Разработка урока: Служебные отметки на документе.

Тема урока: Служебные отметки на документе.

 

Исходя из названия темы, какую цель мы должны определить на сегодняшний урок.

1. Изучить виды служебных отметок.
2. Изучить правила оформления и расположения служебных отметок на документе.

 

Служебными считаются отметки:

- о поступлении документа в организацию;

- резолюция;

- о контроле;

- об исполнителе;

- об исполнении документа и направлении его в дело;

- о наличии приложения;

- о заверении копии;

- идентификатор электронной копии документа.

 

Начнем мы с вами с изучения служебных отметок, проставляемых на исходящем документе.

 

Отметка об исполнителе

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

А.В. Петров

75-23-87

Часто встречается следующий порядок написания отметки об исполнителе:

 

Петров Александр Владимирович

75-23-87

 

 

Если документ подлежит последующему размножению средствами множительной техники, то данный реквизит следует указывать только на лицевой стороне.

 

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 

Данная отметка проставляется после исполнения документа.

 

Включает следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа о его исполнении или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении;
• запись “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.
•  

В дело № 03-05

Направлен ответ

от __________ № _________

29.04.2005

 

«Направлен ответ 12.03.2008 № 14», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону», «Вопрос рассмотрен на совещании совета 30.01.2008 № 5» и т.п.

 

 

 

Идентификатор электронной копии документа

 

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

Е:\О\Служебные письма 12.04.2005

 

Рекомендуется указывать полный путь к файлу — элект­ронной копии документа, включая имя файла и расширение.

 

 

Служебные отметки, проставляемые на входящих документах.

 

Отметка о поступлении документа в организацию

 

Данная отметка проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости – часы и минуты). Допускается использование с этой целью резинового штампа или ручного нумератора.

                                                                                     ООО “Вымпел”

                                                                                     Вх. № 145

                                                                                     Дата 25.02.2016

 

 

Резолюция

 

Резолюция ДОКУМЕНТА – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Но на последующих уроках мы узнаем, в каком случае резолюций может быть несколько и как они оформляются

 

Руководитель текст  резолюции пишет кратко, четко и корректно.

Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Таким образом, резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя, задание, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например:

 

Караваеву В.Ю.

Прошу подготовить

к 26.02.2016 проект приказа

об увольнении Смирнова В.К.

в связи с окончанием срока

трудового договора.

25.02.2016 Семенов

 

 

 

Отметка о контроле

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

 

Отметка о контроле проставляется руководителем справа на верхнем поле первого листа с помощью штемпеля “Контроль” или буквы “К”.

Снять документы с контроля может лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после того, как документ уже исполнен.

Контроль имеет разные виды сроков исполнения, с этим познакомимся позже.

 

 

 

Отметка о заверении копии

 

Данная отметка проставляется на копиях документов и выписках из документов.

 

В настоящее время при наличии множительной техники, различных копировальных аппаратов следует учитывать, что “копия” документа и “заверенная копия документа” – это две разные вещи.

Копия документа без “отметки о заверении копии” не имеет юридической силы.

 

Заверительная подпись выглядит следующим образом:

 

Верно

Начальник отдела кадров                                                                                               И.И. Сомов

02.04.2005

 

 

 

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать.

При составлении выписки из документа (например, протокола), если она остается в организации, печать ставить не надо.

 

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан (архивная копия, выписка), на документе, с которого снята копия, проставляется отметка – кому, когда она выдана, а на ней самой – отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

 

 

Служебные отметки позволяют проследить все стадии обработки документа. Правила их оформления необходимо знать и применять в своей работе.

 

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ

1. Перечислите служебные отметки, которые могут быть на документах.

2. Что такое резолюция?

3. По какому реквизиту можно определить дату поступления документа в организацию?

4. В каких случаях оформляется отметка о наличии приложения?

5. Назовите составные части отметки об исполнителе.

6. Назовите составные части отметки об исполнении документа и направлении его в дело.

7.В каком месте документа проставляется отметка о контроле?

8. Для чего на документе проставляется отметка «идентификатор электронной копии документа»?

9. Назовите составные части отметки о заверении копии.

 

В завершении урока я хочу дать вам несколько советов.
Девочки, помните, что умные, образованные люди – это наибольшая ценность не только любого предприятия или организации, но и государства. А вы будущее нашей страны! Вы достигнете успеха в любом деле тогда, когда ум не будет знать ни минуты покоя, а силу уму придавать постоянный поиск.
Если вы будете любить свою работу, то и она будет отвечать вам взаимностью, делаясь для вас не тяжелым надоедливым занятием, а непринужденным интересным заработком. 

Домашнее задание:

- письменно ответить на вопросы.

1. В каком случае на документе может быть несколько резолюций и как будут располагаться?

2.Какую ошибку сознательно допускают иногда секретари при оформлении отметки «в дело»?

3. На какие документы организация может самостоятельно поставить отметку «верно»?

4.Где допускается проставлять «идентификатор электронной копии документа»?

5. Что допускается не указывать в отметке об исполнителе?

Ответы найдёте в ГОСТе.

 

6. Задание в рабочей тетради на стр.9.