Реєстрація та індексація внутрішніх документів

Реєстрація та індексація внутрішніх документів

Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпоряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах календарного року.

За кожним видом документів нумерація ведеться арабськими ци- фрами, починаючи з номера 1.

Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:

·        накази про основну діяльність нумеруються арабськими циф- рами і щороку починаються з № 1;

·        до індексів наказів, що стосуються особового складу (про при- значення, переведення, звільнення, відпустки тощо) додаються літери “ВК”.

Постанови та розпорядження, що приймаються організацією, індексуються додаванням  до порядкового номера  відповідного   виду

документа з початку літери “п” – для постанов і літери “р – для розпо- ряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 № 1-п; розпорядження від

28.05.99 № 18-р.

Індекс протоколу засідання правління, наради у керівника скла- дається з арабських цифр порядкового номера з початку року.

Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються без роз- порядчого документа, але мають силу нормативного документа і три- валий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про ос- новну діяльність.

Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а контроль- ні примірники – у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.

Після підписання документів структурні підрозділи передають перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації, тиражуван- ня, надсилання та зберігання. Завізовані другі примірники залишають- ся в справах структурних підрозділів – відповідальних виконавців.

Для визначення тиражу та забезпечення надсилання документів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання.