Реєстрація та індексація вихідної кореспонденції

Реєстрація та індексація вихідної кореспонденції

Усі вихідні документи, які відправляються з організації, реєстру- ються в журналі реєстрації вихідних документів (табл. 1) за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється централізовано канцелярією.

Індекс вихідного документа містить дві групи  арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр – індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою структур- ного підрозділу, який готував документ, друга – індекс посадової осо- би, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації   з початку року.

Таблиця 1 – Книга реєстрації вихідної кореспонденції

Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/10- 1253, то:

23 – індекс структурного підрозділу;

15 – індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому присвоє- но індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у номенклатурі справ підрозділу);

10 – присвоєний індекс для керівництва;

1253 – порядковий номер за книгою реєстрації вихідної кореспо- нденції з початку року.

У листах-відповідях на доручення вищих органів, листах- відповідях на запити і звернення народних депутатів України, мініс- терств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов’язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспон- дента, що надіслав документ, на який дається відповідь.