Складання розпорядчої документацiї

Складання розпорядчої документацiї.

Наказ — правовий акт, який видається керівником підприємства, організації.

За змістом накази поділяють на накази з загальних питань та за особовим складом.

Проект наказу готує певний структурний підрозділ або окрема посадова особа за дорученням керівника.

Дiї посадової особи, яка готує проект наказу:

1)    вивчає суть питання, збирає необхідні відомості;

2)    звертається до картотеки наказів, щоб переглянути всі накази, які були видані з цього питання з метою уникнення в них дублювання та протиріч;

готує проект наказу, який погоджується з усіма зацікавленими підрозділами та службовими особами. Візи збираються на першому екземплярі. До проекту наказу можна додати документи, які обгрунтовують його доцільність;

3)    організує підписання керівником.

Наказ оформлюється на бланку підприємства, має такі реквізити :

·      герб держави (для державного пiдприємства);

·      найменування міністерства (для державного пiдпри- ємства);

·      найменування підприємства;

·      назву виду документа — наказ;

·      дату;

·      номер — нумерація відбувається з січня по грудень (ве- дуть окремо від наказів з особистого складу);

·      місце видання;

·      заголовок до тексту;

·      текст;

·      підпис;

·      печатку;

·      відмітки про погодження.

Проект наказу при необхідності узгоджують шляхом візу- вання з зацікавленими підрозділами, юрисконсультом та посадовими особами, яких він стосується, але в усіх випадках візують виконавець і менеджер структурного підрозділу, який вносить проект наказу або готує його.

З юрисконсультом узгоджують проекти наказів з таких питань:

1)    необхідність видання наказу з даного питання;

2)    відповідність проекту наказу законодавчим та норма- тивним актам уряду України, нормам, положенням, інструкціям державних органів управління;

3)    логічність побудови тексту, відповідність редакції, чіткість формулювань та відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам (вимогам КЗпП, суду, прокуратури, ор- ганів охорони праці, соціального захисту, охорони здоров¢я, пожежної безпеки тощо).

Наказ має не тільки адміністративно-правове значення, а й виховне, тому його формулювання повинні відзначатись ви- ключно точністю та високою культурою викладання.

Завізований проект наказу передають керівникові, який вносить у нього зміни та доповнення, підписує наказ і простав- ляє дату.

Виконавець, що готує проект наказу, визначає підрозділи і посадових осіб, яким повинен направляти наказ. Список адре- сатів можна друкувати на зворотній стороні останнього листа наказу або прикласти у вигляді самостійного документу.

Наказ вступає в силу з часу його підписання, якщо інші строки спеціально не обговорені в ньому.

З наказом повинні бути ознайомлені всі названі в ньому особи, які розписуються на одному з примiрникiв наказу або на спеціальному бланку. Інколи накази доводяться до відому всіх працівників і вивішуються для ознайомлення з їх змістом. Накази із загальних питань і щодо особового складу мають окрему самостійну нумерацію, яка починається з початку ка-

лендарного року.

Наказ повинен мати заголовок, який відповідає на запи- тання “Про що?”, наприклад “Про підготовку матеріально- технічної бази організації до роботи в зимовий період”, “Про зміну графіка роботи” і т.ін.

Накази з питань основної діяльності видаються на вико- нання:

1)     вказівок вищих органів управління;

2)     за ініціативою керівника організації як виробнича не- обхідність;

3)     за ініціативою структурних підрозділів організації (не- обхідність видання наказу міститься в доповідній записці).

У наказах, які видаються на підставі розпорядчих доку- ментів вищих органів, доводиться до відому підлеглих підрозділів вказівки вищих органів, конкретизується їх вико- нання в умовах діяльності організації, визначаються вико- навці, методи і строки виконання.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох ча- стин: констатуючої і розпорядчої. У першій викладаються та аналізуються факти, що стали причиною видання наказу. Як- що підставою до видання наказу є розпорядчий документ ви- щої організації, то в констатуючій частині вказують назву, но- мер, дату і заголовок до тексту розпорядчого документа, а та- кож передають зміст того розділу документа вищої організації, який був підставою для видання цього наказу.

Констатуюча частина може бути відсутня, якщо дії, запро- поновані для виконання, не потребують ніяких пояснень. У наказах, присвячених різноплановим питанням, констатуючої частини, теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядча частина наказу викладається в наказовому плані та починається словом НАКАЗУЮ, яке друкується ве- ликими літерами на окремому рядку.

