Відмітки на документах

Відмітки на документах

Відмітки на документах показують стадії їх виконання та прохо- дження.

Відмітка про надходження (реквізит 31) проставляється при отриманні документа в нижньому правому куті найчастіше спеціаль- ним реєстраційним штампом. Цей реквізит включає скорочену назву суб’єкта, до якого надійшов документ, дату отримання та вхідний  ре-

єстраційний номер. Дата отримання документа є початком відліку те- рміну виконання отриманого документа.

Резолюція (реквізит 18). Після первинного опрацювання доку- мент надходить до керівника суб’єкта або структурного підрозділу, який в резолюції вказує порядок та характер виконання документа. Резолюція – напис посадової особи на документі – коротке рішення щодо виконання документа.

Резолюція, по суті, закріплює розпорядження керівника з приво- ду виконання документа. Вона повинна бути чіткою, короткою, конк- ретною, коректною та складатися з таких елементів: кому доручається виконання – прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку; що доручається – характер та порядок виконання; термін виконання; підпис того, хто написав резолюцію, та дата резолюції.

Резолюція  часто  є  підставою  взяття  документа  на  контроль.  В цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Резолюція проставляється у верхній правій частині документа між ад- ресатом та текстом.

Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, те- рміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Якщо резолюція вказує на кількох виконавців, то обов’язково за- значається особа, відповідальна за виконання документа. Відповіда- льний виконавець має право скликати співвиконавців та отримувати від них потрібну інформацію.

Як правило, в резолюції керівник висловлює своє рішення щодо суті розглянутих питань. Проте якщо жодних вказівок немає, рішення має приймати виконавець. Конкретні вказівки передаються за допомо- гою наказового способу або неозначеної форми дієслова. Наприклад: Про результати і вжиті заходи повідомте; Терміново відрядіть; Негай- но підготуйте листа; Розглянути й доповісти в десятиденний термін.

Загальні вказівки виражають так: До виконання; До керівництва; До відома.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче від реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Наприклад:

Начальникові Управління гуманітарної

та педагогічної освіти Дмитриченку М. Ф. Підготувати проект постанови до 23.05.2007 (підпис керівника)

09.04.2007

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволе- но оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється на докумен- тах, що потребують виконання та взяття на контроль, у вигляді літери “К” (контроль) або контрольної дати на лівому полі документа на рів- ні заголовка. Може наноситись гумовим штемпелем або писатися від руки червоним, синім, зеленим олівцем.

Відмітка про виконання документа та направлення його до спра- ви (реквізит 29) проставляється одразу ж після вирішення питання та надсилання відповіді. Складається: зі слів “До справи”; вказівки на номер справи, до якої буде підшито документ; дати направлення до- кумента до справи; назви посади і підпису керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2007 М03-12/113 Назва посади (підпис) (ініціал(и) і прізвище) 14.05.2007

або

До справи № 01–05

Відправлено факс 21.04.2000 № 273 підпис В. Логінов

21.04.2000

Відмітка про виконання вміщується в лівій частині нижнього по- ля першого аркуша документа.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій (реквізит 30) проставляється в суб’єктах, що користуються ЕОМ. Складається зі слів: “Інформація перенесена на машинний носій”, підпису особи, ві- дповідальної за перенесення даних в пам’ять ЕОМ, та дати перенесен- ня. Проставляється на нижньому полі між відмітками про виконання  та отримання документа.

Відмітка про виконавця (реквізит 28) складається з прізвища ви- конавця та номера його телефону. Цю відмітку мають тільки вихідні документи-довідки, висновки, листи та ін. До неї належать прізвище того, хто склав документ (без ініціалів), та номер його телефону. Від- мітка дуже важлива для оперативного зв’язку з тим, хто готував доку- мент, уточнення та пояснення питань, що висвітлені в документі.

ДСТУ 4163-2003 допускає розташування цього реквізиту на ли- цьовому боці останнього  аркуша  документа  в нижньому лівому куті у таких формах:

Петренко 556 07 24

Петренко Петро Михайлович 556 07 24

Нижче прізвища виконавця, за необхідності, може вказуватись ін- декс оператора ПК (КШ – як правило, перші літери імені та прізвища – Катерина Шевченко), кількість роздрукованих примірників (3), дата друкування (25.10.2006), куди направлено примірники. Наприклад:

КШ 3 25.10.2006

пр. № 1– за адресою

пр. № 2 – до бухгалтерії

пр. № 3 – до справи № 01–05

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України “Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади”. Згідно з Указом з 1 січня 1993 року під- лягають обов’язковій реєстрації “нормативно-правові акти, які вида- ються міністерствами, іншими органами виконавчої влади, органами господарського управління та контролю і які зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер”. Не реєструються нормативно-правові акти персонального спрямування або однократної дії. Цей реквізит розташовують після грифа затвер- дження у правому верхньому куті управлінського документа.