Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании на­личных денежных средств для расчетов с работниками по, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операци­онные нужды.

Выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руко­водителями предприятий. Деньги можно получить по за­явлению подотчетного лица, составленному в произволь­ной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на кото­рый выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Срок предоставления авансовых отчетов по всем рас­ходам — три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Окончательный расчет по подотчетным суммам производится в срок, установленный руководи­телем.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется органи­зацией на активно-пассивном, сальдовом, расчетном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на адми­нистративно-хозяйственные и командировочные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в коррес­понденции со счетами учета денежных средств. На израс­ходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредиту­ется в корреспонденции со счетами, на которых учитыва­ются затраты или приобретенные ценности. Остатки подотчетных сумм, не возвращенные работниками в уста­новленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эти сум­мы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (т. е. удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим опе­рациям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.