Композиція наказу має бути чітка, формулювання катего- ричними, не допускати різних тлумачень, кожний захід почи- нається окремим пунктом, який нумерується арабськими ци- фрами. У кожному пункті перераховуються запропоновані дії, вказуються виконавці кожної дії та строки виконання (кому, що зробити, в якій термін). Якщо доручення виконавцю дається постійне, то термін виконання в наказі може бути відсутнім. Запропоновані для виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, підготувати). Для надання чіткості текстові наказу зі значною кількістю пунктів його роз- порядчу частину доцільно подавати у формі таблиці. Засвідчується розпорядча частина наказу вказівкою органу або особи, на яких покладено контроль за виконанням наказу. При підготовці наказу слід враховувати, що їх можуть за- читувати перед колективом, а невиправдане багатослів’я ус-

кладнює сприймання на слух.

Наказ має не тільки розпорядче, але й виховне значення. Тому мова наказу повинна відзначатися особливою точністю формулювань і високою культурою.

До остаточно підготовленого проекту поправки може вно- сити лише керівник установи, який підписує наказ та ставить дату.

Датою наказу є дата його підписання керівником. Нуме- рація наказів здійснюється з січня по грудень у межах року (№1, № 2 і т.д.).

При необхідності окремим пунктом у кінці наказу пе- релічують розпорядчі документи, які цим наказом відміняють- ся, змінюються або доповнюються. В останньому пункті роз- порядчої частини вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням наказу. Цей пункт записується так: “Контроль за виконанням наказу покладається на.....” (повне найменування посади і прізвища у знахідному відмінку).

Накази щодо основної діяльності нумерують окремо від наказів щодо особового складу (персоналу) організації.

Накази щодо особового складу мають у частині оформлен- ня деякі відмінності від наказів з питань основної діяльності.

Текст заголовка такого наказу формулюється так: про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про звільнення, про надання відпустки, про нагородження, про дисциплінарне стягнення тощо.

У таких наказах констатуюча частина може бути відсутня. Розпорядча частина обов¢язково поділяється на пункти (у разі потреби). Кожний пункт наказу починається дієсловом, що означає дію:

ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛО-

СИТИ ПОДЯКУ тощо (пишеться великими літерами від ну- льової позиції).

Нижче, з абзацу, великими літерами пишеться прізвище і малими літерами ім¢я та по батькові особи, щодо якої ви- дається наказ, її посада, структурний підрозділ, куди вона при- значається з посиланням на відповідні статті Кодексу законів про працю України тощо.

Виклад змісту таких наказів повинен бути уніфікованим. Для підготовки наказів використовується бланк установ-

леного зразка. На зворотному боці останнього аркуша доку- мента зазначається розробник документа і з ким його погод- жено.

Особливе значення надається доведенню наказу до вико- навців, а також до зацікавлених осiб, бо саме з цього моменту починається практичне виконання наказу. Під час підготовки наказу встановлюється коло підрозділів, куди він має бути на- правлений, і встановлюється його тираж. Cекретар-референт після видання наказу організовує ознайомлення співробітників підприємства з його змістом: один екземпляр наказу знаходить- ся на дошці об’яв, на другому екземплярі, який іде до справи, фіксується ознайомлення з наказом співробітників, відпові- дальних за його виконання. Внизу або на зворотному боці сторінки співробітник пише “ознайомлений”, ставить підпис і дату ознайомлення. У разі необхідності підписаний наказ роз- множується секретарем та роздається виконавцям для роботи.

Аналогічно    відбувається    робота    з     такими   уп% равлінськими документами, як рішення та розпорядження. Розпорядження — це вимога до підлеглих для вирішення окремих питань. Розпорядження видають заступники дирек- тора, голови правління, керівники служб у межах наданих їм прав і по колу питань, які записані в Положенні про лінійні

або функціональні підрозділи організації.

Наприклад, заступник директора організації з економіки видає розпорядження по економічному відділу, бухгалтерії, фінансовому відділу.

Розпорядження видається з конкретного випадку відхи- лення від заданої програми і повинно зберігати інтереси інших служб. Розпорядження відрізняється від наказу тим, що його можна оскаржити в першого керівника організації.

Аналогічно наказу текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. У констатуючій частині вказується ме- та або причина видання розпорядження. Розпорядча частина починається словом “ПРОПОНУЮ” — пропонованi дії. У констатуючій частині необхідно використовувати стійкі фор- мулювання типу “у відповідності”, “у зв¢язку”, “з метою” тощо.

