Учет расчетов с подотчетными лицами

      Расходы на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские расходы, командировочные расходы и др. могут оплачиваться наличным путем через подотчетных лиц.
      Подотчетными лицами являются сотрудники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-управленческие или командировочные расходы.
      Полученные под отчет денежные средства разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы.
      В установленные сроки подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (авансовые отчеты по командировкам внутри страны – в течение трех дней, по заграничным командировкам – в течение 10 дней). Авансовый отчет утверждается руководителем организации, неизрасходованные суммы возвращаются в кассу, и новый аванс выдается только после полного отчета по ранее выданному авансу.
      Для учета расчетов с подотчетными лицами применяется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Схема бухгалтерских проводок такова:
       Дебетсчета 71 Кредитсчета 50«Касса» – выдан аванс под отчет (перерасход по авансовому отчету).
      Расходы, оплаченные за счет подотчетных сумм, на основании авансового отчета и в зависимости от назначения относятся на:
       Дебетсчетов 08«Вложения во внеоборотные активы», 10«Материалы», 15«Приобретение материалов», 20«Основное производство», 23«Вспомогательное производство», 25«Общепроизводственные расходы», 26«Общехозяйственные расходы» и др. Кредитсчета 71«Расчеты с подотчетными лицами»;
       Дебетсчета 50 Кредитсчета 71– сдан в кассу остаток аванса.
      Аналитический учет расчетов ведется в журнале-ордере № 7 по каждому подотчетному лицу и по каждому выданному авансу.