ВИГОТОВЛЕННЯ, КОПІЮВАННЯ, ОБЛІК ТА РОЗМНОЖЕННЯ Й СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ

ВИГОТОВЛЕННЯ, КОПІЮВАННЯ, ОБЛІК  ТА РОЗМНОЖЕННЯ Й СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ

    Виготовлення витягів та копій з документів здійснюють з письмового дозволу керівника установи, керівника структурного підрозділу або начальника режимно-секретного органу чи його заступника.

Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній.

 Копіювання документів, що надійшли з інших установ і не містять у собі відомостей про виробничу діяльність цієї установи, допускається лише з дозволу керівника установи, від якого надійшов документ.

     Копіюванням вважається:

розмноження вхідних документів поточного року;

вхідних, підготовлених документів за минулі роки;

всіх документів, що знаходяться  на  зберіганні у РСО, секретнлому архівному підрозділі.

      Копії документів  та витяги з секретних документів (окрім виписок у робочий зошит) враховуються за новими обліковими номерами у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, журналі обліку підготовлених документів, картці обліку підготовлених документів, журналі обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів. При копіюванні документа в друкувальному підрозділі копія обліковується в журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а в РСО, за журналом обліку підготовлених документів або картці обліку підготовлених документів.

      При копіюванні документа в РСО з використанням друкарської машинки, автоматизованої системи або розмножувальної техніки, копія обліковується за журналом обліку підготовлених документів, карткою обліку підготовлених документів, журналом обліку вхідних, видрукованих, вихідних і інвентарних документів.

      В облікових журналах або картках та на документах, з яких виговляється копія, робиться позначка про те, скільки примірників копій знято, з яких номерів аркушів, розділів чи пунктів документа і в якій кількості примірників зроблено витяги, а також – за якими номерами обліковані копії чи витяги.

З матеріалу знято копію в одному примірнику

Витяг у двох примірниках, кожен за своїм номером

Витяг у двох примірниках по одному питанню

    Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документи інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робляться відмітки на документах, що розмножуються.

  В облікових журналах чи картках обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.

     Нумерацію додатково розмножених примірників документа продовжують від останнього номера раніше врахованих його примірників. Якщо виготовлено копії документів, що надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів  робиться через косу риску, де у  чисельнику зазначається номер примірника,  з якого робиться копія, а у знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа.

              Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів. Розмноження може здійснювати безпосередньо РСО, використовуючи засоби власної оргтехніки.

    Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії обладнаними технічними засобами захисту секретної інформації.

    Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.  Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьової стороні першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її  нижче реквізиту “Підпис”.   Наприклад:

Згідно

Інженер з режиму секретності   (Підпис)    Комарик П. Р.

Дата

        На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:

 Дата, індекс

--------------------------------------------------------------------------------

Начальник відділу               (Підпис)          Нестор  Р. О.

Згідно

Інженер з режиму секретності     (Підпис)     Гнатів Л. Д.

Дата

       На копіях вихідних документів можуть бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою)  з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

         Якщо документ з української мови перекладається на іншу мову чи навпаки, він враховується за новими обліковими номерами. На зворотній стороні останнього аркуша такого документа ставляться підписи замовника роботи з перекладу та перекладача з розшифровкою їх прізвищ.

  Розмноження документів повинно здійснюватися за такими правилами:

отримати наряд на розмноження документів з грифом секретності від виконавця з перевіркою правильності оформлення (наявності: найменування документа, номер справи, том, сторінка, номер документа, грифа секретності; кількості аркушів; кількості розмножених документів; прізвища замовника; підписів керівників структурного підрозділу і режимно-секретного органу) та реєструвати наряд  за  журналом обліку нарядів;

підібрати документи згідно з нарядом на розмноження та проставити облікові номери на лицьовій стороні документа і внести документ у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця  та передати під підпис з переліком аркушів;

прийняти з  розмноження після виготовлення копій з перевіркою: облікового номера і грифа оригіналу та копії; кількості розмножених примірників (з переліком); кількості аркушів оригіналу і копій (з перерахунком); кількості аркушів браку, номери аркушів (з перерахунком), списання оригіналів у внутрішньому описі документів, що знаходяться у виконавця;

перевірити нумерацію додатково розмножених примірників документів, яка продовжується від останнього номера раніше врахованих примірників документів. Якщо виготовлено копії документів, які надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику  зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а в знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа;

підібрати та заповнити графи карток попримірникового обліку розмножених документів, виконаних на кальці згідно з нарядом (номер примірника,  адреса для розсилки копій та номер наряду);

повернути оригінал, отриманий для розмноження (вхідний, віддрукований, попереднього, інвентарного обліку тощо) з переліком аркушів та списанням з особистого рахунку;

заповнити картку обліку видачі документа (справи) згідно з наявністю копій та  замовлення-наряду. Підпис за проведення позначок про розмноження;

розкласти оригінали після розмноження та реєстрації;

отримати розмножені документи з перевіркою облікового номера, за яким врахували копії і гриф секретності, перерахувати аркуші, перевірити наявність відмітки на оригіналі про додаткове розмноження з підписом у журналі обліку виконаних робіт з грифом секретності за нарядами;

проставити позначки в наряді про взяття на облік розмножених документів і завірити їх підписом. Звірити позначки в наряді з обліковою карткою чи журналом, підпис за проведення звірки;

закрити наряд на розмноження документів з грифом секретності, підшити його до справи, позначення щодо підшивки, звірка розмітки;

відмітити у картках обліку примірників,  в облікових картках (вхідного, віддрукованого, попереднього, інвентарного обліку) про зняття копій з документів, врахованих цими картками, звірити запис з нарядом на розмноження документів з грифом секретності.

    Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документів інвентарного обліку  враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робиться відмітка на документах, що розмножуються. В облікових картках чи журналах обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.