Наприклад:

У зв¢язку з закордонним відрядженням завідуючого відділом маркетингу Сіренко Т.I. покласти виконання його обов¢язків на головного спеціаліста Самсонова М.П. з 01.08.01 р.

Розпорядження має такі реквізити:

·      найменування структурного підрозділу (якщо розпоря- дження видається його керівником);

·      назва виду документа (розпорядження);

·      дата;

·      індекс;

·      місце видання;

·      заголовок до тексту;

·      текст;

·      підпис;

·      візи.

Видавцями розпорядження можуть бути організації, структурні підрозділи або посадові особи.

В останньому пункті розпорядження вказуються особи, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень.

У державній службі розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, держадміністраціями та виконавчими комітетами місцевого самоврядування в межах прав, наданих їм законодавством.

Рішення приймають місцеві органи державної влади та управління — місцеві держадміністрації, місцеві ради само- врядування, а також інші колегіальні органи — колегії міністерств і відомств, науково-технічні та інші ради, комітети, але в цих випадках рішення не є самостійним розпорядчим до- кументом, а входять до складу протоколу засідання колегіаль- ного органу. Проект рішення колегіального органу візують особа, яка його склала, керівник підрозділу, який вносить про- ект рішення, вказані в проекті виконавці, юрисконсульт, а та- кож посадові особи, відповідальні за виконання рішення.

Текст рішення складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині вказуються причини видання або цілі, які повинні бути досягненні при його виконанні. Якщо рішення видається на підставі розпорядчого документа вищо- го органу, то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата, заголовок цього документа, а також наводиться зміст то-го розділу документа, який відноситься до діяльності ко- легіального органу, що приймає рішення.

У розпорядчій частині вказується назва колегіального ор- гану або виконкому що приймає рішення, потім слово “ВИРІШИВ” прописними буквами на окремому рядку. Якщо є необхідність, то розпорядчу частину рішення ділять на пунк- ти і в кожному з них вказують виконавця (організацію, струк- турний підрозділ і посадових осіб), дію і строк її виконання. У останньому пункті розпорядчої частини рішення вказується посада, прізвище та ініціали особи, на яку покладається кон- троль за виконанням рішення.

Рішення підписує голова та секретар колегіального орга- ну. Вони не можуть змінювати зміст тексту рішення. Під час редагуванні прийнятого рішення зміст тексту не повинен змінюватись. Датою рішення є дата його прийняття на засіданні колегіального органу.

Виписки з рішення колегіального органу розсилаються організаціями особам, яких безпосередньо стосується те або інше рішення, у п¢тиденний строк.

Постанова — це форма розпорядчого впливу на хід подій у процесі управління колегіального органу. Постанови вида- ються Урядом України, державними комітетами, комітетами, місцевими державними адміністраціями, радами місцевого са- моврядування, комісіями тощо.

Постановою є також заключна частина протоколу засідан- ня колегіального органу (зборів, правління, президії тощо). Ці постанови включаються до протоколу або додаються до нього. За необхідності можуть оформлятись як виписки з протоколу. Текст постанови складається з констатуючої та розпоряд-

чої частин.

У констатуючій частині фіксуються мотиви передбачува- них постановою дій, дається посилання на розпорядчий доку- мент вищого органу управління — як основа для видання по- станови.

Розпорядча частина починається з найменування ко- легіального органу і слова “ПОСТАНОВЛЯЄ”, яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

·        найменування виду документа (Постанова);

·        дата;

·        індекс;

·        місце видання;

·        заголовок;

·        текст;

·        підписи;

·        візи;

·        гриф узгодження.

Вказівки — розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об’єднань, організацій, установ. Вказівки

—  правовий акт керівників єдиноначальних органів державно- го управління переважно інформаційно-методичного характе- ру, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити:

·        назва відомства, закладу та структурного підрозділу;

·        назва виду документа (вказівки);

·        дата і місце видання;

·        індекс;

·        заголовок, підпис;

·        відмітка про узгодження;

·        текст.

Ухвала— правовий акт, що приймається місцевими рада- ми, держадміністраціями, виконавчими комітетами. Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів — колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначаються територія, коло осіб, на які во% на поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. З ухва% лою ознайомлюють населення через засоби масової інфор% мації.

Реквізити ухвали:

·      Герб України;

·      назва вищої установи;

·      зазначення місця видання;

·      назва виду документа (ухвала);

·      дата або дата й номер;

·      заголовок;

·      текст ухвали;

·      підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи;

·      печатка.