Прохождение и порядок исполнения исходящих документов

 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов

Исходящие документы – это документы, которые создаются и направляются другим предприятиям, организациям.

Виды исходящих документов:

ответные письма (согласие, отказ или предложение); инициативные документы (договора, акты) – самая широкая

тематика. Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности.

Как инициативные, так и ответные проекты исходящего документа составляются ответственным специалистом по поручению руководителя.

Этапы прохождения исходящего документа:

-      составление проекта документа, проверка, его распечатка;

-      согласование проекта, его визирование при необходимости;

-      подписание (утверждение) документа;

-      регистрация и отправка;

-      подшивка.

Все эти маршруты зависят от количества инстанций: согла- сования, визирования и подписания документа.

Исходящий документ составляется в двух экземплярах, за исключением факса.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, если направить копии проекта заинтересованным лицам; замечания учитываются, проект перепечатывается.

Подготовленный проект передается секретарю-референту для проверки правильности оформления документа, наличия приложения, при необходимости, вместе с материалами, на основании которых готовился проект. Неправильно оформленный проект возвращается исполнителю; после внесения правок представляется руководителю на подпись. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку.

Подписанный проект регистрируется и отправляется адресату в тот же день, а второй экземпляр подшивается в дело с соответствующим названием.

Журнал регистрации представлен на рис. 1.

Рис. 1. Форма  журнала регистрации исходящих документов