Виды деловых писем

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Письмо-запрос
Аспекты содержания:
обращение;
ссылка на ранее достигнутые договоренности, предыдущую переписку, нормативные акты;
наименование товара, услуг;
условия, на которых желательно получить товар;
условия платежа;
вежливое заключение;
этикетная формула прощания.

Элементы содержания:
обращение;
этикетная формула выражения благодарности за запрос;
сообщение о готовности/неготовности совершить действия, инициируемые в запросе;
конкретная коммерческая информация (цены, сроки поставки, способы транспортировки, форма оплаты и т.д.), необходимая для положительного ответа на запрос;
указание причин отказа (в случае отрицательного ответа на запрос);
изменение условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);
обещание направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя;
этикетная формула, сообщающая о готовности продолжать (начать, возобновить) сотрудничество;
вежливая формула прощания.

Уважаемый г-н ___________________!

Согласно Вашей заявке мы представляем сведения об офсетной бумаге согласно указанным характеристикам (плотность 65 г/м, белизна 95%, формат 84 мм).
Стоимость 5 тонн составит __________ руб. с учетом скидки.
Указанная цена включает доставку товара.
Гарантируем, что предлагаемая бумага отличается высоким качеством и соответствует предъявляемым Вами требованиям.
Обязуемся поставить товар в течение десяти дней со дня подачи Вами заявки.
Надеемся на долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,

В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем …
Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом …
Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества) …
Цена … составляет…
Товар будет поставляться в … квартале текущего года
Товар будет отгружаться в течение …(указание периода)
Платеж производится через …(указание банка)
Настоящее предложение действительно до …

Уважаемый___________!

В соответствии с договором от 01. 04 2021 Вы были обязаны поставить к 01. 05. 2021 (предмет поставки) на общую сумму 7600000 руб. Фактически была осуществлена поставка на сумму 7000000 руб. Таким образом, не достает продукции на сумму 600000 руб.
Согласно п. (номер пункта) договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере (цифра)% суммы недопоставки, т.е. (сумма) руб.
Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет до (дата).
В случае невыполнения данного требования будем вынуждены обратиться в арбитражный суд.

С уважением,

При приеме товара были обнаружены следующие недостатки:…
Сумма причиненного ущерба составляет …
Акт экспертизы определяет, что…
Это дает нам право обратиться в арбитражный суд

Уважаемый г-н ____________!
Мы получили Ваше письмо от …, в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №…
Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры по выполнению обязательств, оговоренных в контракте.
О дате отгрузки товара уведомим Вас дополнительно.
С уважением,

1. Определение темы (что именно?)
2. Формулирование конкретной цели письма (с какой целью?)
3. Создание базы данных (договоры, предыдущая переписка, счета, нормативные документы и т. д.).
4. Формулирование выводов на основе базы данных.
5. Составление плана письма (использование выводов в качестве плана).
6. Выбор структурной модели письма (двухчастная, трехчастная, модель AIDA).
7. Написание текста письма.
8. Этикетное оформление письма (учет фактора «Адресат»).

Вы дали принципиальное согласие агенту на рекламу товара.
Руководствуясь этим согласием и не дожидаясь оформления соответствующей заявки, агент разместил рекламу в ближайшем номере журнала, выставив счет за оказанную услугу.
По Вашему мнению, публикация рекламы была преждевременной.
В деловом письме Вы собираетесь сообщить об этом рекламному агенту и обосновать необхо­димость размещения рекламы в другой срок, более устраивающий Вас по соображениям эффективности.

Общая цель – воздействие.

Конкретная цель – побуждение рекламного агента к повторному размещению рекламы в устраивающие заказчика сроки без дополнительной оплаты.

База данных:
предварительная договоренность между вами и рекламным агентом о публикации рекламы имела место, но документально не была оформлена;
номер журнала, в котором уже опубликована реклама вашего товара;
счет за публикацию рекламы;
образцы документов (заявка на размещение рекламного объявления, данные для рекламы), которые по требованию журнала следует оформить для размещения рекламы, но которые вы не отсылали;
- устраивающий вас срок размещения рекламы.