.1.

Таблиця 13.1

Принципи проведення інвентаризації

Наведені принципи відображають найважливіші ідеї, що формують базу для інвентаризаційної роботи. Їх роль і значення необхідно розглядати комплексно, враховуючи щільний взаємозв'язок та взаємообумовленість охоплених ними фактів. Лише дотримання всієї сукупності принципів при організації і проведенні інвентаризації гарантує її якість та результативність.

Методика проведення інвентаризації затверджена відповідною Інструкцією. Аналіз економічної літератури дав змогу дійти висновку про певну єдність у розумінні деякими науковцями поділу інвентаризації на етапи. Вони наводять чотири стадії інвентаризаційного процесу: організаційно-підготовчий, технологічно – документальний, порівняльно- аналітичний, результативний (підсумковий).

Згідно з Інструкцією, визначимо основні етапи, які характерні для усіх видів перевірок, не залежно від об’єкта.

Етапи проведення інвентаризації:

1)    створення постійно діючої комісії. До складу такої комісії входять керівники структурних підрозділів, головний бухгалтер, голова – керівник підприємства чи його заступник.

До основних завдань цього типу комісій відносять:

-   профілактичні роботи щодо забезпечення збереження цінностей;

-   організаційні роботи щодо проведення інвентаризації;

-       контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації та вибіркові перевірки ТМЦ у між інвентаризаційний період;

-        здійснюють післяінвентаризаційну роботу з інвентаризаційними різницями (правильність визначення, повторні перевірки, розглядають письмові пояснення та таке інше).

2)    створення робочої інвентаризаційної комісії. До складу цієї комісії входять інженер, технолог, механік, товарознавець, економіст, бухгалтер та інші робітники добре обізнані в об’єкті інвентаризації. Очолює таку комісію представник керівника підприємства.

До основних завдань робочої комісії відносять:

-       безпосереднє проведення інвентаризації ТМЦ, грошових коштів, цінних паперів, незавершеного виробництва;

-           участь у визначенні результатів інвентаризації (визначенні інвентаризаційних різниць);

-      внесення пропозицій з удосконалення процесів руху, зберігання, обліку ТМЦ;

-   своєчасність та дотримання правил проведення інвентаризації;

-     оформлення протоколу за результатами інвентаризації з внесенням пропозицій щодо виявлених інвентаризаційних різниць.

3)        проведення інвентаризації. На цьому етапі робоча комісія в присутності матеріально відповідальної особи проводить підрахунки, визначення об’єктів інвентаризації, які або завчасно готуються матеріально відповідальною особою для зручності підрахунку, або в присутності комісії, якщо перевірка позапланова (раптова).

4)       складання інвентаризаційного опису, форма якого затверджена постановою №241 Державним комітетом СРСР зі статистики. В цій  Постанові наводяться декілька видів опису, у залежності від об’єкта інвентаризації;

5)        етап контрольної перевірки. На цьому етапі постійно діюча інвентаризаційна комісія в присутності членів робочої комісії перевіряє з опису дані з найбільш цінних матеріальних цінностей. У випадку виявлення значних відхилень створюється нова робоча комісія і проводиться повторна інвентаризація;

6)        складання документів за результатами перевірки. Якщо дані контрольної перевірки співпали з даними робочої комісії, то результати інвентаризації фіксуються в інвентаризаційній відомості. Якщо ж були виявлені значні відхилення і проведена повторна інвентаризація  новою робою групою, то складають акт інвентаризації та в книзі реєстрації контрольних перевірок робиться запис. Усі документи за формою затверджені Інструкцією про проведення інвентаризації;

7)          опрацювання результатів інвентаризації: визначення причин відхилень, прийняття рішень, щодо виявлених відхилень, відображення результатів у регістрах бухгалтерського обліку.

Правильне проведення інвентаризації впливає на ефективність отриманих результатів. Не дивлячись на існуючу методику, вчені продовжують удосконалювати цей процес. Серед питань з удосконалення інвентаризації розглядають удосконалення форми документів, розрахунок оптимальної чисельності членів інвентаризаційної комісії та їх складу, складання графіка проведення інвентаризації. Найбільше уваги приділяють дотриманню принципів проведення інвентаризації, як основи вдосконалення існуючого процесу та підвищення його ефективності.