Виды документов и их классификация

docx
27.10.2021

Публикация педагогических разработок

Бесплатное участие. Свидетельство автора сразу.
Мгновенные 10 документов в портфолио.

Добавить материал

Л1-1506.docx

Виды документов и их классификация.

Производственно-хозяйственная деятельность организаций, в том числе и учреждений государственного управления и местного самоуправления, очень разнообразна. Различные факты, события и явления требуют соответствующего оформления, а это вызывает необходимость в составлении различных по названию, форме, содержанию документов. С целью подготовки документа, который отвечал бы всем требованиям, и для удобства работы с документами их принято делить на различные группы и виды по различным признакам классификации.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства или различия и формирование на этой основе дел.

Прежде всего выделяют различные системы документации и документирования. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных между собой, взаимодействующих и создают целостные образования с определенными формами. Самой многочисленной является система управленческих (административных, общих) документов. Специфику различных сфер деятельности общества воспроизводят специфические (отраслевые) документационные системы, например банковские, дипломатическая, внешнеэкономическая, юридическая и др. Предметом изучения делопроизводства является административная (общая) система документирования.

Целью классификации являются:

· повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций, структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации;

· экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов заключается в:

· обеспечении их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

· повышении оперативности работы с документами.

Для классификации документов в пределах одной организации могут быть составлены классификационные схемы, или классификаторы, которые бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. Первые делят документацию на части в соответствии с структурных подразделений. В этом случае рубрики - это структурные подразделения, а статьи - название документа. В соответствии с производственно-отраслевой классификации документы делят на группы по разным квалификационным признакам.

Чтобы документ имел все вышеперечисленные свойства, его следует правильно составить как по форме, так и по содержанию. В соответствии с этими требованиями выделяют такие виды документов по признакам классификации и группами.

В табл.1. приведена классификация документов и подается их краткая характеристика.

Таблица 1
Классификация основных документов в делопроизводстве

N п / п	признаки классификации	виды документов	Примечания и примеры
1	специализация	общие специализированные	По административным вопросам По финансовым вопросам, С коммерческим вопросам
2	назначение	распорядительные организационные Информационные	Документы, отражающие вопросы оперативного управления организацией Документы, регламентирующие деятельность организации, определяя ее функции и функции ее элементов Документы, в которых содержится информация о фактах, событиях, явлениях, произошедших в организации и за ее пределами
3	Место составления	внутренние внешние	Созданные в той организации, где они работают Поступивших из других организаций или направлены другим организациям или гражданам
4	направление движения	Входные Выходные	Документы, созданные за пределами организации и направлены в организацию Документы, созданные в организации, но используются за рубежом
5	источники возникновения	первичные вторичные	Характеризующих состояние предприятия (статистическая отчетность) Получены на основе анализа и обобщения сведений, приведенных в первичных документах
6	форма	стандартные индивидуальные	Создаются с четко определенными нормами и правилами без отклонений от образцов Создаются в произвольной форме
7	способ изготовления	типичные трафаретные индивидуальные	Имеют текст-образец (заявления) Часть текста уже напечатана, другая вписывается при заполнении (квитанция, листок учета кадров и т.д.) Письма, отзывы, рецензии
8	техника воспроизведения	рукописные Воспроизведены механическим способом На аудио- и видеопленке На дискетах для использования на компьютере	Написанные от руки напечатанные Аудио- или видеозапись какого-то события Воспроизведены для работы на компьютере.
9	степень гласности	вполне секретные секретные ДСП (для служебного пользования) общедоступные	Имеют очень ограниченный доступ, хранятся в специальных условиях Сохраняются в отдельных комнатах, выдаются сотрудникам по специальному списку; регистрация и учет таких документов ведется в специальных книгах Сохраняются в сейфах, выдаются для работы в соответствии с утвержденным руководителем списка Документы, с которыми могут ознакомиться все желающие без ограничений
10	сложность	односложные сложные	Состоят из одного вопроса Содержат два или более вопросов
11	стадии создания	оригинал копии	Документ, созданный впервые и надлежащим образом оформлено. Может быть размножен копиями. В юридическом отношении оригинал и копия равнозначны Копия представляет собой точное воспроизведение оригинала, имеет в верхнем правом углу отметку «копия». Документ должен быть заверен в определенном порядке. Различают три разновидности копий: Отпуск - копия оригинала документа, остается у отправителя; извлечение - копия, воспроизводящая часть оригинала, и дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей оригинала
12	срок хранения	постоянного хранения длительного хранения временного хранения	75 лет Более 10 лет До 10 лет
13	средства фиксации (Отражения)	Письменные (рукописно-печатные) графические Фото-, кинодокументы	Все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных аппаратах и печатным способом Чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, которые ценны своей иллюстративностью Дают возможность запечатлеть те объекты, явления, процессы, которые трудно или невозможно зафиксировать другими средствами. Фотодокументы широко используются при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т.д.
14	содержание	Организационно-распорядительные Финансово-учетные снабженческо-сбытовые
15	Наименование	Положения, приказы, инструкции, отчеты, акты, записки, письма	Классифицировать документы по названию не следует, поскольку существует ряд документов, одинаковых по названию, но разных по содержанию (например, заявления)
16	Срок выполнения	Срочные, очень срочные обычные, бессрочные	Требуют выполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Бывают документы срочные по способу отправления и вручения (телеграммы, телефонограммы с пометкой «Срочно») Не требуют временного подхода
17	Юридическая сила	настоящие поддельные	Бывают документы действительны , то есть такие, которые имеют юридическую силу на данный момент, и недействительные - те, что утратили силу в связи с истечением срока действия (например, договор контракта) Возникают в результате материальной или интеллектуальной подделки. Материальные подделки встречаются в случае, когда к содержанию настоящего документа вместо правильных вносят неправильные сведения, делают исправления, подчистки. Интеллектуальные подделки выражаются в составлении и выдаче документа заведомо ложного содержания, хотя и правильного с формальной стороны
18	происхождение	служебные личные	Касаются интересов предприятий и организаций Касаются определенного лица; являются именными
19	степень обязательности	директивные Информационные	Требуют обязательной ответы Изготавливаются в известность

Кроме того, в делопроизводстве вся документация, которая создана в организации, а также и, поступившей извне, группируется по определенной схеме. При этом можно применять классификацию по следующим признакам:

· номинальной (объединяются документы по названию: протоколы, приказы, акты и т.д.);

· предметной (объединяются документы, однородные по содержанию)

· авторской (объединяются документы, составленные одним заведением, учреждением или лицом);

· корреспондентской (объединяется переписки с определенным учреждением или лицом);

· географической (объединяются документы, связанные с несколькими корреспондентами, которые расположены на определенной территории)

· хронологической (объединяются документы, относящиеся к определенному периоду: годовые отчеты, годовые финансовые планы и т.п.).

Каждая из указанных признаков может быть положена в основу нормирования дел.

Классификация также необходимо для проведения работ по стандартизации и унификации документов.

Характеризующих состояние предприятия (статистическая отчетность)

Материалы на данной страницы взяты из открытых источников либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

Посмотрите также