Практическая работа

«Слияние документов»

Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть.

Примером слияния документов может быть персонализация писем. Например, сообщение об имеющейся сумме задолженности абонентам. Шаблон с оформлением письма – основной документ. А переменные данные, такие как фамилия, имя и отчество абонента, его адрес, сумма долга и т.п. – источник данных. Слияние проходит по следующей схеме.

В результате слияния основного документа и источника данных для каждого участника из списка готовится письмо. В итоге получается сразу несколько писем.

Этапы по слиянию документов

1.                        Создание источника данных.

2.                        Создание основного документа.

3.                        Слияние документов между собой.

Пример

Создадим письма для рассылки информации о задолженности имеющимся абонентам путем использования возможности слияния в Word.

1.            Создание источника данных. Создайте документ MS Word, добавьте в него таблицу со списком абонентов, как было показано выше. Заполните таблицу произвольными данными в количестве 10. Сохраните под именем абоненты. Имейте в виду, что данный документ должен впредь находиться в том же каталоге, где вы его сохранили в первый раз, т.к. в случае его переноса основной документ будет запрашивать его новый адрес.

2.            Создание шаблона для писем. Создайте новый документ MS Word и сохраните его под именем письма. Напечатайте в него следующий текст и оформите на свой вкус, используя различные возможности форматирования текста.

3.            В документе, созданном на предыдущем шаге, необходимо выбрать тип итогового документа, в данном случае это «Письма». Вкладка Рассылки-Начать слияние - письма

4.  Далее требуется указать источник для основного документа. Вкладка Рассылки- Выбрать получателей – Использовать существующий список. Выбор списка для формирования писем осуществляется путем указания файла абоненты.

Проверить список можно выбрав команду Рассылки – Изменить список получателей:

Находящиеся в окне данные автоматически генерируются посредством анализа указанного документа в качестве источника данных. Именно эти данные будут подставлены в шаблон для выполнения слияния. В данном окне вы можете выполнить сортировку данных для изменения порядка писем в итоговом документе с письмами, можете добавить или удалить получателей слияния.

Выберем всех абонентов для получения слияния. Нажимаем на «ОК».

5.         Далее необходимо в документе с шаблоном письма указать изменяемые блоки (адрес, фамилия, индекс и т.д.) В основном документе (с шаблоном оформления) мышью выделите слово «Индекс», выберите команду Рассылки- Вставить поле слияния - Индекс

6.                                 В итоге, документ должен измениться следующим образом:

7.          Таким же образом измените все остальные изменяемые элементы (адрес, фамилия, имя, отчество, долг). Сохраните документ.

8.  Далее вы можете «пролистать» список писем для различных абонентов выбрав команду Рассылки- Просмотр результатов с использованием управляющих кнопок   << и >>.

Рисунок 13. Просмотр записей

Самостоятельная работа

1.                              Создайте документ слияния для генерации пригласительных открыток. Текст и оформление на ваш вкус (не менее 10).

2.                              Создайте документ слияния для генерации информационных писем для приглашения на научную конференцию. Текст и оформление на ваш вкус (не менее 10)

Скачано с www.znanio.ru